Jak spędzać mniej czasu w e-mailu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Sprawdzanie poczty stało się dla wielu uzależnieniem. Ale możesz się go pozbyć i zwiększyć produktywność.

Sprawdzanie poczty e-mail jest bardzo podobne do zależności. Powodów jest kilka.

• Podobnie jak podczas seksu, hazardu czy zażywania narkotyków, podczas sprawdzania poczty w mózgu uwalniany jest hormon przyjemności, dopamina.
• Ciągle sprawdzamy naszą skrzynkę, ponieważ chcemy być na bieżąco i boimy się, że coś przegapimy.
• Analizujemy e-maile, abyśmy mogli się zrelaksować i nie robić trudniejszych rzeczy.

Ale ten czas mógłby być znacznie lepiej wykorzystany. Kevin Cruz, autor 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, oferuje pięć wskazówek, które pomogą Ci skrócić o połowę czas poświęcony na e-maile.

1. Dodaj parsowanie do swojego harmonogramu

Nie sprawdzaj swojej poczty e-mail, tylko ją przetwórz. Traktuj analizowanie wiadomości tak samo, jak każdą inną pracę. Zaplanuj, dodaj do swojego kalendarza i zacznij. Cruz radzi sortować pocztę trzy razy dziennie: rano, po południu i wieczorem.

Nie liczy się czas poświęcony na pracę z pocztą. Przetwarzanie wiadomości zajmie komuś trzy godziny dziennie, a innym 30 minut. Najważniejsze jest, aby świadomie podejść do tego biznesu, jak do zwykłej pracy.

Kevin Cruz

2. Nie wysyłaj każdemu kopii listu

Im mniej e-maili wyślesz, tym mniej otrzymasz w zamian. Staraj się więc nie umieszczać tylu osób w kopii listu. W tym nie zaznaczaj pola „Odpowiedz wszystkim”.

Niektórym udało się zmniejszyć ruch e-mailowy o 50%, kiedy nauczyli się dwa razy pomyśleć przed wysłaniem nowej wiadomości e-mail.

3. Filtruj wiadomości

Skonfiguruj filtry, aby umieścić różne rodzaje liter w różnych folderach. W ten sposób możesz tracić czas tylko na naprawdę ważne wiadomości i nie dać się przytłoczyć resztą.

4. Przestań używać skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia

Wiele osób wysyła sobie wiadomości z różnymi zadaniami na później, zamieniając skrzynkę pocztową w kolejną listę rzeczy do zrobienia. Ale to tylko szkodzi produktywności.

Cruz sugeruje takie podejście. Po otwarciu nowego e-maila najpierw zadaj sobie pytanie, czy możesz go usunąć. Jeśli nie, zastanów się, czy możesz to komuś przekazać. Jeśli to niemożliwe, zastanów się, czy możesz sobie z tym poradzić w mniej niż pięć minut. Jeśli tak, to świetnie. Jeśli nie, odłóż list na później. Ale nie zostawiaj go w skrzynce odbiorczej, tylko przenieś go do swojego kalendarza i wybierz konkretną datę i godzinę, kiedy możesz to zrobić.

5. Poinformuj innych o swojej intencji

Porozmawiaj o tym ze swoimi współpracownikami, aby łatwiej było Ci trzymać się planu. Powiedz swojemu szefowi, że aby zwiększyć swoją produktywność, wyłączysz nowe alerty e-mail i będziesz analizować e-maile tylko w określonych godzinach.

Uzgodnij również sposób kontaktu z Tobą w pilnych sprawach.

Chcąc skrócić czas pracy z e-mailem, musisz zmienić swoje przyzwyczajenia, a to zawsze jest trudne do osiągnięcia od razu. Prosimy o cierpliwość i gotowość do uświadomienia sobie, że nie ma potrzeby spędzać tak dużo czasu na poczcie.