7 najbardziej rozpraszających rzeczy w biurze i jak sobie z nimi radzić

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Zwiększamy naszą produktywność i uczymy się efektywnie wykorzystywać czas w pracy.

Smutne, ale prawdziwe: ludzie odwlekają średnio 4 godziny dziennie. Siedząc w pracy, w rzeczywistości korzystamy z Infografiki: Ile Twojego dnia pracy faktycznie spędzasz pracując? tylko 60% (lub nawet mniej) czasu na wykonanie ważnych zadań, a reszta to bzdury.

W 2008 roku dr John Taylor ukuł termin „chronofag” (czyli „zjadacz czasu”). A żeby kontrolować swoją pracę, musisz poznać wroga wzrokiem.

Rozproszenie w biurze

1. E-mail

Przeciętny pracownik biurowy otrzymuje 88 wiadomości e-mail dziennie i około 15 razy w tym czasie sprawdza, w jaki sposób sprawdzasz pocztę. Sprawdzanie konta e-mail to rodzaj rytuału, od którego większość ludzi zaczyna pracę każdego ranka.

Ale w rzeczywistości jest to zwykłe zwlekanie. Odkopując depozyty listów, czujemy, że robimy coś pożytecznego, ale prawda jest taka, że tylko odciąga nas to od naprawdę ważnych zadań.

2. Sieci społecznościowe

Wszyscy potrzebujemy internetu w naszym biurze do pracy. Jednak pracownicy uwielbiają korzystać z Internetu również do użytku osobistego. Na przykład, aby spędzać czas w sieciach społecznościowych.

28% pracodawców ankietowanych przez CNBC.com stwierdziło, że zwolnili swoich pracowników za nadużywanie mediów społecznościowych i zakupów online w godzinach pracy. Rozrywka online nie tylko odwraca Twoją uwagę, ale może również spowodować utratę pracy.

3. Przerwy kawowe

Lubisz wypić kawę z kolegami w środku dnia pracy? Założę się, że tak. Przerwy na kawę mogą pomóc ci nawiązać kontakt z ludźmi wokół ciebie i generalnie są po prostu przyjemne.

Przeciętne wydatki pracownika Czy przerwa na herbatę w pracy jest dobra dla produktywności? 24 minuty dziennie na robienie i picie herbaty lub kawy. Dodaj do tego obowiązkowe rozmowy z innymi pracownikami, bez których żadna herbata nie jest kompletna. Straszna strata czasu.

4. Spotkania i spotkania

Pracując w biurze na pewno będziesz stale uczestniczyć w różnego rodzaju spotkaniach i negocjacjach oraz uczestniczyć w licznych dyskusjach. Chociaż takie interwencje są konieczne, często są przerażająco nieskuteczne.

Tracisz dużo czasu w pracy udowodniło, że ludzie spędzają około 31 godzin miesięcznie na spotkaniach i spotkaniach. Wyobraź sobie, ile pożytku możesz w tym czasie zrobić.

5. Koledzy

Praca zdalna ma swoje wady, ale tu jest zdecydowany plus – cisza i samotność. W biurze jesteś pozbawiony tego luksusu. Współpracownicy wokół ciebie są jednym z największych rozrywek, zwłaszcza że nie możesz na nich wpływać.

Twoi współpracownicy mogą być denerwujący niekończącymi się rozmowami, głośną muzyką, rozmowami przez telefon lub nieprzyjemnymi nawykami, takimi jak żucie materiałów biurowych. Uwielbiają też rozpraszać Cię w trakcie pracy. O jakim stanie przepływu możemy tu mówić?

6. Hałas

Poziomy hałasu w środowisku znacząco wpływają na naszą produktywność. A biuro jest pełne jego źródeł: sprzętu emitującego głośne sygnały, dźwięków ulicznych z okien i gadatliwych kolegów. Według amerykańskiego Narodowego Instytutu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy hałas w miejscu pracy może zwiększać poziom stresu i powodować niepokój.

7. Głód

Odżywianie wpływa nie tylko na zdrowie fizyczne, ale także psychiczne. Dlatego nie powinieneś się głodzić w miejscu pracy. Możesz myśleć, że zrobienie sobie przerwy na lunch to strata cennego czasu, ale tak nie jest. Głód negatywnie wpływa na twoją zdolność koncentracji i koncentracji, co obniża twoją produktywność.

