7 skutecznych metod planowania, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Energy List, GTD, Bullet Journal i inne opcje, wśród których z pewnością znajdziesz odpowiednią dla Ciebie.

1. Metoda kart

Ta metoda planowania została zaproponowana przez słynnego rosyjskiego specjalistę od zarządzania czasem Gleba Archangielskiego. Prowadzi coaching biznesowy, pisze książki, a nawet prowadzi własną firmę konsultingową w zakresie zarządzania czasem. Oprócz pewnych zasad Gleb opracował również metodę szybkiego planowania za pomocą kart.

Jak to działa

W tym przypadku nie będziesz potrzebował grubego pamiętnika: wystarczy kilka kartek papieru. Zdobądź trzy karty do różnych celów. Mogą być wielokolorowe, z notatkami lub z naklejkami. Najważniejsze, że różnią się od siebie i oczywiście je lubisz.

Pierwsza karta ma charakter strategiczny. Będzie zawierał Twoje kluczowe cele, do osiągnięcia których musisz dołożyć wszelkich starań. W drugiej, poświęconej długofalowym celom, spisujesz wszystkie działania i plany na rok lub kilka lat wcześniej. Trzecia karta będzie zawierała najważniejsze wydarzenie nadchodzącego dnia. I oczywiście będzie się to zmieniać najczęściej.

• Poziom: Nowicjusz.
• Plus: nie trzeba rozumieć sztuki planowania. Wszystko jest tak szybkie i proste, jak to tylko możliwe.
• Minus: mniej ważne rzeczy wciąż pozostają nieplanowane. Możesz więc całkowicie o nich zapomnieć.

2. Metoda Ivy Lee

Piękno metodologii amerykańskiej dziennikarki Ivy Lee polega na jej prostocie i konsekwencji. Większość prób rozpoczęcia pracy kończy się niepowodzeniem z powodu braku planu, braku koncentracji i niewłaściwych priorytetów. Aby rozwiązać te problemy, Lee sugeruje ograniczenie się do sześciu zadań dziennie i wykonywanie ich jedno po drugim.

Jak to działa

Pod koniec dnia zidentyfikuj sześć głównych rzeczy do zrobienia i ustal im priorytety, zaczynając od najważniejszych. Następnego dnia rano od razu zacznij pierwsze zadanie z listy, a gdy je wykonasz, zajmij się kolejnym. I tak dalej, aż do zwycięstwa.

• Poziom: Nowicjusz.
• Plus: To znacznie ułatwia planowanie, ułatwia rozpoczęcie pracy i zachowanie spójności przy jednoczesnym dążeniu do celu.
• Minus: metoda nie działa dobrze, jeśli często masz nieplanowane czynności w ciągu dnia.

3. Metoda szacowania

Często w procesie planowania ważne zadania gubią się wśród drobnych zadań. Dzieje się tak, ponieważ nie zaznaczamy ich priorytetu. Nawet jeśli rozumiesz potrzebę wykonania zadania, ważne jest, aby powiedzieć to na piśmie. Rzeczywiście, w ciągu dnia roboczego nie zawsze jest czas na odpowiednią ocenę wagi każdej sprawy.

Jak to działa

Nadaj zaplanowanym zadaniom punkty od zera do dwóch, w zależności od stopnia ważności. Głównym priorytetem są dwa punkty. Zadanie jednopunktowe można wykonać później. A małe obowiązki i codzienne zadania dostają zero punktów.

Pamiętaj, aby na koniec dnia ocenić pracę, na przykład w pięciostopniowej skali. Niezrealizowana sprawa, która otrzymała 1 lub 2, wpłynie na nadchodzące prace i spowoduje niedogodności. Jak złe oceny w szkole. Jest to ważne dla zrozumienia własnych wyników i zarządzania harmonogramem.

• Poziom: Nowicjusz.
• Plus: metoda nauczy Cię oceniać ważność zadań i zarządzać swoją efektywnością.
• Minus: nie jest odpowiedni dla wszystkich. Zadania mogą być traktowane priorytetowo, a liczby mogą być mylące, gdy przychodzisz do pracy.

4. Lista energetyczna

Każde zadanie wymaga innego wysiłku umysłowego lub fizycznego. Jednocześnie czynności krótkoterminowe mogą pochłaniać więcej energii niż te dłuższe. Istotą tej metody jest rozłożenie wszystkich zadań według wymaganych wysiłków i podjęcie ich w zależności od tego, jak się czujesz.

Jak to działa

Tworząc listę rzeczy do zrobienia, podziel wszystkie zadania na trzy kategorie: trudne, średnie i lekkie. Pierwsza to wszystko, co wymaga maksymalnego skupienia i stresu, druga to zwykła sprawa, ostatnia to prosta rutyna wykonywana niemal automatycznie. Przed rozpoczęciem pracy oceń poziom siły i wybierz odpowiednie zadanie.

• Poziom: amator.
• Plus: wymówki nie działają, bo bez względu na ilość czasu i energii zawsze jest coś do zrobienia.
• Minus: wymagana jest samodyscyplina. Kiedy jesteś pełen energii, musisz podejmować się trudnych rzeczy, a nie porzucać je na rzecz łatwej rutyny.

