12 porad ekspertów, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Przepracowanie jest objawem złego planowania.

Reputacja kogoś, kto zawsze wykonuje pracę na czas, jest bardzo warta. Ale to nie powstaje samo z siebie, tylko dlatego, że bardzo się starasz, nie sypiasz wystarczająco i ogólnie pracujesz jak koń. Wszystkie powyższe są ekstremalnymi środkami dla kogoś, kto nie wie, jak planować.

Oto kilka kluczowych zasad, które pomogą Ci zarządzać obciążeniem pracą i ukończyć projekt na czas.

1. Uświadom sobie, że niedotrzymywanie terminów jest zawsze osobistym wyborem

Są obszary, w których prawie jedynym sposobem na uzyskanie dobrego projektu jest okłamywanie klienta, że poradzisz sobie z zadaniem szybciej niż konkurencja. Pamiętaj jednak, że praca w takiej branży to wyłącznie Twój wybór. A jeśli tak się stanie, to warto pogodzić się z tym, że terminy nieuchronnie zostaną przeoczone, a Ty będziesz musiał poradzić sobie z niepokojem i innymi nieprzyjemnymi emocjami.

2. Rozważ możliwość zmiany

Ponieważ wszystko sprowadza się do osobistego wyboru, rozważ inną branżę - taką, w której oczekuje się i docenia terminy. W nim możesz czerpać satysfakcję, że dotrzymujesz obietnic i przynosisz ludziom korzyści.

3. Nie rób fałszywych terminów

Pokusa jest duża, bo wczesny termin wygląda na dobrą zachętę: wszyscy członkowie zespołu dokładnie wykonają swoje zadania, zanim nadejdzie prawdziwy termin. Ale ludzie są różni. Wysłuchasz twoich słów i naprawdę zrobisz wszystko na czas. A druga potraktuje podaną przez Ciebie datę jako tylko zalecenie.

Skuteczniejszym posunięciem jest wyjaśnienie pracownikom od samego początku, co dokładnie oznacza termin i jakie będą konsekwencje, jeśli wszyscy razem go złamiecie. A fałszywy termin to coś w rodzaju słynnej opowieści o chłopcu, który bezsensownie krzyczy: „Wilki!” Kiedy naprawdę został zaatakowany, nikt nie przyszedł z pomocą.

4. Zostaw trochę czasu

Nie składaj obietnic partnerom i klientom w oparciu o wewnętrzne terminy. Projekt, który nie ma wolnego czasu, prawdopodobnie zostanie opóźniony. Niemożliwe, ale na pewno. Im dłuższy okres pomiędzy zakończeniem projektu a dostawą do klienta, tym większe prawdopodobieństwo, że zmieścisz się w terminie.

5. Doceń wysiłek, który włożyłeś

Zrobienie czegoś na czas jest droższe niż robienie tego samego w formacie „kiedy to zadziała”. A jeśli nie dotrzymujesz terminów, potraktuj to jako wartość, która powinna być uwzględniona w Twoim wynagrodzeniu. Następnie wykorzystaj zarobione pieniądze, aby upewnić się, że nie przegapisz następnego terminu.

6. Powiedz sobie główny problem

Aby dotrzymać terminów, potrzebujesz systematycznego podejścia do planowania i posuwania się krok po kroku do przodu. Jeśli ciągle idziesz na skróty lub wypalasz się przed terminem realizacji projektu, najprawdopodobniej masz problem z planowaniem systemowym. I trzeba się tym zająć.

7. W razie potrzeby popraw przypisanie

Wykonywanie umówionej pracy tylko częściowo, tylko po to, by dotrzymać terminu, jest oczywiście posunięciem przegrywającym. O wiele bardziej kompetentne jest stałe utrzymywanie kontaktu z klientem i, jeśli to konieczne, wspólne korygowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez usuwanie lub dodawanie osobnych bloków. „Teraz to zrobimy, ale to będzie w następnej wersji” to całkowicie akceptowalny komunikat. Zwłaszcza, gdy ludzie oczekują, że otrzymają produkt na czas.

8. Podziel globalny termin na kilka lokalnych

Jeśli masz duży, rozgałęziony projekt, ustalenie jednego terminu jest nierozsądne: na pewno nie zdążysz. Lepiej podzielić całkowity termin na 10-15 pośrednich. Pozwoli Ci to zrozumieć, jak rozwija się firma i zareagować na lokalne opóźnienia, zanim będzie za późno.

9. Nie oczekuj ilości

Mityczne pojęcie „osobo-miesiąca” to poważna pułapka. Dziewięć osób, nawet przy bardzo dużym wysiłku, nie będzie w stanie urodzić i urodzić dziecka w ciągu jednego miesiąca. Nie zawsze będzie możliwe przyspieszenie projektu poprzez zatrudnienie większej liczby pracowników.

Jeśli w ten sposób rozwiążesz problem terminów, to najprawdopodobniej nie zdążysz na czas. Rozważ alternatywę: miej wystarczającą liczbę osób na każdym etapie projektu, a etapy te przebiegają równolegle, jeśli to możliwe.

10. Jeśli można coś z góry postanowić, zrób to

Kiedy potrzebujesz tylko jednej osoby do zatwierdzenia każdego etapu projektu, jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie uruchomić wiele procesów równolegle. Ale jeśli z góry zostanie sporządzona ścisła specyfikacja, wiele rzeczy zostanie zatwierdzonych przed rozpoczęciem projektu.

11. Oddziel biznes od emocji

Kiedy rozmawiasz o zbliżającym się terminie, dyskusja często sprowadza się do kwestii zaufania, wstydu i uznania dla wysiłków każdej osoby. Aby taka dyskusja była skuteczna, lepiej rozumieć zawiłości systemowe i opierać się na rzeczywistych danych, a nie emocjach.

12. Nie milcz o problemach

Takie trudności nie zostaną rozwiązane samodzielnie. W dzisiejszym świecie pełnym komunikatorów internetowych i innych opcji łączności nie ma jednego technicznego powodu, dla którego menedżer nie mógłby wiedzieć o postępach projektu i pojawiających się problemach, a także o zespole.