Jak skutecznie korzystać z Gmaila: 25 wskazówek

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-13 02:41

Nawet jeśli na co dzień pracujesz z Google Mailem, prawdopodobnie nie znasz wszystkich jego możliwości. Oto 25 wskazówek dotyczących efektywnego korzystania z Gmaila, które ułatwią wykonywanie wielu zadań i oszczędzą czas.

1. Od czego zacząć

Zmień tło

Zamiast widzieć zwykłe białe tło Gmaila, urozmaicić swoją skrzynkę odbiorczą czymś krzykliwym. Wystarczy wybrać sekcję "Motywy" w ustawieniach w prawym górnym rogu, aby ustawić nowe tło z proponowanych opcji lub wgrać własny obraz.

Alternatywnie możesz poeksperymentować z ustawieniami interfejsu. W trybie „Spacious” będziesz mieć dużo wolnego miejsca, a „Compact” jest dobry, gdy musisz zmieścić jak najwięcej wiadomości na ekranie.

Dodaj znajomych (i wiadomości)

Aby dodać swoje kontakty i stare wiadomości do systemu (nie ma znaczenia, czy używasz Gmaila po raz pierwszy, czy tworzysz dodatkowe konto), przejdź do "Ustawienia" → "Konta i importuj" i wybierz link "Importuj pocztę i kontakty". Umożliwi to dodanie danych z innych skrzynek pocztowych.

Spraw, aby Gmail wyglądał jak Outlook

W Ustawienia → Laboratorium włącz funkcję Okienko podglądu, aby zobaczyć pełny tekst wiadomości po prawej stronie, tak jak w Outlooku. Przyzwyczajenie to druga natura, więc jeśli przez całe życie pracowałeś z firmową pocztą e-mail i dopiero teraz próbujesz zaznajomić się z Gmailem, Viewport ułatwi Ci przejście.

Po włączeniu zobaczysz różne opcje wyświetlania w menu rozwijanym po lewej stronie ustawień.

Skoncentruj się na podstawach

Gmail może zdecydować, które wiadomości są dla Ciebie ważniejsze. Sprytne, co? W obszarze Ustawienia → Skrzynka odbiorcza wybierz Śledź moją aktywność w poczcie e-mail…, aby Gmail przeanalizował Twoje wiadomości.

Możesz także wybrać funkcję „Dołącz znaczniki” lub „Ignoruj filtry” (więcej o filtrach omówimy poniżej) i zmienić typ folderu, aby ważne wiadomości były wyświetlane na górze. Następnie w menu „Ustawienia” → „Ogólne” w sekcji „Powiadomienia na pulpicie” (jeśli korzystasz z przeglądarki Chrome, Firefox lub Safari) możesz wybrać opcję „Włącz powiadomienia o ważnych wiadomościach e-mail”.

Pozbądź się wątku liter

Są dwa rodzaje ludzi: ci, którzy kochają funkcję wiązania i ci, którzy nienawidzą jej mocą tysiąca słońc. Jeśli należysz do drugiej grupy, przejdź do sekcji „Ustawienia” → „Ogólne” i wyłącz „Łańcuchy liter”.

2. Zachowaj porządek

Archiwizuj wszystko

Gmail umożliwia archiwizowanie wiadomości zamiast ich usuwania. Dzieje się tak, abyś nie musiał martwić się o dostępność wolnego miejsca i stale czyścić swoją szufladę. Jeśli chcesz zarchiwizować wiadomość, otwórz ją i kliknij drugą ikonę od lewej (pole ze strzałką skierowaną w dół). Wiadomość będzie czekała na Ciebie na karcie Cała poczta na lewym pasku bocznym.

Śledź swoje archiwum

Bez względu na to, ile miejsca Gmail zapewnia do bezpłatnego przechowywania plików, jest rok 2016 i ludzie wysyłają coraz więcej załączników. Jeśli osiągnąłeś limit pamięci, czas pozbyć się niektórych wiadomości. Kliknij strzałkę w polu wyszukiwania, zaznacz pozycję "Istnieją załączniki", wybierz rozmiar 10 MB i kliknij przycisk z lupą. Spowoduje to wyświetlenie wszystkich wiadomości powyżej 10 MB. Zaznacz pole dla listów, których na pewno już nie potrzebujesz i wyślij je do kosza.

