4 sposoby na prawidłowe ustalenie terminu i wykonanie zadania na czas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Łamiemy terminy, nawet jeśli zadanie nie jest pilne i sami ustaliliśmy czas jego wykonania. Oto cztery sposoby, aby to naprawić i zawsze kończyć na czas.

1. Spraw, aby projekt był dla siebie pilniejszy

Każde zadanie, którego nie uważasz za pilne, można łatwo odłożyć. Rzeczywiście, jeśli masz jeszcze cały miesiąc przed zakończeniem pracy, możesz nie spieszyć się i zrobić coś przyjemniejszego. Ale takie podejście z reguły okazuje się katastrofalne: czas szybko mija, a to grozi nieprzespaną nocą w przeddzień realizacji projektu.

Rada jest prosta: przesuń termin w swoim osobistym harmonogramie pracy na wcześniejszy termin.

Zamiast dawać sobie miesiąc na ukończenie projektu, przeznacz na to tydzień. Nawet jeśli nie dotrzymasz siedmiu dni, będziesz miał czas na powtórkę, poprawę ważnych drobiazgów, które zwykle pojawiają się w ostatniej chwili.

2. Ustal swój osobisty termin

Wszyscy jesteśmy różni. Z pewnością podczas burzy mózgów i dyskusji nad projektami słyszałeś, jak koledzy sugerują różne sposoby rozwiązywania problemów. Bazując na własnych umiejętnościach, doświadczeniu i preferencjach, będziesz w stanie stworzyć najlepszy dla siebie plan projektu, nie oglądając się na innych.

Znany trener biznesu Carson Tate dzieli ludzi według produktywności na cztery kategorie:

• organizatorzy – realizują projekty z wykorzystaniem zaangażowanych pracowników;
• donice priorytetowe - skupione na głównej idei;
• wizualizatorzy - nigdy nie trać z oczu tego, co się dzieje;
• planiści – wiedzą, jak uporządkować nawet najdrobniejsze rzeczy.

Zamiast mówić „Muszę to zrobić przed taką a taką randką”, po prostu skup się całkowicie na zadaniu. Możesz od razu zanurzyć się w projekcie lub wykonywać jego części równolegle z innymi zadaniami. Najważniejsze jest, aby ustalić, co jest dla Ciebie najlepsze.

3. Wyznacz osiągalny cel

Wszyscy chcemy wykonywać pracę lepiej i szybciej. Ale czasami trudno jest zrobić pierwszy krok, by poradzić sobie z uczuciem, że trzeba przesunąć górę. Pojawiają się wątpliwości: czy w ogóle warto zacząć, jeśli zadanie jest trudne, a być może niemożliwe?

Spróbuj podzielić swój projekt na małe, ale łatwe kroki. Wyobraź sobie, że musisz pracować w 10-minutowych segmentach. Będziesz musiał określić, co możesz zrobić w tym czasie. Może uda się wymyślić projekt, zrobić dwa lub trzy slajdy, poprawić napisany wcześniej tekst?

Ta metoda jest dobra, gdy wahasz się przed rozpoczęciem pracy, co oznacza, że coraz bardziej przesuwasz termin realizacji projektu. Zacznij od małego 10-minutowego zadania. Jeśli lubisz dzielić zadanie na przedziały czasowe, trzymaj się tej strategii do samego końca.

4. Zdefiniuj termin w sposób sensowny

Co się stanie, jeśli nie dotrzymasz terminu? Powiesz sobie, że to nie jest takie ważne, czy będziesz się martwić?

Jeśli nie czujesz się odpowiedzialny za niedotrzymanie terminu, nie ma zachęty, abyś się go trzymał. Potrzebujesz motywacji.

Powiedz swojemu szefowi, że przedstawisz swój raport w poniedziałek, a nie odkładaj go po prostu na planer dnia. Powiedz koledze, że zakończysz swoją część projektu przed końcem dnia. Kontrola zewnętrzna pozwoli Ci przygotować się i zrealizować swoje plany na czas. Nie chcesz być oszustem, prawda?

Termin to dobry sposób na poprawę wydajności. Ale nie powinien popadać w nienawiść do siebie z powodu ciągle sfrustrowanych terminów.

Wypróbuj te cztery wskazówki. Być może nauczysz się nadążać za wszystkim, cieszyć się pracą, a z czasem robić jej więcej w tym samym czasie.