Jak ułatwić przystosowanie się do nowej pracy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Porady jednego z najbardziej utytułowanych dyrektorów HR w WNP, Michaiła Prytuli, szczególnie dla czytelników Lifehacker.

Temat adaptacji pracowników lub, jak to się nazywa na Zachodzie, onboardingu, poświęcony jest wielu badaniom, artykułom, rekomendacjom, a nawet książkom typu „Twoje pierwsze 90 dni w nowej pracy”. Nie będę Cię przeładowywał odnośnikami do książek, statystykami, linkami itd., ale od razu przejdę do pracy i udzielę kilku rad z mojego 12-letniego doświadczenia w HR.

Adaptacja nie dzieje się sama

Bez względu na to, jak fajny jest profesjonalista. Panuje powszechne przekonanie, że jeśli zatrudnimy super fajnego profesjonalistę, to z pewnością wymyśli, co robić i jak się dostosować. To prawie znak profesjonalisty. Nieprzystosowywanie się oznacza brak zawodowca. Następny!

W rzeczywistości w najlepszym przypadku adaptacja zostanie opóźniona, a pracownik osiągnie pełną zdolność w ciągu 3-6 miesięcy (w zależności od poziomu stanowiska i złożoności stanowiska). Dzięki adaptacji jakościowej okres ten skraca się o połowę.

Ile płacisz tam swojemu nowemu dyrektorowi marketingu? 5000 $ miesięcznie? A jak myślisz, że twoje wysiłki są warte 15 000 dolarów, które zaoszczędzisz firmie? Szkoda płacić agencjom za poszukiwanie kandydatów za trzy pensje, ale na adaptacji łatwo ich tracisz?

Pierwszy dzień jest krytyczny

Dochodzisz więc do wniosku, że adaptacja jest niezwykle przydatna. Co robić, gdzie biegać? Zatrudnij pilnego managera HR, który zajmie się adaptacją Twoich pracowników? Nie, najpierw uspokój się. 90% sukcesu adaptacyjnego jest nierozerwalnie związane z pierwszym dniem pracy, a kierownik jest w stanie zrobić to sam jakościowo. Ale musisz się przygotować.

Dokumenty

Upewnij się, że dokumenty zostały podpisane do tego czasu (pracownicy nie lubią, gdy podpisywanie dokumentów z firmą opóźnia się o kilka dni). Najlepiej zrobić to wcześniej, jeśli to możliwe.

W STB na przykład rozesłaliśmy ankietę kandydata, którą osoba wypełniła w domu i przesłała do nas. W „1C” mieliśmy szablony wszystkich umów, w których wgraliśmy ankietę kandydata i wydrukowaliśmy wszystkie dokumenty w 5 minut. Pracownik nie musi czekać, aż menedżer HR ręcznie wpisze swoje dane.

W Preply generalnie podpisujemy wszystkie umowy w DocuSign, nie mamy nawet takiej koncepcji, żeby iść do działu HR. Osoba przesyła skan paszportu, my wpisujemy go do umowy, wgrywamy do DocuSign i wysyłamy do CEO i pracownika do podpisu. Podpis jest cyfrowy, możesz go nawet umieścić na telefonie.

Miejsce pracy i niezbędne dostępy

Wszystkie konta muszą być skonfigurowane: poczta, Slack i tak dalej. Robimy to natychmiast po podpisaniu umowy.

Sprawdź, czy komputer jest gotowy, stół i krzesło czekają na właściciela. Wisienką na torcie jest opakowanie dla początkujących: długopis i notes z firmowym logo, koszulka, zestaw naklejek, przypinka na odznakę, odznaka firmowa (budżet - 10-15 USD).

Znajomość z biurem i pracownikami

Pracownicy muszą być poinformowani. Jeśli firma zatrudnia mniej niż 100 osób - napisz na Slacku, kto do nas dołączył, upuść link do profilu na LinkedIn (w Rosji - na Facebooku). Jeśli firma ma więcej niż 100 osób, robimy to samo, ale tylko w ramach działu (który również liczy do 100 osób).