Sposoby radzenia sobie z nimi

1. Zorganizuj swoje miejsce pracy

Bałagan na pulpicie może powodować stres i ograniczać wydajność. Dlatego postaraj się zapewnić sobie akceptowalne warunki pracy.

Pracownicy biurowi codziennie tworzą ogromną liczbę plików: notatki, raporty, prezentacje - łatwo się pogubić w całym tym chaosie. Zorganizuj to wszystko w jeden system: poświęć trochę czasu na organizowanie danych, a natychmiast zostaniesz przez nie poprowadzony. Na przykład David Allen, guru produktywności, poleca swój system GTD, aby uporządkować papierkową robotę. Ale możesz opracować własny - najważniejsze jest to, że jest to dla ciebie wygodne.

2. Zadbaj o izolację akustyczną

Pracownicy rozmawiający przez telefon o ważnych sprawach mogą bardzo przeszkadzać kolegom, nawet jeśli rozmawiają bardzo cicho. Dlatego jeśli posiadasz własne biuro, zapewnij akceptowalną izolację akustyczną w miejscu pracy, a wydajność Twoich podwładnych znacznie wzrośnie. Możesz także stworzyć specjalne wyizolowane miejsce w pokoju do rozmów przez telefon.

Jeśli jesteś zwykłym pracownikiem, kup sobie słuchawki lub zatyczki do uszu, aby choć trochę ochronić się przed hałasem wokół ciebie. I oszczędź swoim kolegom: wyjdź z biura, gdy odbierasz telefony.

3. Rzadziej sprawdzaj pocztę

Sprawdzaj pocztę dwa lub trzy razy dziennie, nie więcej. Skonfiguruj wyskakujące powiadomienia, aby nie rozpraszały Cię podczas pracy. Naukowcy odkryli, że rzadsze sprawdzanie poczty zmniejsza stres, a osoby, które rzadziej sprawdzają pocztę, są mniej zestresowani.

4. Przeprowadź wideokonferencję

Podczas gdy 23% z 7 szalonych statystyk dotyczących wydajności biurowej ankietowanych przez pracowników biurowych CareerBuilder uważa konferencje za stratę czasu, nadal nie można obejść się bez wspólnej dyskusji na temat momentów pracy. Aby pozostać w kontakcie ze współpracownikami bez rozpraszania się, organizuj wideokonferencję. To o wiele lepsze niż walne zebrania w jakimś biurze, gdzie indziej trzeba się udać, zostawiając wszystko i czekać na resztę.

W badaniu Highfive CO NAPRAWDĘ DZIEJE SIĘ PODCZAS POŁĄCZEŃ KONFERENCYJNYCH (INFOGRAFIKA) 94% respondentów stwierdziło, że zastąpienie tradycyjnych spotkań wideokonferencją pomaga im zwiększyć produktywność. Podczas takich spotkań ludzie są mniej znudzeni i bardziej skupieni, a ten format komunikacji zajmuje znacznie mniej czasu. Nie musisz wstawać z miejsca, aby spotkać się z kolegami, a jednocześnie możesz kontynuować pracę.

5. Śledź, gdzie spędzasz czas

Często, gdy podejmujemy się konkretnego zadania biurowego, przeznaczamy na nie więcej zasobów, niż na to zasługuje. Korzystaj z aplikacji do śledzenia czasu, aby być bardziej produktywnym. Dzięki temu dowiesz się, kiedy robisz bzdury, a kiedy robisz pożyteczne rzeczy. Istnieje wiele darmowych narzędzi, które pomogą Ci to kontrolować.

6. Pauza co 25 minut

Nie powinieneś pracować na zużycie: na dłuższą metę jest to nieopłacalne. Przepracowanie zmniejsza twoją czujność i zdolność koncentracji. Rób przerwy, aby odpocząć od pracy, ale przerwy są kontrolowane – w przeciwnym razie ryzykujesz utratę cennego czasu.

Użyj techniki Pomodoro, aby zdecydować, kiedy zrobić sobie przerwę. Ta metoda zaleca zrobienie pięciominutowej przerwy po każdych 25 minutach wytężonej pracy. W ten sposób będziesz mógł efektywnie wykorzystać swój czas i zrobić więcej. Możesz użyć minutnika, aby przypomnieć sobie, kiedy odpoczywać, a kiedy pracować.