5. Metoda 1-3-5

Duża liczba przypadków zniechęca do chęci ich podjęcia. Dlatego wielu ekspertów ds. zarządzania czasem zaleca wyodrębnienie do dziewięciu zadań i wykonanie ich w zależności od stopnia ważności.

Tak więc drobne cele można przenieść na inny dzień, jednocześnie realizując najważniejsze z zaplanowanych zadań. Metoda 1–3–5 jest dość łatwa w użyciu, chociaż wyodrębnienie zadań zajmuje trochę czasu i wysiłku.

Jak to działa

Zaplanuj dziewięć rzeczy dla siebie każdego dnia: 1 - najważniejsze zadanie, zawsze będzie priorytetem; 3 - przypadki wymagające rozwiązania w ciągu dnia roboczego; 5 - małe zadania, które wykonuje się, kiedy tylko jest to możliwe.

Nie zapominaj, że musisz zachować liczbę przypadków i nie przekraczać jej. W przeciwnym razie metoda będzie nieskuteczna.

• Poziom: amator.
• Plus: już w procesie planowania niepotrzebne zadania są odrzucane, a na liście pozostają tylko te naprawdę niezbędne.
• Minus: technika nie sprawdza się w dni, w których liczba ważnych zadań przekracza zalecaną.

6. GTD - Robienie rzeczy

W języku rosyjskim nazwa tej techniki brzmi jak „Doprowadzenie rzeczy do końca” lub „Jak uporządkować”. Został opracowany przez amerykańskiego eksperta od zarządzania czasem Davida Allena.

W książce o tym samym tytule zasugerował, że dla zapracowanej osoby ważne jest, aby uwolnić mózg od bieżących zadań. Tylko w ten sposób można skoncentrować się na ich jakościowej realizacji. Ta metoda doskonale nadaje się do prowadzenia planera na biurko.

Jak to działa

Aby bez obaw korzystać z metody GTD, trzeba się do niej przyzwyczaić. Istnieje cały system oceny zadań i nie jest łatwo sobie z nim od razu poradzić. Zapisz rzeczy i oznacz je specjalnymi symbolami:

1. Puste koło to zadanie do wykonania.
2. Koło z przekreślonym paskiem to zadanie, które teraz wykonujemy.
3. Okrąg wypełniony do połowy - zadanie nie jest do końca ukończone.
4. Wypełniony okrąg - zadanie zakończone.
5. Koło z krzyżem - zadanie anulowane.
6. Wypełniony okrąg ze strzałką - Zadanie wykonuje ktoś inny.
7. Wykrzyknik to zadanie o najwyższym priorytecie.
8. Okrąg z kropką - o tym zadaniu trzeba stale pamiętać.

• Poziom: amator.
• Plus: zaawansowana opcja błyskawicznego planowania. Nie musisz śledzić priorytetu zadań. Jeśli masz pracę - zrób to.
• Minus: metoda jest słabo przystosowana do planowania długoterminowego. Raczej nadaje się jako dodatek do głównego.

7. Dziennik pocisków

Najbardziej elastyczną opcją planowania jest jednocześnie planer i osobisty pamiętnik. Został wynaleziony przez amerykańskiego projektanta Rydera Carrolla i wyjaśniony w powyższym samouczku wideo.

Ta metoda pozwala na zapisywanie w dzienniku dowolnych przypadkowych myśli, a także ważnych zadań biznesowych lub planów na długi czas. Nie jest to łatwe, ale kiedy już się do tego przyzwyczaisz, nigdy nie rezygnuj z planowania.

Jak to działa

Na pierwszej stronie utwórz spis treści z tytułami sekcji i wypełniaj go w miarę postępu. Dalej jest coroczne odwrócenie z wielkimi celami i ważnymi datami. Pomaga ocenić Twoje plany jako całość. Comiesięczne zwroty znajdują się na kolejnych stronach. Po lewej stronie wypisz dni miesiąca i dni tygodnia. Naprzeciw nich zaznaczcie wydarzenia, których daty na pewno się nie zmienią. Po prawej stronie znajdują się wspólne zadania na miesiąc.

Opcjonalnie możesz dodawać zadania na każdy tydzień, a nawet planować dzień co godzinę. Użyj znaków specjalnych, aby wyróżnić różne zadania. Na początku lepiej jest pisać takie notatki na osobnej kartce papieru, dopóki nie przyzwyczaisz się do ich używania. Co najważniejsze, nie zapomnij uwzględnić w spisie treści stron z miesiącami lub np. list.

• Poziom: profesjonalny.
• Plusy: w przeciwieństwie do zwykłych opcji, ten pamiętnik można rozpocząć od dowolnej daty, a nawet w zwykłym notatniku. Wygodne jest również tworzenie tutaj list kontrolnych i list.
• Minusy: zajmie trochę czasu, aby uporządkować wszystkie szczegóły i przyzwyczaić się do tej metody.