Jak przestać cierpieć z powodu zbliżających się terminów

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Paradoks: jeśli obawiasz się, że nie zdążysz ukończyć pracy na czas, skróć termin.

Według sondażu CareerCast terminy są jedną z najczęstszych przyczyn stresu w miejscu pracy.

Ale jeśli przestaniesz traktować terminy negatywnie, zaoszczędzisz wiele nerwów. Oto kilka skutecznych sztuczek, które pomogą Ci szybciej zacząć działać.

1. Ustaw wiele dat zamiast jednej

Ekonomiści Dan Ariely i Klaus Wertenbroch przeprowadzili badania, próbując dowiedzieć się, jak ludzie radzą sobie z planowaniem zadań i unikają zwlekania. Badani zostali podzieleni na trzy grupy, biorąc pod uwagę wszystkie zadania, podzieleni na trzy zadania i wyznaczyli różne ramy czasowe:

1. Pierwsza grupa została poinstruowana, aby wykonywała jedno zadanie tygodniowo i raportowała postępy co 7 dni.
2. Druga grupa otrzymała trzy tygodnie na wszystkie zadania.
3. Trzecia grupa ustala terminy według własnego uznania.

W efekcie pierwsza grupa, która była zmuszona do cotygodniowego raportowania zadań, wykonała znacznie lepszą pracę – ludzie popełniali mniej błędów i dokładniej dotrzymywali terminów.

Badania pokazują, że najlepszym sposobem na ustalenie najbardziej realistycznych i najmniej stresujących terminów jest dzielenie dużych projektów na mniejsze zadania, z innym terminem dla każdego.

Na przykład zadanie „oddania projektu do klienta do 15 sierpnia” może być dla Ciebie dość stresujące – wygląda zbyt zniechęcająco. Ale opcje „zrób szkic do 1 lipca”, „utwórz układ do 15 lipca”, „utwórz prototyp do 31 lipca” wyglądają znacznie prościej i bardziej przystępnie – masz określone terminy i konkretne działania do wykonania.

Ponadto równomierne rozplanowanie harmonogramów pozwala odczuć postęp, co dodatkowo Cię motywuje. Przykład z królestwa zwierząt: psycholog Clark Hull badał, jak szczury poruszają się po labiryntach w poszukiwaniu pożywienia. Odkrył, że zwierzęta, które już znalazły jedną nagrodę, wkładają więcej wysiłku w kontynuowanie poszukiwań. Hull nazwał to zachowanie hipotezą gradientu celu.

Jeśli wizualnie obserwujesz postępy w pracy, otrzymujesz dodatkową zachętę, aby nie rozluźniać swoich wysiłków. Mówiąc najprościej, przekreślanie coraz większej liczby pozycji w miarę przesuwania się w dół listy rzeczy do zrobienia motywuje Cię do szybszego zakończenia pracy. Istnieje ogromna liczba menedżerów zadań, które pozwalają śledzić postępy - wybierz dowolny.

2. Znajdź swój idealny poziom stresu

Jesteśmy przyzwyczajeni do myślenia, że stres jest czymś jednoznacznie złym i najlepiej, aby go unikać w każdy możliwy sposób. Ale tak nie jest. W niewielkich ilościach stres może nas zmotywować.

Prawo Yerkesa-Dodsona, sformułowane przez psychologów Roberta Yerkesa i Johna Dodsona w 1908 roku, stwierdza, że im bardziej osoba jest zestresowana psychicznie, tym efektywniej pracuje. Ale po osiągnięciu pewnego progu tego stanu produktywność spada i osoba się poddaje.

Kiedy jesteśmy zestresowani, w organizmie podnosi się adrenalina, co czyni nas bardziej czujnymi, wyostrza zmysły i dodaje sił. Stres to rodzaj dopingu, który daje nam tymczasowy zastrzyk energii zarówno fizycznej, jak i psychicznej.

Jak wybrać idealny poziom stresu?

• Złożone projekty wymagają niskiego poziomu napięcia. Sami wywołują podekscytowanie, nie musisz się nakręcać poza tym.
• Problemy o umiarkowanym stopniu trudności wymagają umiarkowanego poziomu stresu.
• Wysoki poziom jest świetny do prostych zadań, aby zmotywować Cię do prawidłowego wykonania.

