Jak zrobić wykres pracy nad projektami w Excelu w 10 krokach

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Korzystając ze zwykłych narzędzi najpopularniejszego edytora arkuszy kalkulacyjnych MS Excel, możesz narysować wizualny diagram pracy nad projektami, który pomoże Ci śledzić postęp każdego zadania i ile pozostało do zrobienia.

Jeśli zarządzasz projektami, ważne jest, aby zawsze wiedzieć, ile masz zadań i kiedy należy je wykonać. A jeśli sporządzisz wizualny diagram, łatwiej będzie wyjaśnić kluczowe punkty z życia projektów zespołowi zaangażowanemu w pracę, a także innym interesariuszom.

Do zarządzania projektami często używa się specjalnych programów, ale można również stworzyć przejrzysty i przystępny harmonogram w znanym MS Excel.

Diagram pracy nad projektem pokazuje, jak zdarzenia i zadania są ze sobą powiązane w czasie. Dobrze zaprojektowany diagram odzwierciedla ważne informacje o wykonaniu konkretnego zadania i rozwoju projektu jako całości, pomagając zobaczyć duży obraz.

Aby utworzyć taki wykres w MS Excel (wersja 2007 i nowsze), wystarczy wykonać tylko 10 kroków.

Co jest na tym schemacie? Kluczowe szczegóły są pokazane za pomocą kolorowych linii i desek:

• linia bieżącego dnia - czerwona pionowa linia, która pokazuje, gdzie jesteś dzisiaj;
• terminy realizacji zadań - szare poziome paski, które pokazują, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania;
• gotowość do zadań - zielone poziome linie, które pokazują, na jakim etapie zadanie jest realizowane i ile jeszcze pozostało do zrobienia.

W różnych wersjach MS Excel działania mogą się nieco różnić, ale w ten czy inny sposób proces będzie uniwersalny i każdy użytkownik poradzi sobie z harmonogramowaniem.

Możesz obejrzeć szczegółową instrukcję wideo (w języku angielskim), zajmie to pół godziny twojego czasu.

Krok 1. Na początek pomyśl o wyniku

Aby bezproblemowo poradzić sobie z zadaniem, wydrukuj lub narysuj na kartce tak, jak na końcu powinien wyglądać harmonogram. Trzymaj kartkę przed sobą, aby porównać każdy krok z wzorem. Schematu nie trzeba dokładnie rysować, wystarczy naprawić kształt schematu i trzymać go pod ręką, będzie dobrym przypomnieniem.

Krok 2. Utwórz tabelę z danymi

Aby zbudować wykres, najpierw musisz sporządzić tabelę. W tym przykładzie projekt jest podzielony na cztery fazy, każda z zadaniami.

Utwórz tabelę pod wykresem. 30 wiersz zawiera nagłówki kolumn.

Zastanówmy się, co oznaczają dane w tabeli:

• Faza: „Faza 1”, „Faza 2”, „Faza 3”, „Faza 4” lub „Dzisiaj”. Pokazuje, któremu etapowi projektu odpowiada wydarzenie.
• Typ: „Faza”, „Zadanie”, „Dzisiaj”. Pokazuje rodzaj zdarzenia, rozgraniczając zadania i fazy realizacji projektu.
• Data rozpoczęcia: data rozpoczęcia wydarzenia.
• Wydarzenie: pokazuje nazwę zdarzenia na diagramie.
• Wyczucie czasu: pokazuje, ile dni zajmuje wykonanie zadania.
• Gotowość procentowa: pokazuje stopień wykonania dla każdego zadania i fazy, 0% - zadanie nie rozpoczęte, 100% - zakończone. Ten wskaźnik dla kategorii „Faza” nie jest związany z realizacją zadań i jest ustalany szacunkowo. Aby zdecydować, w jakim procencie faza jest ukończona, musisz zastosować własne zasady.
• Gotowe w kilka dni: okres, dla którego osiągnięto wskaźnik gotowości na wydarzenie w procentach. W przypadku zadania, które trwa 10 dni i jest wykonane w 50%, liczba ta będzie wynosić pięć dni (10 dni × 50%).
• Wzrost: wartość wysokości jest ważna dla dekoracji, ponieważ określa, jak wysoko lub nisko zostanie odzwierciedlone wydarzenie na mapie harmonogramu. Możesz podać dowolne wartości, ale lepiej jest przyjmować małe liczby bliskie zeru. W przykładzie zastosowano zakres od +25 do -25. Jeśli wysokość jest dodatnia, zdarzenie zostanie odzwierciedlone na wykresie nad osią poziomą, jeśli ujemna - poniżej osi.

