Osobisty kanban: jak nauczyć się wykonywać pracę we właściwym czasie

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Najważniejsze w japońskiej metodzie organizowania pracy w pytaniach i odpowiedziach.

Co to za niezrozumiałe słowo – „kanban”?

Personal Kanban to interaktywna mapa Twojego zatrudnienia. Jedną z najczęstszych i najbardziej przystępnych cenowo opcji jest tabliczka samoprzylepna, która pomaga wykonać pracę na czas.

Samo słowo „kanban” jest tłumaczone z japońskiego jako „billboard”. Przyszedł do nas z fabryki Toyoty, gdzie system organizacji produkcji nazywa się tzw.

W jaki sposób tablica samoprzylepna może pomóc w dotrzymaniu terminów?

Pozwala zobaczyć najważniejsze: jakie są Twoje priorytety i co już osiągnąłeś. Uczy również, aby nie rozpraszać się na drugorzędnych, nieistotnych w tej chwili czynnościach i nie brać na siebie zbyt wielu obowiązków.

Chyba to wszystko jest bardzo trudne?

Nie. W systemie kanban są tylko dwie główne zasady:

1. Musisz zwizualizować swój przepływ pracy. Pomaga to zobaczyć rzeczywiste obciążenie i, jeśli to konieczne, zmienić je.
2. Musisz ograniczyć liczbę zadań, nad którymi aktywnie pracujesz. Często, aby zilustrować tę zasadę, przytaczają przykład żonglera: im więcej przedmiotów podnosi, tym większa szansa, że coś złamie.

Wizualizacja oznacza umieszczenie tablicy z naklejkami?

Niekoniecznie. Możesz skorzystać z dowolnej, wygodnej dla Ciebie opcji: tablicy, lodówki z magnesami, notebooka, aplikacji specjalnych i tak dalej. Najważniejsze jest, aby narysować co najmniej trzy kolumny: Do zrobienia, Robienie, Gotowe. Muszą być wypełnione naklejkami lub napisami, aby w każdej chwili zobaczyć, jak bardzo jesteś zajęty.

Możesz również dodać kolumnę Oczekujące dla zadań, które nie są pilne. Lub dowolne inne kolumny, na przykład „Odpoczynek” (z zadaniami „zamów pizzę”, „jedź na narty” i tak dalej).

Działa to po prostu: przenosisz naklejki (lub notatki) z jednej kolumny do drugiej podczas wykonywania zadań.

A co mi to da?

Możliwość uzyskania skutecznej informacji zwrotnej. Kiedy przesuniesz naklejkę do kolumny „Gotowe”, Twój mózg dostanie słodyczy: zadanie jest ukończone, możesz odpocząć lub rozpocząć nowe.

Z biegiem czasu wyrobisz w sobie nawyk rozpoczynania nowego zadania dopiero po zakończeniu poprzedniego. Oznacza to, że w idealnym przypadku nie będzie niedokończonych spraw.

Jak mogę określić, ile zadań mogę wykonać?

Empirycznie. Zacznij używać swojego osobistego kanbana, a z czasem dowiesz się, jaka jest Twoja „przepustowość”. Może się zmieniać w zależności od złożoności zadań, Twojego stanu i nastroju. Wybierz minimum, a następnie podnieś poprzeczkę.

Swoją drogą to dobra ochrona przed wypaleniem w pracy. Nauczysz się zarządzać swoim obciążeniem pracą bez narażania swojej kariery.

Czym różni się osobisty kanban od zwykłej listy rzeczy do zrobienia?

Wizualizacja, możliwość zobaczenia efektu końcowego (ile zrobiłeś w ciągu dnia) pozwalają na przeprowadzenie analizy, ustalenie, które zadania Cię inspirują, a które są wykonywane z trudem (lepiej je wykonać w pierwszej kolejności).

Regularna lista rzeczy do zrobienia nie jest interaktywna, nie zapewnia informacji zwrotnej, nie łagodzi stresu, ponieważ nie porządkuje dnia pracy.

Jakie aplikacje zastępują tablicę z naklejkami?

Trello to darmowa aplikacja, która świetnie sprawdza się jako narzędzie do budowania własnej pracy i zarządzania małymi projektami. Może być również używany do treningu, wizualizacji listy celów i pragnień, napraw, planowania podróży, badań i tak dalej.

KanbanFlow wygląda jak Trello, ale w rzeczywistości jeszcze bardziej pasuje do klasycznej koncepcji „kanban”. Aplikacja oprócz tworzenia plansz i zadań pozwala śledzić czas poświęcony na ich wykonanie (wykorzystywana jest metoda Pomodoro).

Kanbanote to dodatek do popularnej aplikacji Evernote, który wizualizuje listy rzeczy do zrobienia.

Jeśli chcę wiedzieć więcej na ten temat, co powinienem przeczytać?

Jedną z najpopularniejszych publikacji jest Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life autorstwa Jima Bensona i Toniana De Marii Barry, która dostarcza podstawowej wiedzy o systemie.

Jim Benson prowadzi również bloga, na którym odpowiada na pytania i udziela konsultacji.