Jak zwiększyć produktywność spotkań

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Przedsiębiorca i inwestor Ray Dalio zdradzili tajniki udanych spotkań.

1. Ustal, kto prowadzi spotkanie i dla kogo się ono odbywa

Każde spotkanie musi osiągnąć czyjś cel. To osoba, która powinna kierować rozmową. Określa cele spotkania i sposoby ich rozwiązywania. W przeciwnym razie wszyscy będą mówić losowo i nie będzie owocnej dyskusji.

2. Zdecyduj, jaki rodzaj komunikacji będzie dominował

Forma spotkania uzależniona jest od celu spotkania. Na przykład dyskusja i wykład instruktażowy prowadzone są na różne sposoby. Dyskusje trwają długo. Im więcej jest uczestników, tym bardziej się ciągną. Dlatego ostrożnie dobieraj uczestników spotkania.

Nie zapraszaj tylko tych, którzy zgadzają się z Twoją opinią. Unikaj zarówno myślenia grupowego, gdy uczestnicy nie wyrażają własnych opinii, jak i podejmowania pojedynczych decyzji.

3. Bądź wytrwały i otwarty

Będziesz musiał radzić sobie z konfliktami, wyjść z impasu i mądrze zarządzać swoim czasem. Trudności zwykle pojawiają się, gdy mówi niedoświadczony pracownik. Zważ to, co jest dla Ciebie ważniejsze: oszczędzaj czas bez omawiania jego opinii lub zrozum, jak myśli. Druga opcja pomoże określić, jak dana osoba poradzi sobie z określonymi obowiązkami. Jeśli masz czas, porozmawiaj z nim, gdzie się myli. Ale zawsze przyznawaj się do błędu.

4. Nie przeskakuj z jednego tematu na drugi

Tak więc na spotkaniu nie zostanie rozwiązany żaden problem. Aby tego uniknąć, zaznacz rozmowę na tablicy.

5. Postępuj zgodnie z logiką rozmowy

Podczas sporów emocje są wysokie i utrudniają obiektywny odbiór rzeczywistości. Zachowaj spokój i racjonalność. Na przykład ludzie czasami mówią: „Myślę, że to prawda”, a potem zachowują się, jakby to był ustalony fakt. Choć ich rozmówcy widzą sytuację zupełnie inaczej. Aby w rozmowie dominowała logika, a nie emocje, zapytaj taką osobę: „Czy to naprawdę prawda?”

6. Rozłóż obowiązki każdego uczestnika

Kiedy decyzje podejmuje grupa, często zapomina się o przypisaniu odpowiedzialności. A wtedy nie jest jasne, kto powinien co robić i kto jest za to odpowiedzialny. Pamiętaj, aby jasno określić obowiązki każdego członka decyzji grupowej.

7. Wprowadź zasadę dwóch minut

Daj każdemu dwie minuty na spokojne wyrażenie swoich myśli. I dopiero wtedy przedyskutuj jego propozycję. W ten sposób wszyscy uczestnicy wyrażą swoją opinię bez obawy, że zostaną im przerwani lub niezrozumiani.

8. Zatrzymaj tych, którzy mówią za szybko

Szybka mowa jest trudniejsza do zrozumienia. Niektórzy to wykorzystują. Ludzie nie chcą wydawać się głupimi i nie pytają ponownie, nawet jeśli czegoś nie rozumieją. Nie daj się nabrać na tę przynętę. Twoim obowiązkiem jest wyjaśnienie wszelkich niejasności i rozwiązywanie sporów. Więc nie bój się powiedzieć: „Przepraszam, nie zrozumiałem. Czy możesz mówić wolniej? A potem zadaj zaległości pytań.

9. Podsumuj rozmowę

Jeśli wszyscy wymienili się pomysłami, wyciągnij wnioski. Jeśli dojdziesz do porozumienia na spotkaniu, powtórz to na głos. Jeśli nie, też to powiedz. Jeśli określiłeś zadania na przyszłość, podziel je wśród uczestników i określ terminy.

Zapisz wnioski, teorie robocze i problemy, aby każdy miał do nich dostęp. Ułatwi to śledzenie postępów.