Krok 3. Utwórz wykres z osiami X i Y, dodaj do niego pierwsze dane z kolumny „Oś czasu”

Czas stworzyć wykres wizualizujący dane zdarzenia z tabeli wykonanej w poprzednim kroku. Użyj wykresu punktowego z osiami X i Y, ponieważ pozwala on na dowolne ustawienie współrzędnych bazowych na obu osiach.

Postępuj zgodnie z instrukcją:

• Wybierz zakładkę „Wstaw” w menu głównym.
• Następnie wybierz „Wykresy” → „Rozproszanie” → „Rozprosz ze znacznikami”, przed tobą pojawi się pusty wykres.
• Zahacz krawędzie wykresu, a następnie zmień rozmiar i rozmiar wykresu, tak aby pole wykresu obejmowało zakres od komórki B4 do komórki K26 (naciśnij i przytrzymaj klawisz Alt, aby wyrównać obszar wykresu dokładnie do granic komórki).
• Kliknij prawym przyciskiem myszy diagram i wybierz element menu „Wybierz dane”.

Dodaj serię danych do zakresu, klikając przycisk „Dodaj” w otwartym oknie dialogowym.

1. Aby zmienić nazwę „Nazwa serii” należy w odpowiednim polu wpisać wartość komórki E30 „Daty”.
2. Jako wartość na osi X wybierz odpowiednie pole i zaznacz komórki C33: C46 Data rozpoczęcia.
3. Jako wartość osi Y wybierz odpowiednie pole i zaznacz komórki H33: H46 Wysokość.
4. Kliknij OK, aby zamknąć okno dodawania danych.
5. Kliknij OK, aby zamknąć okno wyboru danych.

Te kroki dadzą nam prosty wykres punktowy z automatycznym formatowaniem.

Ustawmy znaczniki zdarzeń na zielono:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny wybrany znacznik danych, wybierz zmień „Format serii danych”.
• Z listy, która otworzy się po lewej stronie, wybierz zakładkę „Parametry znacznika”, a następnie wybierz typ wbudowanego znacznika „Kryształ”. Zwiększ rozmiar do 10 pkt.
• Na karcie Wypełnienie znacznikiem wybierz pełne wypełnienie. Zmień kolor wypełnienia na zielony.

Mamy teraz wykres punktowy przedstawiający oś czasu. Do tej pory zielone znaczniki pokazują tylko początek zadań.

Zmień nazwę wykresu: kliknij dwukrotnie pole tekstowe z nazwą i wpisz swoje imię.

Wrócimy do opcji czasu w kroku 5, dodamy poziome paski wzdłuż osi X, ale na razie kontynuuj formatowanie wykresu.

Krok 4. Uporządkowanie wyglądu diagramu i dodanie nazw zdarzeń

Pozbywamy się tego, czego nie potrzebujemy na schemacie.

oś Y … Ukryj oś pionową, ponieważ nie przenosi obciążenia informacyjnego. Wybierz diagram, w menu głównym na zakładce "Praca z diagramami" wybierz "Układ". Następnie wybierz Osie → Główna oś pionowa → Nie pokazuj.

Prowadnice poziome … Są też bezużyteczne. Wybierz wykres, w menu głównym przejdź do zakładki Układ, a następnie wybierz Siatka → Poziome linie siatki wzdłuż głównej osi → Nie pokazuj.

Legenda wykresu … Zastąpimy go wtedy piękniejszym, ale na razie wyłącz go: „Układ” → „Legenda” → „Nie”.

Na koniec wyświetlamy etykiety danych dla każdego znacznika. W menu głównym na zakładce "Układ" wybierz "Podpisy danych" → "Lewo".

Jak zmienić dane w podpisie tokena

Wprowadzanie danych o każdym zdarzeniu na diagramie jest długie i trudne, ponieważ trzeba wybrać każdy znacznik z osobna i zmienić jego nazwę.

