Prosta zasada parsowania poczty pomoże Ci zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Autor systemu Getting Things Done (GTD) podzielił się life hackiem, który pomaga mu szybko uporać się z drobnymi zadaniami.

Nieprzeczytane wiadomości natychmiast gromadzą się w poczcie. Jest to ciągła rozrywka i utrudnia efektywne zarządzanie czasem.

Guru produktywności David Allen stosuje tak zwaną regułę dwóch minut, aby pomóc Ci uporać się z zatłoczoną skrzynką odbiorczą. Gdy tylko przychodzi nowy list, Allen podejmuje decyzję. Jeśli można odpowiedzieć w ciągu dwóch minut lub mniej, odpowiada natychmiast. Jeśli odpowiedź wymaga poważnego rozważenia, pomija list.

Nie odkładaj na później tego, co możesz zrobić w dwie minuty.

Listy, które należy rozważyć, odkłada na inny czas. „Podejmowanie decyzji męczy nas psychicznie” - wyjaśnia Allen. „Wybór butów do noszenia rano pochłania energię psychiczną, podobnie jak przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu”.

Nawet drobne decyzje powodują zmęczenie. Dlatego Allen wraca do poszczególnych listów, kiedy ma na nie czas i energię. Najczęściej zajmuje się nimi rano.

Spróbuj traktować pocztę w ten sam sposób. Jeśli nie chcesz rozpraszać się każdym nowym listem, posortuj swoją skrzynkę odbiorczą, gdy masz wolny czas lub gdy nie masz energii na duże zadania.

Zasada dwóch minut pomoże wyczyścić skrzynkę odbiorczą i głowę. Po prostu nie stosuj tego do wszystkich zadań: nie możesz wykonywać dwuminutowych zadań przez cały dzień.

Zasada jest odpowiednia, gdy trzeba pozbyć się małych przypadków i wydajnie pracować nad dużymi projektami.