Jak nie zakłócać planów i dotrzymywać terminów

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Pamiętaj o błędzie planowania i nie podchodź zbyt optymistycznie do swoich opcji.

Jeśli kiedykolwiek nie udało Ci się przygotować na czas lub wykonać zadania na czas, całkiem możliwe, że padłeś ofiarą błędu w planowaniu. Jest to jedno z najczęstszych błędów poznawczych. Popełniamy ten błąd, chociaż wiemy, że w przeszłości trwało to dłużej. Dzieje się tak, ponieważ zbyt optymistycznie podchodzimy do naszych możliwości i nie doceniamy prawdopodobieństwa nieprzewidzianych okoliczności.

Na przykład dom zostanie wybudowany na czas tylko wtedy, gdy dostawy nie będą opóźnione, pracownicy nie będą brali wolnego, a pogoda będzie idealna. Zawsze istnieje możliwość, że coś pójdzie nie tak. Zwykle o tym zapominamy i wyznaczamy niemożliwe terminy. Ale jeśli pamiętasz ten błąd w myśleniu, możesz uniknąć negatywnych konsekwencji. Blogger Thomas Oppon powiedział, co należy w tym celu zrobić.

1. Oprzyj się pokusie zajmowania się tylko pilnymi sprawami

Rozproszenie uwagi i małe pilne zadania osłabiają koncentrację na prawie pół godziny, co cierpi na tym produktywność. Dlatego Twój sukces zależy od umiejętności odróżnienia zadań pilnych od ważnych.

Ważne rzadko jest pilne, a pilne rzadko jest ważne.

Sprawy pilne wymagają natychmiastowej uwagi. Zwykle są to rozmowy telefoniczne, spotkania, zadania z terminami. Te ważne pomagają osiągać długoterminowe cele i realizować poważne projekty. Niestety zazwyczaj odkładamy je na później i załatwiamy pilne sprawy. Daje poczucie produktywności, ale tak naprawdę nie zbliżamy się do naszych głównych celów.

Ogranicz czas spędzany na nieważnych, pilnych zadaniach, takich jak analizowanie poczty, i skup się na ważnych rzeczach.

2. Podziel duże zadania na małe kroki

Im więcej punktów w Twoim projekcie, tym większe prawdopodobieństwo, że coś pójdzie nie tak. Rozważ wszystkie kroki i stwórz plan działania krok po kroku. Następnie ustal terminy. Poświęć pół godziny lub godzinę na wykonanie jednego kroku. Jeśli zadanie jest zbyt duże, a godzina to za mało, podziel je na mniejsze.

Tak napięte terminy zmuszą Cię do szukania najbardziej produktywnego sposobu pracy, aby zdążyć na czas. Po zakończeniu spójrz na swoje wyniki. Z pewnością są zadania, których nie da się wykonać szybciej i odwrotnie, zadania, na które czas można skrócić jeszcze bardziej. Pomyśl i dokonaj niezbędnych zmian w swoim harmonogramie.

3. Użyj timera do pomidorów

Śledź, ile czasu spędzasz na określonych zadaniach. Pomoże Ci to uzyskać realistyczny pomysł i przezwyciężyć nadmierny optymizm w planowaniu. Technika pomidorów dobrze sprawdza się w śledzeniu.

Według niej trzeba intensywnie pracować przez 20, 30 lub 40 minut, a następnie zrobić sobie krótką przerwę. Przedziały są oddzielone od siebie zegarem. Ta technika pomaga podzielić duże, złożone zadania na łatwe do wykonania kroki. Po rozpoczęciu jednego interwału chcesz zakończyć pracę bez rozpraszania się czymkolwiek innym.

4. Strzeż się tych, którzy wkraczają w twój czas

Chroń swój czas pracy. Nie mów więcej. Następnie możesz skupić się na własnych zadaniach i projektach, zamiast tylko odpowiadać na prośby innych osób.

Kiedy mówisz „tak” innym, upewnij się, że nie mówisz „nie” sobie.

Paulo Coelho pisarz

Nie daj się wciągnąć w rzeczy, na które nie masz czasu. Trudno odmówić, ale musisz się tego nauczyć dla własnej koncentracji i spokoju.

wnioski

Czujemy się przytłoczeni błędami planowania. Ale jeśli zauważysz i naprawisz problem na czas, nie zaszkodzi to aż tak bardzo. Dlatego nie polegaj na subiektywnym wyobrażeniu, jak długo coś potrwa. Mierz i porównuj. Pamiętaj, jak ostatnio Twoje plany zbiegły się z rzeczywistym stanem rzeczy:

• Co poszło dobrze, a co poszło nie tak?
• Co możesz zrobić inaczej następnym razem?

Śledź swoje postępy i podejmuj decyzje na podstawie tych danych.