Ale ten proces można przyspieszyć czterokrotnie:

• Kliknij na podpis pierwszego znacznika (lewy górny róg wykresu), aby wybrać wszystkie wartości naraz. Nie klikaj zielonego znacznika, spowoduje to wybranie innych obiektów!
• Kliknij ponownie podpis znacznika, aby edytować pojedynczą nazwę.
• W polu wprowadzania formuły wpisz symbol =.
• Kliknij komórkę D33, która zawiera zdarzenie „Faza 1”, naciśnij Enter.
• Powtórz pierwsze cztery kroki dla pozostałych etykiet dla każdego znacznika.

Jak przypiąć obszary

Pomocne jest przypięcie regionów w linii 28, aby zawsze widzieć diagram podczas pracy nad dokumentem. Pierwsze 27 wierszy pozostanie przed twoimi oczami, nawet jeśli przewiniesz pozostałe wiersze.

Aby zamrozić obszary:

• Wybierz komórkę A28.
• Wybierz zakładkę "Widok" z menu głównego.
• Wybierz Okno → Zamroź obszary.
• Wybierz "Zamroź obszary" z menu rozwijanego.

Nad 28. linią pojawi się czarna pozioma linia. Wszystko powyżej jest teraz zadokowane i podczas przewijania przesuwają się tylko dolne linie.

Krok 5. Dodaj słupki błędów, aby wyświetlić osie czasu, aby zmienić wykres w wizualny harmonogram

Poziome słupki błędów na diagramie pokażą, ile czasu zajmuje wykonanie każdego zadania. Aby je wykonać:

• Zaznacz wykres.
• Z głównego menu Narzędzia wykresów wybierz kartę Układ.
• Z listy rozwijanej w lewym górnym rogu (obszar kreślenia) wybierz serię danych „Oś czasu”.
• Na karcie Układ wybierz Słupki błędów → Zaawansowane ustawienia słupków błędów. Otworzy się okno dialogowe.
• Z listy rozwijanej w lewym górnym rogu wybierz słupki błędów osi X, aby sformatować wykres.
• W oknie dialogowym, aby zmienić paski poziome, zaznacz pole wyboru dla szpilki Plus. Styl zakończenia → Brak punktu.
• Z listy „Wartość błędu” wybierz element „Niestandardowy” i kliknij przycisk „Określ wartość”. W nowym oknie „Konfiguracja paska błędów”, które zostanie otwarte, określ „Dodatnia wartość błędu”. W tym celu umieść kursor w odpowiednim polu i wybierz zakres komórek od E33 do E74. Kliknij OK.

Teraz szare linie rozciągają się od zielonych znaczników po prawej stronie, pokazują, ile czasu musisz poświęcić na to lub inne zadanie. Muszą być sformatowane dla przejrzystości:

• W oknie Formatuj słupki błędów przejdź do zakładki Kolor linii. Wybierz Linia ciągła. Spraw, aby wypełnienie było szare.
• Na karcie Rodzaj linii zwiększ szerokość linii do 4 pt.

Aby lepiej poruszać się po diagramie, narysuj cienkie pionowe linie w dół od znaczników. W tym celu z rozwijanej listy w lewym górnym rogu wybierz „Paski błędów wzdłuż osi Y”. Okno dialogowe wyświetla pionowe słupki błędów. Wybierz kierunek minus, styl zakończenia → brak punktu, ilość błędu → wartość względna, wprowadź w tym polu 100%. Sam wybierz kolor i grubość linii.

Krok 6. Dodaj wartość gotowości do wykresu

Czas dodać serię danych do wykresu, który pokazuje procent wykonanego zadania.

Jeśli zadanie trwa 10 dni i jest wykonane w 50%, pasek ukończenia będzie zapełniony w połowie. Jest to miara śledzenia pracy i nie obejmuje weekendów i świąt. Aby dodać nowe informacje do wykresu, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy obszar wykresu, wybierz „Wybierz dane” z menu kontekstowego.
• Kliknij przycisk „Dodaj”, w wyświetlonym oknie zdefiniuj „Nazwę wiersza”, wybierając komórkę G30. Zakres danych dla osi X i Y jest taki sam jak w kroku 3.
• Na schemacie pojawią się czerwone znaczniki, które ukryją zielone.

