Jak prawidłowo delegować zadania do pracy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Kategoryczne nakazy, niedbałość o interesy pracowników i brak wdzięczności nie są najskuteczniejszym podejściem do podziału zadań w zespole.

Dobry lider to nie ten, który wszystko bierze na swoje barki, ale taki, który potrafi zebrać silny, efektywny zespół i umiejętnie rozdzielać obowiązki, także te nieplanowane.

Delegacja, czyli delegowanie zadań z jednego pracownika na drugiego, pomaga zwiększyć poziom zaangażowania w zespole, a menedżerowie, którym się to udaje, przynoszą swoim firmom średnio o 33% więcej przychodów niż inni.

Ale samo powiedzenie „zrób to” jest złe. Ton porządkowy, źle zaplanowane zadanie, brak wyjaśnienia - wszystko to może spowodować odrzucenie, a w rezultacie nie najlepszy wynik.

Ekspert Harvard Business School, Lauren Landry, opowiedziała o zasadach, które pomogą skutecznie delegować i poprawić wydajność.

1. Oceń możliwości pracowników

Są zadania, których nie można delegować. Na przykład są integralną częścią twoich obowiązków. Albo inny pracownik nie ma wiedzy i kwalifikacji do wykonywania takich zadań. Lub odwrotnie, są znacznie prostsze niż te, które zwykle robi. Na przykład poproszenie kierownika sprzedaży lub audytora o znalezienie mistrza do naprawy ekspresu do kawy w biurze byłoby, delikatnie mówiąc, niewłaściwe.

Generalnie, zanim coś komuś powierzysz, powinieneś zadać sobie pytanie:

• Czy człowiek podoła temu zadaniu? Czy ma wystarczająco dużo czasu, czy będzie to kolidować z jego innymi obowiązkami?
• Czy pracownik będzie miał wystarczającą wiedzę i umiejętności? A może trzeba go tak długo aktualizować, że łatwiej zrobić to samemu lub znaleźć innego specjalistę? Powiedzmy, że musisz sporządzić raport z pracy zespołu nad projektem, ale kolega, któremu chcesz to powierzyć, nigdy tego nie robił, co oznacza, że biznes będzie się poruszał powoli, ze zgrzytem, a Ty możesz muszę wszystko przerobić.
• Czy to zadanie pomoże pracownikowi poprawić niektóre umiejętności, zdobyć doświadczenie? Jest to opcjonalne, ale byłoby miło.
• Czy jest pracownik, który poradzi sobie z tym lepiej?

2. Staraj się dostosować do zainteresowań i potrzeb wszystkich

Na przykład musisz zorganizować team building dla całego zespołu, ale nie ma do tego specjalnego pracownika. Ale jest osoba, która jest silna w komunikacji i chciałaby zdobyć doświadczenie w organizowaniu eventów, szkoleniach i zarządzaniu personelem. Możesz mu zaproponować to zadanie.

Albo firma zostaje tymczasowo bez specjalisty ds. SMM, ale jest ktoś, kto jest dobrze zorientowany w algorytmach sieci społecznościowych i nie miałby nic przeciwko spróbowaniu swoich sił w marketingu.

Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. Są nudne zadania, których nikt nie lubi. Ale nadal nie będzie zbyteczne krytyczne ocenianie zespołu i zastanawianie się, kto może skorzystać z nowego zadania.

3. Ustaw zadanie poprawnie

Zwracając się do pracownika wyjaśnij, dlaczego chcesz mu powierzyć zadanie, jak może to być przydatne dla firmy i dla niego osobiście. Pamiętaj, aby pochwalić i wymienić jego mocne strony, które wpłynęły na Twój wybór. Bądź uprzejmy.

Opowiedz nam szczegółowo o zleceniu. Miej jasny cel i harmonogram. Podaj wszystkie wymagane dokumenty i inne informacje. Będzie bardzo dobrze, jeśli wszystkie niezbędne materiały będą jasne i uporządkowane, tak aby pracownik nie musiał spędzać wielu godzin na zastanawianiu się, co jest.

4. Zapewnij normalną komunikację i komfortową atmosferę

Poinformuj tę osobę, że zawsze możesz pomóc, zasugerować, odpowiedzieć na pytania. Ostrzegaj, że jeśli z jakiegoś powodu nie podoła lub nie dotrzyma terminu, będzie mógł z tobą porozmawiać i razem coś wymyślicie.

Zapytaj, czego potrzebuje do wykonania zadania. Być może będziesz musiał udzielić mu dodatkowych informacji lub np. zwolnić go z bieżących spraw.

Ważne jest, aby pozostać przyjaznym, aby pracownik nie zawahał się tak naprawdę skontaktować z Tobą, jeśli coś pójdzie nie tak.

5. Bądź po bezpiecznej stronie

Kiedy sam wykonasz zadanie, masz pełną kontrolę nad sytuacją. Jeśli ktoś inny podejmie tę pracę, może pojawić się milion problemów, które mogą skutkować słabymi wynikami lub niedotrzymaniem terminów.

Zastanów się z wyprzedzeniem, co zrobisz w przypadku niekorzystnego rozwoju wydarzeń. Przygotuj się do samodzielnego podjęcia zadania lub szybkiego zlecania go komuś innemu.

Staraj się traktować te sytuacje nie jako porażkę, ale jako doświadczenie, które pomoże Ci lepiej zrozumieć Twój zespół, jego możliwości i poziom organizacji.

6. Bądź cierpliwy

Tak, są rzeczy, które szybciej zrobić samemu niż powierzyć komuś, a potem poświęcić czas na odpowiadanie na pytania i monitorowanie wyników.

Pamiętaj, że nie jesteś ludzką orkiestrą, a do efektywnej pracy musisz rozwijać swój zespół, dać pracownikom możliwość zrobienia czegoś nowego, stać się bardziej kompetentnym, uczyć się także na błędach.

Oznacza to, że musisz uzbroić się w cierpliwość, jeśli ktoś zadaje zbyt wiele pytań lub radzi sobie z zadaniem wolniej, niż się spodziewałeś.

7. Dawaj i proś o opinie

Po wykonaniu zadania koniecznie powiedz pracownikowi, jak oceniasz jego pracę: co Ci się podobało i za co jesteś gotów go pochwalić, jakie punkty można poprawić, co należy w tym celu zrobić i na co zwrócić uwagę w przyszły.

Bądź poprawny. Nie przeklinaj, nie podnoś głosu, nie dewaluuj ani nie krytykuj bez powodu. Pamiętaj, aby zacząć od pochwał, a następnie delikatnie porozmawiaj o tym, nad czym należy popracować.

Jeśli zadanie dla osoby było nowe i trudne, zapytaj go, jak nad nim pracował. Co było łatwe, a co nie, co było ciekawe, a co wcale się nie podobało, jak sam ocenia wynik, co chciałby poprawić i jak zamierza to zrobić.

8. Nie zapomnij podziękować

I to nie tylko jeden na jednego, ale także publicznie, zwłaszcza jeśli zadanie nie było łatwe. Chwal osobę przed całym zespołem, daj mu dodatkowy dzień wolny, oznacz jako najlepszego pracownika, jeśli firma to praktykuje.

Nie powinieneś też przywłaszczać sobie owoców cudzej pracy. Zamiast mówić „zorganizowałem team building” lub „przygotowałem raport”, lepiej podkreślić, że wszystko przygotowałeś razem, a Twój kolega bardzo pomógł. Ludzie cenią sobie uznanie za zasługi, dzięki czemu są bardziej zaangażowani i lojalni wobec firmy.