Odpowiedz i zarchiwizuj

Po co zostawiać wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej, skoro już na nią odpowiedzieliście? Użyj funkcji „Wyślij i archiwizuj”, aby uniknąć zaśmiecania przychodzących wiadomości podczas oczekiwania na odpowiedź na list. Przejdź do „Ustawienia” → „Ogólne” i wybierz „Pokaż przycisk” Wyślij i zarchiwizuj „w odpowiedzi”. Teraz możesz odpowiadać w zwykły sposób, gromadząc wiadomości w skrzynce odbiorczej, jeśli chcesz, lub natychmiast archiwizuj niepotrzebne e-maile podczas odpowiadania.

Używaj etykiet i filtrów

Do każdej wiadomości możesz dodać etykietę. Nowe skróty pojawią się na lewym pasku bocznym. Wystarczy otworzyć list i kliknąć ikonę „Etykiety” – druga od prawej. Teraz utwórz nowy skrót lub wybierz istniejący (przy okazji, możesz przeciągnąć skrót z paska bocznego bezpośrednio do wiadomości).

Kliknij przycisk „Więcej” i wybierz „Filtruj podobne e-maile”, a następnie „Utwórz filtr na podstawie tego zapytania”. Możesz napisać osobny artykuł o filtrach Gmaila, więc zapoznaj się z sekcją „”, aby uzyskać więcej informacji.

Kup dodatkowe miejsce do przechowywania

Jeśli jesteś całkowicie zmęczony kłopotaniem się problemem przechowywania plików, możesz wydać pieniądze na dodatkową przestrzeń. Przewiń stronę wiadomości, a w lewym dolnym rogu zobaczysz, ile miejsca Ci zostało, a także link „Zarządzaj”.

Jeśli masz prawie 100% zajętej powierzchni, skorzystaj z linku. Plan 100 GB kosztuje 139 rubli miesięcznie, a dodatkowe miejsce można wykorzystać nie tylko na Gmaila, ale także na Dysku Google i Zdjęciach Google, jeśli z nich korzystasz.

3. Traktuj to poważnie

Zmień tryb wyświetlania wiadomości e-mail na stronie

Spróbuj zwiększyć liczbę wiadomości na stronie do 100, aby na pierwszy rzut oka przejrzeć całą gamę swoich listów. Przejdź do Ustawienia → Ogólne → Maksymalny rozmiar strony. Tam możesz również wybrać wyświetlanie 10, 15, 20, 25 i 50 wiadomości na stronie.

Rozłóż wszystko według koloru

Wiadomość można bardzo szybko oznaczyć jako ważną, ale różne wiadomości mogą mieć różne stopnie ważności. Przejdź do Ustawienia → Ogólne → Gwiazdy i wybierz Wszystkie gwiazdy. Teraz, jeśli klikniesz na gwiazdkę, zaznaczając literę, za każdym kliknięciem zmieni ona kolor. Pomoże Ci to posortować ważne wiadomości według ich treści.

Zmień wiadomości w listy rzeczy do zrobienia

Możliwe, że już myślisz o swojej skrzynce odbiorczej jako o jednej ogromnej liście rzeczy do zrobienia. Dlaczego więc nie zamienić swoich e-maili w zadania, które możesz przekreślić? Kliknij przycisk „Więcej” w aktywnej rozmowie i wybierz „Dodaj do zadań”. Ten wątek pojawi się teraz w Zadaniach Google wraz z linkiem do oryginalnego posta.

Śledź liczbę nieprzeczytanych wiadomości

W sekcji „Ustawienia” → „Laboratorium” włącz funkcję „Ikona nieprzeczytanych wiadomości”. Jeśli, jak każda normalna osoba, masz otwartą kartę poczty przez cały dzień, zawsze zobaczysz, ile pozostało nieprzeczytanych wiadomości. Dzieje się tak na wypadek braku stresu.

Praca offline

Jeśli korzystasz z przeglądarki Google Chrome, masz możliwość pracy w poczcie w trybie offline. Oczywiście nie będziesz mógł wysyłać i odbierać nowych wiadomości, ale możesz przenosić listy z folderu do folderu i tworzyć wersje robocze. Aby włączyć tę funkcję, przejdź do Ustawienia → Offline.

Daj dostęp do swojego konta sekretarce

Jeśli nadal nie radzisz sobie z listami, możesz przekazać całą tę okropność swojej sekretarce. W tym celu przejdź do „Ustawienia” → „Konta i importuj”, wybierz „Przyznaj dostęp do swojego konta” i dodaj innych użytkowników Google. Nie będą mieli prawa do zmiany Twoich ustawień i hasła, ale będą mogli czytać, archiwizować wiadomości i oczywiście odpowiadać na nie. List będzie podpisany Twoim imieniem i nazwiskiem sekretarza w nawiasach, aby uniknąć nieporozumień.

