Jak nie odstraszyć klientów i partnerów: złe nawyki podczas pisania e-maili

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Niektóre błędy, które popełniamy podczas pisania e-maili, nie pozostają niezauważone przez adresata. Aby nie pokazywać się jako laik, sprawdź najtrudniejsze z nich.

W pracy wiele osób jest dosłownie atakowanych przez ogromną liczbę e-maili, na które należy odpowiedzieć. Oczywiście bardzo trudno jest poradzić sobie z taką ilością zadań i wykonać to kompetentnie. Istnieją jednak błędy, których naprawdę należy unikać.

Opanowanie podstawowych zasad etykiety e-mail nie jest konieczne, aby zmienić swoje listy w arcydzieła fikcji. To jest absolutnie bezużyteczne. Jeśli jednak pozbędziesz się nawyków wskazujących na nieprofesjonalizm, Twój biznes pójdzie znacznie lepiej.

Jakie są najczęstsze błędy podczas pisania wiadomości e-mail?

1. Nadużycie znaku „Pilne”

Jeśli zachowujesz się jak chłopiec z przypowieści, który krzyczał „Wilki! Wilki!”, I umieść znak„ Pilne” na wszystkich literach z rzędu, a wkrótce adresaci przestaną cię traktować poważnie. Kiedy naprawdę potrzebujesz pilnej odpowiedzi, nikt nie zwróci uwagi na tę notatkę.

2. Nadmierna nieformalność

Wybór stylu komunikacji zależy od jakości relacji między Tobą a rozmówcą. Nadmierna nieformalność wskazuje na brak profesjonalizmu.

Staraj się uważać na wykrzykniki, emotikony, kolorowy tekst, fantazyjne czcionki, żargon internetowy i akronimy. Na pewno nie pomogą Ci w kształtowaniu wizerunku doświadczonego pracownika.

Zwróć też uwagę na to, że niektórzy ludzie nie rozumieją dobrze akronimów. Szczególnie starannie dobieraj ton komunikacji z obcokrajowcami i innymi pokoleniami.

Pamiętaj, że list biznesowy musi być łatwy do odczytania. W tym celu użyj czcionek Arial, Calibri lub Times New Roman, ustawiając rozmiar na 10 lub 12 jednostek. Jeśli chodzi o kolor, najlepszym wyborem jest czerń.

3. Zbyt zimny ton komunikacji

Jednocześnie adresat nie powinien czuć, że komunikuje się z robotem. Niektóre e-maile od prawdziwych ludzi wyglądają, jakby faktycznie odpowiadały na wiadomości z automatycznej sekretarki.

Jeśli w liście dostrzeżesz swoją osobowość i entuzjazm, pomoże to ukształtować pozytywny wizerunek Ciebie jako rozmówcy biznesowego w adresacie. Najważniejsze, żeby nie przesadzać.

4. Niewłaściwe użycie opcji „Odpowiedz wszystkim”

Wiadomości e-mail nie mają być przytulnym pogawędką. Jeśli odpowiadasz na wiadomość, którą przekazałeś grupie osób, przed kliknięciem przycisku „Wyślij wszystkim” upewnij się, że Twoja odpowiedź jest naprawdę interesująca i że wszyscy w tej grupie potrzebują.

5. Przekazywanie wiadomości bez zgody nadawcy

To co najmniej irytujące. Lub może znacznie podważyć twoją wiarygodność.

Nie ma znaczenia, co publikujesz. Możesz wysłać wiadomość od swojego szefa do klienta, który wspomina o tym kliencie. Lub nie możesz oprzeć się pokusie włączenia współpracownika do łańcucha odbiorców wiadomości e-mail zawierającej pewne dane osobowe. W każdym razie nie powinieneś tego robić bez zgody nadawcy.

6. Wysyłanie ślepych kopii listów

Kiedy wysyłasz komuś ślepą kopię listu, rozmówca dostaje myśl: „A do kogo jeszcze wysłałeś taką kopię?” Stwarza to nieufność i poczucie, że coś ukrywasz.

Jeśli chcesz przekazać wiadomość e-mail do kogoś, kto nie powinien znajdować się w usłudze przesyłania dalej, po prostu skopiuj i wklej żądany tekst do osobnej nowej wiadomości.

