Jak być bardziej produktywnym: wskazówki od twórcy usługi Asana

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Wspaniała usługa Quora nadal zachwyca nas świetnymi odpowiedziami na palące pytania. Tym razem chcemy Wam opowiedzieć, co Justin Rosenstein, znakomity programista i przedsiębiorca internetowy, który włożył wysiłek w tworzenie tak znanych projektów jak Gmail, Facebook czy Asana, powiedział w odpowiedzi na zaproszenie do podzielenia się swoimi sekretami produktywności.

Podczas swojej kadencji jako programista i kierownik projektu Justin dowiedział się z pierwszej ręki, jak ważna jest właściwa organizacja, i włożył wiele wysiłku w tę kwestię. W rezultacie zdał sobie sprawę, że skuteczność każdego działania zależy od wielu parametrów i wymaga optymalizacji w trzech kierunkach jednocześnie: uporządkowania otoczenia, umysłu i samego procesu pracy.

Optymalizacja środowiska

Unikaj wszelkich zakłóceń

Zacznijmy od razu: wielozadaniowość szkodzi Twojej produktywności!

Tak, twoje uczucia mogą cię oszukać i możesz poczuć się jak geniusz produktywności, pracując nad wieloma zadaniami w tym samym czasie. Ale w rzeczywistości tak nie jest, a dowodzą tego liczne badania naukowe. Powtarzające się ciągłe przełączanie między zadaniami naprawdę Cię spowalnia!

Dlatego pierwszą i najważniejszą rzeczą jest skupienie.

Włącz tryb Nie przeszkadzać w telefonie komórkowym.
Zamknij wszystkie okna i karty przeglądarki, które nie są związane z bieżącym zadaniem.
Jeśli chcesz wysłać list, nie przeglądaj nieprzeczytanej korespondencji.
Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail na swoim komputerze.
Wyloguj się ze wszystkich czatów.

Poszukaj stanu przepływu

Jeśli jesteś ciągle rozkojarzony, a cały Twój dzień składa się z gąszczu spotkań, rozmów telefonicznych i rozmów z kolegami, to bardzo trudno jest znaleźć ten szczególny stan zwany flow. To właśnie w tym stanie osiąga się najlepszą wydajność i przychodzą rozwiązania nawet najbardziej złożonych problemów.

Zarezerwuj specjalne godziny na spotkania i konferencje. Niech wszyscy Twoi koledzy wiedzą, że najlepiej kontaktować się z Tobą tylko w tym czasie.
Jeśli to możliwe, poproś kierownictwo firmy o zarezerwowanie jednego dnia w tygodniu, w którym nie będzie żadnych spotkań.
Śledź swoje wyniki o różnych porach dnia. Staraj się rozdzielać zadania zgodnie z poczynionymi obserwacjami.

Mistrzowskie narzędzia pracy

Jeśli twoja główna praca jest związana z komputerem, to za każdym razem, gdy sięgasz po mysz, tracisz kilka sekund i wychodzisz ze stanu przepływu. Naucz się i używaj najważniejszych skrótów klawiaturowych, które nie tylko oszczędzą Twój czas, ale także ograniczą rozproszenie.

Klawisze skrótu są obecne nie tylko w każdym programie, ale także w większości aplikacji internetowych. Wiele z nich jest identycznych, więc gdy nauczysz się jednego skrótu klawiszowego, możesz go używać cały czas.
Użyj programu, aby szybko uporządkować okna na pulpicie.

Optymalizacja umysłu

Wszystko, co musisz wiedzieć o odpowiedniej motywacji i zaangażowaniu, znajdziesz w książkach amerykańskiego dziennikarza i pisarza. Od nich dowiesz się, że tak naprawdę nie powinieneś zarządzać czasem i zadaniami, ale swoją energią.

Rób regularne przerwy

Zdrowy rozsądek podpowiada nam, że im więcej czasu spędzamy w pracy, tym więcej robimy. Ale to wcale nie jest prawda. Ludzie nie są robotami, potrzebujemy czasu na regenerację i odpoczynek. Badania pokazują, że robienie krótkiej przerwy co 90 minut może znacznie zwiększyć ogólną produktywność.

