Jak 7 funkcji jednego organizatora pomogło mi uporządkować?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

MyLifeOrganized (MLO) może radykalnie zmienić jakość Twojego życia i pomóc Ci uporządkować sprawy. Oferuje skuteczną metodykę zarządzania biznesem i czasem.

Wszyscy ludzie, którzy planują lub dopiero planują swoje życie, nieustannie poszukują najefektywniejszej metody zarządzania biznesem i czasem. A te poszukiwania mogą trwać latami. Trudno spierać się z powiedzeniem „Albo planujesz swoje życie, albo ci się to przytrafia”.

Czy wiesz, jak planują w wojsku? Raz w miesiącu wszyscy oficerowie siedzą w klasie, gdzie muszą zapisywać w specjalnym zeszycie typowe zadania miesiąca, plan na miesiąc i plan na każdy tydzień. Wszystko to jest pomalowane kolorowymi kredkami i zatwierdzone przez dowódcę jednostki. Potem plan jest zapomniany do przyszłego miesiąca i, szczerze mówiąc, był to tylko pokaz. A jeśli to jeszcze prostsze, to na FIG nikt tego nie potrzebuje. Planuję to od 13 lat…

Po odejściu z wojska zostaliśmy z żoną zaproszeni na szkolenie „Planowanie strategiczne na przyszły rok”. A największym odkryciem było to, że wszystko, co zaplanowałem na ten rok, wykonałem w trzy miesiące. Planowanie, teraz „realnie osiągalne”, stało się integralną częścią mojego życia.

Na początku wszystko było na papierze. Wraz z rozwojem technologii zaczął szukać alternatywnych opcji dla komputera, a później gadżetów mobilnych.

W książce „Jak uporządkować rzeczy” David Allen powiedział, że nie ma takiego oprogramowania, które całkowicie kontrolowałoby wszystkie procesy życia, biznesu itp. Być może w momencie pisania książki tak właśnie było. Ale nie teraz…

Poszukiwania skutecznych metod przerwałem od momentu zapoznania się z nimi MyLifeOrganized (MLO). To drastycznie wpłynęło na jakość mojego życia i teraz skupiam się tylko na wykonaniu zaplanowanych działań.

Czym MLO różni się od innych organizatorów?

Oto lista pierwszych siedmiu punktów, którymi chciałbym się dzisiaj z wami podzielić.

1. Hierarchia

Wygląd głównego okna organizatora nie jest ograniczony żadnymi szablonami ani regułami. Tworzysz własny diagram struktury celów, projektów i innych zadań, które są wyświetlane schematycznie w hierarchii i są zorganizowane w drzewie.

W ciągu trzech lat korzystania z MLO przeszedłem przez wiele schematów tworzenia list rzeczy do zrobienia i ostatecznie ustaliłem hierarchię koła życia. „Koło życia” to bardzo potężna technika psychologiczna, wszechstronny rozwój człowieka we wszystkich sferach życia, który nie pozwala biznesmenowi być nieszczęśliwym w relacjach osobistych, a dobremu człowiekowi i ojcu pozostać w domu bez pieniędzy. Oznacza to, że mój diagram zaczyna się od kierunków życia (oczywiście wszystko jest pomalowane na różne kolory):

• Praca;
• biznes;
• Dom;
• rodzina i relacje;
• zdrowie i sport;
• jasność życia;
• rozwój osobisty itp.

To pozwala mi zobaczyć, w jakim sektorze postawiłem sobie cele, który należy dokręcić i gdzie jest brutalna siła z rocznym obciążeniem. A mimo to jest to bardzo wygodne, jeśli musisz skupić się na jakimś konkretnym sektorze.

Nawiasem mówiąc, w takiej hierarchii zadanie nie będzie aktywne na liście zadań do wykonania, dopóki wszystkie jego podzadania nie zostaną zakończone, a za to specjalne podziękowania wewnętrznemu algorytmowi budowania listy zadań do wykonania wbudowanemu w MyLifeOrganized.

2. Automatyczne planowanie swoich spraw

Najfajniejszą funkcją MLO, której nie widziałem w żadnym organizatorze, jest automatyczne porządkowanie Twojej listy rzeczy do zrobienia, biorąc pod uwagę priorytet zadania, który jest ustalany przez datę rozpoczęcia, termin wykonania, ważność i pilność zadania. W "Schemacie" ustawiasz parametry swojego zadania i to wszystko! Następnie program kompiluje dla Ciebie uporządkowaną listę zadań do wykonania.

Jeśli jesteś zwolennikiem ręcznego sortowania zadań, jest coś dla Ciebie…

3. Elastyczność. Działa tak, jak chcesz: filtry, widoki, fokus, automatyczne formatowanie

Elastyczność ustawień i funkcji tego organizera jest po prostu niesamowita. W porównaniu do sztuk walki, MLO jest „oktagonem bez reguł”, gdzie dosłownie wszystko jest dozwolone. Najważniejsze, że wszystko to jest skuteczne i prowadzi do pożądanego rezultatu!

Wszelkiego rodzaju planowanie (GTD, Covey, „Autofocus” i inne)! Zarządzanie bieżącymi sprawami! Osiągnięcia celów!

Możesz:

• Twórz własne typy zadań i list, które tylko wyobraźnia może narysować w Twojej głowie.
• Pokoloruj swój system za pomocą automatycznego formatowania (ikony, kolory, wypełnij zgodnie z określonymi zasadami).
• Za pomocą skupienia skoncentruj się na jednym konkretnym kierunku, celu, projekcie.
• Korzystając z filtrów, dostosuj listę aktywnych zadań do wszelkich niezbędnych warunków (konteksty, terminy, czas wykonania, wymagany nakład pracy, zgodność z innymi parametrami).
• Wszystko, co możesz zrobić z funkcjami tego programu. Ale najważniejsze jest to, że wszystko to można wykorzystać tylko w razie potrzeby. Potrzebujesz prostej listy rzeczy do zrobienia - proszę. Program nie jest przeładowany ustawieniami, które są w tej chwili zbędne.