7. Niedokładne sformułowanie tematu

Jeśli wpiszesz coś takiego jak „To ja”, „Witaj” lub „Dla twojej informacji” w polu „Temat”, nie daje to odbiorcy żadnego pojęcia o treści listu. W rezultacie istnieje duże prawdopodobieństwo, że Twoja wiadomość nie zostanie nawet przeczytana.

Jeśli prowadzisz korespondencję biznesową, temat listu powinien być krótki, zwięzły i dokładny. Jeśli odbiorca od razu zrozumie, co do niego piszesz, najprawdopodobniej przeczyta Twój list i szybciej na niego odpowie.

8. Nadużywanie prywatnych wiadomości

Żarty, wzruszające historie i motywujące cytaty są czasami bardzo odpowiednie. Ale w dużych ilościach szybko męczą odbiorcę. Nie bombarduj skrzynek odbiorczych współpracowników bezsensownymi wiadomościami, nawet jeśli robisz to w najlepszych intencjach. Wcześniej czy później odbiorcy po prostu zaczną usuwać takie listy bez ich czytania.

9. Szorstkie odpowiedzi

Oprzyj się pokusie wyrażenia słusznego gniewu wobec adresata w swoim liście, nawet jeśli zasługuje on na taką reakcję. Nawet jeśli czekałeś na swoją przesyłkę od kilku miesięcy. Po prostu tego nie rób. Ludzie zawsze pamiętają, że byli niegrzeczni, a to źle wpłynie na wizerunek Twojej firmy.

Zamiast tego napisz wiadomość, którą zamierzałeś wysłać do odbiorcy, który cię zdenerwował, i pozostaw ją w folderze Wersje robocze na kilka dni. Następnie edytuj go i usuń wszelkie niegrzeczne wyrażenia. W ten sposób możesz wykazać się profesjonalizmem.

10. Znajomość

Jeśli dobrze znasz odbiorcę wiadomości, czasami możesz sobie pozwolić na kilka miłych komplementów. Ale jeśli jest to Twój partner biznesowy lub klient, zachowaj uprzejmy, dyskretny ton komunikacji. Zakończenie listu typu „Do zobaczenia wkrótce!” w tym przypadku byłoby to niewłaściwe.

11. Używanie niedorzecznego adresu e-mail

Pretensjonalne, wulgarne lub wręcz niedorzeczne adresy przyciągną negatywną uwagę odbiorców Twoich wiadomości. Jeśli nie możesz rozstać się ze swoją skrzynką pocztową [email protected], utwórz osobne konto do korespondencji biznesowej.

12. Duża liczba literówek

Wysyłanie wiadomości z telefonu nie zwalnia Cię z obowiązku sprawdzania wiadomości e-mail pod kątem błędów. Jeśli zrobisz więcej niż jedną literówkę na literę, nie pokażesz się z najlepszej strony. Jeśli chcesz wysłać wiadomość w drodze, bardzo ważne jest, aby dokładnie ją przejrzeć przed wysłaniem.

13. Wysyłanie wiadomości wcześnie rano

Czasami, gdy wstajesz wcześnie i czujesz się wystarczająco produktywny, masz ochotę jak najszybciej pozbyć się korespondencji biznesowej. Jednak większość odbiorców zwraca uwagę na czas wysłania listu. Jeśli wyślesz wiadomość o trzeciej nad ranem, w najlepszym razie zostaniesz uznany za pracoholika, a w najgorszym - nie do końca zdrową osobę.

Jeśli znajdziesz inspirację w środku nocy, po prostu zapisz list w wersji roboczej i wyślij go w godzinach pracy.

14. Pisanie zbyt długich liter

Większość ludzi po prostu skanuje wiadomości bez czytania tekstu. Rozważ to podczas pisania listu. Duże bloki tekstu utrudniają czytanie, więc podziel swoją wiadomość na małe akapity.

Użyj list. Sprawią, że Twój list będzie jeszcze bardziej czytelny. Ponadto możesz wyróżnić najważniejsze części wiadomości kursywą lub pogrubieniem.

Unikaj tych błędów, a wtedy możesz wyrobić sobie dobre wrażenie, co niewątpliwie przyczyni się do Twojej kariery.