Pierwszego dnia umów się na zwiedzanie biura: tu mamy kuchnię, tu toaletę, tu salę konferencyjną (którą w ten sposób rezerwujemy), tam palimy, tu jest dział księgowości, a tu nasz dyrektor ulubiony kucyk.

Przedstaw przybysza tym, którzy siedzą obok niego: „Koledzy, chwila uwagi, dołączył do nas (…) proszę o miłość i łaskę”.

Jak się zachować, jeśli …

Kierownik

Gratulacje, masz przywilej przyjęcia nowego pracownika. Nikt tego za Ciebie nie zrobi, ale na pewno będą w stanie pomóc. Więc czego się od ciebie wymaga:

1. Spotkaj się z pracownikiem rano. Zaznacz to od razu w swoim kalendarzu lub poproś dział HR, aby zawsze zaznaczał daty zwolnienia nowych pracowników.
2. Zabierz go po biurze. Pokaż miejsce pracy, sprawdź, czy pracownik jest wszędzie zalogowany.
3. Spędź godzinę na rozmowie z nowicjuszem. Porozmawiaj o swojej firmie, o swoim dziale, o głównych zadaniach (ogólnych i osobistych). Wyjaśnij, czego pracownik musi się nauczyć w pierwszym tygodniu, czego oczekuje się od niego w ciągu pierwszych trzech miesięcy. Oto dokumenty, których potrzebujesz. Oto nazwiska tych, z którymi chciałbym, abyś o tym i owym porozmawiał. Lepiej komunikować się ze mną w taki a taki sposób, umawiać się w ten sposób, kontaktować się ze mną w takich sprawach. Następnym razem spotkamy się wtedy i tam.
4. Uśmiechnij się. To niezwykle ważne. Nawet jeśli połowa twojej twarzy jest sparaliżowana, uśmiechnij się z resztą. Mówię poważnie, nie daj się pić, pracownicy przychodzą do firmy, ale zostaw kierownika.
5. Ustalaj zadania i ustal je na piśmie, przynajmniej wyślij je w formie listu pocztą (to jest po spotkaniu, kiedy zadania były omawiane ustnie).
6. Podaj wszystkie niezbędne dokumenty i dostęp.
7. Wybierz do swojego zespołu doświadczoną i towarzyską osobę i przydziel ją do mentorowania pracownika. Początkujący będzie mógł skontaktować się z nim w przypadku wszystkich pytań.