Jestem silnym wzrokiem! Dlatego dla mnie wszystko, co wiąże się z „widzeniem”, jest bardzo ważne dla percepcji. I tu nie chodzi nawet o piękno waszego systemu, ale o to, że wszystko to wyraźnie pomaga mi być bardziej efektywnym.

W MLO wszystko to jest dostępne za pośrednictwem funkcji automatycznego formatowania. A co najważniejsze, nie ma twardych i szybkich zasad, tylko moje fantazje:

• Wszystkie ważne zadania są wyróżnione na czerwono i pogrubioną czcionką.
• Za pomocą flag deleguję zadania i w pełni je kontroluję (ustawiam zadanie, trzymam je pod kontrolą, czekam na wykonanie), a także wykonuję i kontroluję zadania przydzielone mi przez kierownictwo (oczekuje się ich wykonania przeze mnie).
• Foldery w różnych sekcjach mają dla mnie różne kolory i możesz zobaczyć, czy w tym folderze są zadania, czy nie. Jest to bardzo wygodne i oszczędza czas pracy z zadaniami i folderami.
• Przypisałem swoje ikony do określonych grup zadań (połączenia, drukowanie) itp.

Jak mówią, lepiej raz zobaczyć niż sto razy usłyszeć, więc oto ekran mojego osobistego diagramu roboczego w całej okazałości:

4. Zależności

Istnieją zadania, których nie można wykonać, dopóki inne zadanie nie zostanie zakończone:

• Nie możemy powiesić obrazu, dopóki nie kupimy śrubki z kołkiem i nie pożyczymy dziurkacza od sąsiada.
• Nie możemy ugotować owsianki, dopóki nie kupimy płatków zbożowych i innych składników.

I jest wiele podobnych przykładów. MyLifeOrganized bierze pod uwagę wszystkie te zależności, organizuje i pokazuje jasno.

Co więcej, możesz nie tylko skonfigurować zależność jednego zadania od drugiego, ale także określić przedział czasu, po którym następne zadanie stanie się aktywne.

5. Przegląd

Są zadania i pomysły, których w tej chwili nie można zrealizować. Te problemy w GTD są sklasyfikowane jako Someday / Maybe i zalecane są do przeglądu w cotygodniowym przeglądzie, aby nie przegapić ważnego pomysłu we właściwym czasie.

Dla takich zadań w MyLifeOrganized istnieje osobny widok „Przegląd”, w którym możesz ustawić częstotliwość, z jaką chcesz je przeglądać (odświeżanie w pamięci, aby podjąć decyzję o działaniu lub odłożyć więcej).

Zgadzam się, nie wszystkie pomysły, marzenia i zadania na przyszłość wymagają cotygodniowego przypominania o sobie.

• To, co chcę kiedyś kupić, ustawiam w programie do oglądania raz w miesiącu przed wypłatą.
• Miejsca, w których chcę odwiedzić/odpocząć/podróżować, ustawiam na roczne lub półroczne oglądanie.

6. Parsowanie

Dla wygody szybkiego wprowadzania zadań na raz z pewnymi właściwościami, program ma parsowanie wprowadzania tekstu.

Co to jest?

Wystarczy napisać przy wpisywaniu zadania „Uruchom zadanie jutro o 10:00, przypomnij o 5@Praca” i wciśnij Alt + Enter, a sam program przypisze zadaniu „Uruchom zadanie” datę rozpoczęcia i termin wykonania datę, ustaw przypomnienie, przypisz najwyższy stopień ważności i niezbędny kontekst.

A to tylko jeden przykład, a takich opcji w MLO jest ogromna liczba.

Oto przykłady prawidłowych danych wejściowych z podręcznika MyLifeOrganized, które można przekonwertować na podaną liczbę i godzinę:

• jutro o 15:00;
• w ciągu 5 dni;
• piątek (najbliższy przyszły piątek);
• wt 11:20;
• 26 stycznia;
• po 3 tygodniach 14:00;
• po 30 minutach;
• 2 miesiące później;
• dzisiaj za 1 godzinę 25 minut;
• za rok.

7. Przypomnienie na miejscu

Przypomnienia na urządzeniach z Androidem i iOS mogą być nie tylko ograniczone czasowo, ale także zależne od lokalizacji.

Pamiętasz przykład baterii do latarek Davida Allena? To dobrze, mówią, żeby system przypominał rozładowane baterie w sklepie, a nie w domu, gdy potrzebujesz latarki.

Tak więc MyLifeOrganized przypomni Ci dokładnie w sklepie.

Wyjście

Ten organizer można porównać do osobistej sekretarki, która jest stale z tobą, całkowicie naprawia wszystkie sprawy twojego życia i przypomina ci o wszystkim na czas.

W tym artykule skupiłem się tylko na siedmiu najważniejszych dla mnie punktach tego organizatora. Jestem pewien, że po opanowaniu funkcjonalności tego programu będziesz tak efektywny i wydajny, jak to tylko możliwe i nigdy niczego nie zapomnisz.

Jeśli nagle nie możesz rozwiązać problemów związanych z planowaniem z używanym organizerem lub masz jakieś indywidualne wymagania dla swojego planisty, napisz o tym w komentarzach do tego artykułu.

Udowodnię Ci, że w tym kierunku nie ma rzeczy niemożliwych!

Powodzenia i maksymalnych wyników.

mylifeorganized