4. Kontroluj czynnik ludzki

Blokuj adresy

Niektórzy w ogóle nie rozumieją podpowiedzi. Na szczęście możesz zablokować dowolną osobę (lub witrynę) za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Po otrzymaniu wiadomości od kogoś, kogo chcesz dodać do czarnej listy, kliknij strzałkę w prawym górnym rogu i wybierz funkcję „Zablokuj użytkownika”.

Teraz wszystkie wiadomości z tego adresu trafią bezpośrednio do spamu.

Znajdź stare litery

Chcesz szybko znaleźć wszystkie wiadomości od znajomego na raz? Po prostu najedź kursorem na nazwę nadawcy ze skrzynki odbiorczej lub z określonej litery, a pojawi się wizytówka. Następnie kliknij link „Rozmowy”, aby wyświetlić wszystkie wiadomości od tego kontaktu.

Anuluj niewłaściwie wysłane wiadomości

Wszyscy przypadkowo wysłaliśmy kiedyś listy na zły adres. Na szczęście w Gmailu możesz po prostu cofnąć wysyłanie. Przejdź do sekcji „Ustawienia” → „Ogólne” i włącz funkcję „Cofnij wysyłanie”. Tutaj możesz również wybrać okres czasu na anulowanie wysyłki: od 5 do 30 sekund. Następnym razem, gdy wyślesz wiadomość, zobaczysz „Anuluj” u góry.

Pomiń wiadomości grupowe

Możesz łatwo opuścić wątek wiadomości grupowych, klikając przycisk Więcej i wybierając Ignoruj. Teraz pominiesz wszystkie wiadomości z wyjątkiem tych, w których jesteś jedynym odbiorcą listu.

Jeśli chcesz wrócić do wiadomości grupowej, wpisz zapytanie: wyciszone w polu wyszukiwania, dzięki czemu zobaczysz wszystkie ignorowane wątki. Następnie wybierz opcję Nie ignoruj z menu Więcej. Chyba że, oczywiście, w ogóle nie współczujesz sobie.

5. Oszczędź czas

Twórz nowe konta, gdziekolwiek jesteś

Załóżmy, że chcesz bardzo dokładnie filtrować wiadomości lub na przykład utworzyć dodatkowe konto dla usług, które korzystają już z Twojego głównego konta Gmail. W takim przypadku możesz utworzyć wirtualny adres pocztowy powiązany z adresem głównym, po prostu dodając „+ dowolne słowo” przed symbolem @ podczas pisania. Na przykład „Twój adres to [email protected]” w przypadku zakupów online.

Wszystkie odpowiedzi zostaną przesłane na Twój główny adres Gmail.

Wysyłaj wiadomości we śnie

Spraw, aby klienci i współpracownicy pomyśleli, że jesteś maniakalnym pracoholikiem, programując ich do wysyłania wiadomości w nocy za pomocą rozszerzenia dostępnego dla Chrome, Safari i Firefox. W wersji darmowej możesz wysłać do 10 wiadomości miesięcznie.

Ponadto to rozszerzenie zamieni Twoje e-maile w przypomnienia, nie wyświetlając ich w skrzynce odbiorczej, dopóki nie będziesz gotowy, aby na nie odpowiedzieć. Jest to idealne rozwiązanie do tworzenia wyglądu pustej skrzynki odbiorczej w piątek wieczorem.

Automatycznie odpowiadaj na zduplikowane prośby

Jeśli denerwujący klienci zalewają Cię takimi samymi prośbami, nie musisz wpisywać tej samej odpowiedzi w kółko. Wystarczy włączyć funkcję „Szablony odpowiedzi” w sekcji „Ustawienia” → „Laboratorium”. Następnym razem, gdy wydrukujesz odpowiedź, zapisz ją jako szablon i wyślij ją do wszystkich tych samych żądań.

6. Kliknij mniej

Daj swojej myszy przerwę

Prawie wszystko w Gmailu można zrobić za pomocą klawiatury. Podstawowe skróty klawiaturowe działają domyślnie, ale nie zapomnij przejść do Ustawienia → Ogólne i włączyć funkcję Skróty klawiaturowe. Zapisz zmiany, a następnie kliknij znak zapytania, aby zobaczyć możliwe skróty klawiaturowe.

Przestań sprawdzać inne skrzynki pocztowe

W sekcji „Ustawienia” → „Konta i import” kliknij link „Dodaj swoje konto pocztowe POP3”, a Gmail pobierze Twoją pocztę z innych skrzynek pocztowych. Następnie skonfiguruj wysyłanie wiadomości: możesz odpowiadać zarówno ze swojego adresu Gmail, jak i z innych adresów e-mail.