Nowy pracownik

1. Zastanów się, jakich informacji Ci brakuje i skąd je zdobędziesz. Zapraszam do zadawania pytań.
2. Zrozum swoje cele na pierwszy tydzień, miesiąc, trzy miesiące. Jeśli lider nie wyraził głosu, zadaj sobie pytanie.
3. Zapisz imiona wszystkich, których spotykasz. Ogólnie rzecz biorąc, na początku polecam wszystko spisać: ilość informacji jest duża, na pewno zostanie zapomniana.
4. Opowiedz nam bardzo krótko o sobie za każdym razem, gdy się spotykasz, na przykład: Jestem Misha, 12 lat w HR, pracowałem w Alfa-Bank, STB, Wargaming, zrobiłem najbardziej udane internetowe kursy HR w Laba, autorka artykułu o life hackach CV, które zostało przeczytane 1 milion razy. W środowisku startowym nazywa się to pitchingiem lub mową windą. Przygotuj się z wyprzedzeniem. Dla nowych pracowników jesteś nikim, dopóki nie powiesz o sobie. Nie przegap szansy na zrobienie dobrego wrażenia od razu.
5. Jeśli stanowisko wiąże się z wprowadzaniem zmian w firmie, najłatwiej jest dokonać ich w ciągu pierwszych 60 dni, wtedy będzie trudniej. Zwłaszcza jeśli musisz podjąć niepopularne lub po prostu trudne decyzje: zatrudnianie, zwalnianie pracowników, przejście na inne stanowisko, przejście na nowe oprogramowanie, nową formę raportowania, przebudowanie procesu, zainwestowanie w coś nowego.
6. Planuj małe zwycięstwa, pomogą one zbudować w Tobie zaufanie. Na przykład wybierz małe zadania, które możesz rozwiązać w ciągu pierwszych 60 dni i skup się na nich. Na razie odłóż na bok zadania, które wymagają więcej niż 60 dni pracy. Tutaj przytoczyłbym analogię z podejściem Agile w programowaniu, kiedy nie staramy się zrobić od razu bardzo dużego i bardzo złożonego produktu, ale dzielimy go na części i rozwijamy etapami.
7. Umawiaj się na 30-minutowe spotkania ze wszystkimi, z którymi pracujesz. Przygotuj wcześniej listę pytań i zapisz odpowiedzi.
8. Zapytaj, co działa dobrze, co jest złe, co należy zmienić. Zbierz dużo informacji i buduj zaufanie.
9. Przeprowadź audyt i przedstaw wyniki, jeśli jesteś liderem lub ekspertem.
10. Umów się na regularne indywidualne spotkanie ze swoim menedżerem, aby podzielić się wynikami i uzyskać informacje zwrotne.
11. Uśmiechnij się do swoich kolegów. Nikt nie chce pracować z ponurymi pracownikami, nawet jeśli jesteś w stresie.

HR

Mógłbym napisać całą książkę, ale oto kilka najważniejszych wskazówek:

1. Zrób dni dla początkujących: ułóż je razem przed starymi pracownikami i poproś ich, aby krótko się przedstawili (5 minut). To właśnie robimy w Preply i działa to naprawdę dobrze.
2. Użyj specjalnego oprogramowania, aby skonfigurować powiadomienia dla pracownika i wszystkich zaangażowanych, aby nie zapomnieli, co zrobić, gdy pracownik odejdzie. Korzystamy z BambooHR, który ma sekcję Onboarding, która pozwala dostosować powiadomienia dla dowolnego pracownika z dowolnymi zadaniami i terminami. Np. na trzy dni przed odejściem pracownika administrator otrzymuje powiadomienie o utworzeniu konta, a w dniu zwolnienia menedżer otrzymuje powiadomienie o konieczności ustawienia zadań.
3. Regularnie rozmawiaj z nowicjuszami. Jeśli nie masz partnera biznesowego HR, poproś rekruterów na interakcję z nowymi rekrutami raz w tygodniu.

Współpracownik

Oczywiście, jako kolega, nie masz żadnej odpowiedzialności za dostosowywanie przybyszów, ale na pewno możesz na tym skorzystać. Ludzie dobrze pamiętają, kto pomagał im w trudnych czasach (choć nie zawsze mówią o tym publicznie), więc masz wszelkie szanse na zbudowanie dobrej relacji z przybyszem, a potem liczyć na jego pomoc. Oto kilka porad:

1. Bądź pierwszym, który się spotka. Podejdź i powiedz: „Cześć, nazywam się Misha, jestem tutaj szefem HR. Widzę, że jesteś nowy, zapoznajmy się”.
2. Powiedz mu, aby skontaktował się z Tobą w przypadku jakichkolwiek pytań.
3. Powiedz nam, co według Ciebie jest ważne i konieczne.
4. Zapraszam na obiad.
5. Zapytaj nowicjusza o przeszłe doświadczenia, plany i cele. Podaj informacje przydatne do ich osiągnięcia.

Wniosek

Adaptacja w wielu firmach albo nie jest przeprowadzana, albo jest bardzo słabo wdrożona, w wyniku czego cierpi zarówno biznes, jak i pracownik. Powodem jest brak zrozumienia procesu po obu stronach. Powyższe proste wskazówki pomogą Ci radykalnie usprawnić proces onboardingu w Twojej firmie, nawet jeśli nie masz pracowników HR.