Krok 7. Formatowanie nowych metryk danych

Aby wykres odzwierciedlał ten sam styl, a dane nie nakładały się, formatujemy znaczniki:

• Z rozwijanej listy w lewym górnym rogu wybierz „Gotowy wiersz”. Bezpośrednio pod listą rozwijaną znajduje się przycisk „Format wybranego fragmentu”. Kliknij go, otworzy się okno dialogowe.
• Zmień parametry znacznika. Wybierz typ kształtu „Kryształ”, ustaw rozmiar na 10 pt i wybierz jednolite zielone wypełnienie znacznika. Zamknij okno.
• Bez usuwania zaznaczenia znaczników, w menu głównym na karcie „Układ” kliknij przycisk „Etykiety danych”, w wyświetlonym menu wybierz pozycję „Nie pokazuj”.

Krok 8. Dodaj paski błędów, aby śledzić procent wykonania zadań

Teraz musisz dodać nowe deski, aby na pierwszy rzut oka zobaczyć, na jakim etapie znajdują się zadania.

• Ponownie wybierz opcję Gotowy do wiersza z listy rozwijanej po lewej stronie. Naciśnij przycisk „Paski błędów” w menu głównym. Wybierz „Opcje zaawansowane” z menu rozwijanego. Otworzy się okno dialogowe. Ustaw listewki pionowe na stałą wartość, wprowadzając zero w odpowiednim polu.
• Przełącz na parametry desek równolegle do osi X. Ustaw kierunek na „Plus”. Styl zakończenia → Brak punktu, Ilość błędu → Niestandardowy. W oknie dialogowym Dodatnia wartość błędu określ zakres komórek G33-G47.
• Zmień kolor linii na zielony, wybierając pełne wypełnienie. Ustaw szerokość linii na 7 pt.

Poziome zielone linie pokazują, czy zadania zostały wykonane częściowo czy w całości.

Krok 9. Dodaj pionową linię reprezentującą bieżący dzień

Czerwona linia pokazuje, jaki jest dzień, i wyraźnie pokazuje, jak projekt jako całość wpisuje się w termin.

• Wywołaj menu kontekstowe diagramu prawym przyciskiem. Wybierz „Wybierz dane”.
• Kliknij przycisk „Dodaj”, wpisz słowo „Dzisiaj” w polu „Nazwa serii”. Wprowadź zakres komórek C31-C32 dla wartości osi X i H31-H32 dla wartości osi Y.

Na wykresie pojawiły się dwa nowe znaczniki. Oznacz je: wybierz etykiety danych i wpisz słowo „Dzisiaj” na pasku formuły. Kliknij podpis prawym przyciskiem myszy i wybierz pozycję „Format danych” z menu kontekstowego. Umieść pozycję podpisu „Powyżej”.

• Przejdź do menu głównego w zakładce „Układ”.
• Wybierz „Dzisiaj wiersz” z listy rozwijanej w lewym górnym rogu.
• Dodaj słupki błędów z dodatkowymi parametrami zgodnie z instrukcjami jak w kroku piątym. Będziesz potrzebować deski wzdłuż osi pionowej, z kierunkiem Minus, ostatecznym stylem Brak punktu, o względnej wartości 100%.

Masz teraz pionową linię reprezentującą bieżący dzień. Zmień kolor linii na czerwony, zwiększ rozmiar do 3 pt.

W próbce bieżąca data jest stała, więc nie ulegnie zmianie. Jednak w przypadku projektów, które są aktywnie rozwijane, zalecany jest inny sposób rejestrowania danych. Aby to zrobić, umieść datę w komórce B2, wprowadzając formułę = DZIŚ () i określ w oknie dialogowym wyboru danych wartość komórki B2 osi X zamiast zakresu określonego wcześniej.

Krok 10. Dodaj bloki tekstu

Teraz na diagramie brakuje tylko legendy legendy, aby mogła być zrozumiana przez cały zespół.

• Wybierz diagram, przejdź do menu głównego w zakładce „Wstaw”. Wybierz "Napis".
• Umieść obszar etykiety w prawym górnym rogu wykresu. Wybierz granicę pola tekstowego prawym przyciskiem myszy, wybierz element "Formatuj kształt" w menu kontekstowym. W oknie, które zostanie otwarte, wybierz typ wypełnienia „Solidne”, kolor jest szary. Sformatuj etykietę. Możesz wstawić dowolną liczbę bloków.

Teraz możesz zrobić diagram w 20-30 minut używając tylko swojego ulubionego edytora MS Excel.