Medytować

Tutaj już wszystko zostało napisane o korzyściach płynących z medytacji.

Zająć się swoim ciałem

Pij wodę. Na początku każdego dnia stawiam na stole pięć wysokich szklanek wody. Piję je wszystkie przez resztę dnia. Ich wygląd nie pozwala zapomnieć o potrzebie picia większej ilości.
Jedz dobrze. Obfity posiłek z nadmiarem węglowodanów może być prawdziwą katastrofą dla Twojej produktywności.
Idź na sport. Ćwiczenia cardio przynajmniej dwa razy w tygodniu dodadzą Ci dodatkowego zastrzyku energii.
Krótko mówiąc, upewnij się, że nie wykorzystujesz swojego wolnego czasu na krzywdzenie siebie, ale raczej na przywrócenie i zwiększenie rezerw energii.

Znajdź przyczyny zwlekania i napraw je

Zwykle zwlekamy nie dlatego, że jesteśmy patologicznie leniwi, nie. Zwykle powodem jest to, że zadanie przed nami powoduje pewien ukryty (lub oczywisty) dyskomfort. Możesz tego uniknąć w następujący sposób:

Postaraj się szczerze przyznać przed samym sobą, jaki jest powód twojego zwlekania i zwlekania. Zapisz na papierze, czego konkretnie nie lubisz w swojej pracy lub bieżącym zadaniu.
Podziel zadanie na kilka prostych kroków i wykonuj je pojedynczo.
Jeśli w tej chwili nie jesteś w stanie zmusić się do zrobienia czegoś, przejdź do innego, łatwiejszego i przyjemniejszego, i nie uciekaj od razu bez celu, przeglądając kanał na Facebooku. W takim przypadku twoja praca jakoś się poruszy, a nie stanie w miejscu.

Optymalizacja procesu

Miej jasny plan pracy. Wyraźnie podziel wszystkie swoje zadania w nim według ich ważności i pilności. Precyzyjne ustalanie priorytetów spraw jest kluczem do produktywności.

Nie rozpoczynaj pracy, dopóki wszystkie kolejne kroki nie będą dla Ciebie jasne i zrozumiałe.
Zacznij od podstaw. Określ, jaki jest twój cel. Dlaczego chcesz to osiągnąć? Jakie kroki są wymagane, aby to osiągnąć? Kto odpowiada za każdy krok? W jakiej kolejności należy wykonywać czynności?

Zbierz zespół. Niektórzy ludzie wolą pracować w pojedynkę, ale nie robi się wielkich rzeczy w ten sposób.

Znajdź kolegę z zespołu, z którym najłatwiej Ci pracować. Czasem zdarzają się zadania, z którymi można walczyć przez kilka dni w samotności, ale też z pomocą partnera zostaną one wykonane w kilka godzin. „Programowanie w parach” jest powszechną techniką tworzenia oprogramowania, ale można ją zastosować do wszystkiego innego.
Jeśli nadal wolisz pracować samodzielnie, to czasami rób krótkie spotkania z samym sobą. Możesz zadawać sobie pytania o to, nad czym aktualnie pracujesz, jakie napotkałeś trudności i jakie zadania masz do rozwiązania bezpośrednio w edytorze tekstu lub czasopiśmie. Formułowanie i zapisywanie odpowiedzi na te i inne pytania bardzo pomaga spojrzeć na ten proces z zewnątrz.
Ustalaj i ogłaszaj publicznie terminy. Jeśli śmiało powiedziałeś w obecności wszystkich, że skończysz tę pracę do piątku, będziesz musiał zejść z drogi, aby nie być znanym jako próżna rozmowa.
Śledź postęp każdego zadania. Oczywiście jako twórca serwisu polecam go do organizacji pracy indywidualnej i zespołowej.
Pod koniec każdego dnia zostaw czas na podsumowanie. Staraj się szczerze mówić o swoich obecnych osiągnięciach i niepowodzeniach. Wyciągnij wnioski z popełnionych błędów.

Wymienione powyżej wskazówki i triki nie znaczą zbyt wiele, abyś z dnia na dzień stał się najbardziej produktywną osobą na świecie. Ale razem tworzą potężny system, który pomoże Ci pracować wielokrotnie wydajniej.