Ustalaj krótkie terminy realizacji prostych zadań, nie odkładaj ich na później. Zbliżanie się do wyznaczonego terminu zwiększy Twój poziom stresu – doda Ci energii.

3. Ogranicz terminy z góry

Jeśli masz problemy z dotrzymaniem terminu, ale masz problemy z motywacją, pomocne może być ustalenie krótszych terminów.

W badaniu opublikowanym w czasopiśmie Consumer Research w 2018 roku eksperymentatorzy poprosili wiele osób o wypełnienie ankiety. Jedna grupa dostała na to tydzień, druga - dwa tygodnie.

Zgadnij, która grupa wypełniła ankietę na czas? Ten, który ma mniej czasu.

W innym eksperymencie ci sami badacze dali grupie uczniów wybór: albo wykonać pilniejsze zadanie i otrzymać trzy czekoladki, albo wykonać mniej palącą pracę i otrzymać w nagrodę pięć czekoladek. A większość studentów wolała pierwszą opcję, chociaż nagroda była mniejsza.

Naukowcy doszli do wniosku, że istnieje tak zwany efekt pilności: jesteśmy zainteresowani szybkim wykonaniem zadań, nawet jeśli odnosimy z tego mniejsze korzyści. Sprawy pilne, jak piszą eksperymentatorzy, są bardzo pociągające.

Podjęcie się zadania z długim terminem nie jest łatwe, ponieważ czujemy, że takie zadania są trudniejsze, bo zabierają więcej czasu. Mamy tendencję do odkładania na później rzeczy, które uważamy za czasochłonne, ale wyznaczanie krótszych terminów motywuje nas do jak najszybszego wykonania pracy.

4. Podziel się swoimi celami i postępami ze współpracownikami

W 2015 roku Amerykańskie Stowarzyszenie Rozwoju Talentów (ATD) przeprowadziło badanie i stwierdziło, że jeśli zgłosisz swoje postępy w pracy innej osobie (szefowi, koledze lub po prostu przyjacielowi), Twoje szanse na ukończenie tego, co zacząłeś, wzrastają o 65%. Zwiększają się one również o 95%, jeśli regularnie raportujesz zespołowi swoje osiągnięcia.

Wyniki te są zgodne z badaniami Dana Ariely i Klausa Wertenbrocha, o których wspominaliśmy wcześniej. Okazało się, że pracownicy, którym inne osoby wyznaczyły terminy, wykonywali zadania szybciej i wydajniej niż ci, którzy planowali swój czas.

Pozwól, aby ktoś inny wyznaczył Ci terminy, a Ty będziesz je śledził i składał raporty z postępów. Jeśli nie masz lidera, znajdź sobie partnera, który będzie Cię kontrolował.

5. Spraw, by dotrzymywanie terminów stało się grą

W swoim wystąpieniu TED psycholog Mihai Csikszentmihalyi określił przepływ jako sekret szczęścia. Flow to stan, w którym jesteś tak skupiony i pełen pasji w swojej pracy, że nawet nie zauważasz, jak leci czas.

Kiedy jesteśmy w stanie płynnym (jest to również nazywane okresem maksymalnej sprawności poznawczej), zmienia się nawet aktywność naszego mózgu. W korze przedczołowej wzrasta stężenie utlenowanej hemoglobiny i wzrasta wydolność mózgu. Kiedy jesteśmy znudzeni, tak się nie dzieje i trudniej jest nam skoncentrować się na zadaniu.

Dlatego warto stosować zasadę grywalizacji, szczególnie w tych przypadkach, które wydają się dla Ciebie nieciekawe. Nudne zadania nie sprzyjają dotrzymywaniu terminów. Zamieniając swoją pracę w grę, sprawisz, że będzie ona przyjemniejsza i zwiększysz motywację do ukończenia wszystkiego na czas.

Istnieje wiele sposobów na gamifikację nudnych zadań. Na przykład możesz rywalizować z rówieśnikami, aby obudzić ducha podekscytowania. Lub zainstaluj jakąś specjalistyczną aplikację (na przykład Habitica), która da ci osiągnięcie za każde ukończone zadanie.

Wypróbuj wszystkie te metody, a zbliżający się termin nie wywoła już paniki.