Jak być bardziej produktywnym: 7 głównych zasad

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Trener biznesu podpowie Ci, jak opracować własną strategię i zacząć osiągać więcej, wydając mniej energii.

Mark Pettit pomaga przedsiębiorcom i firmom działać lepiej. I przez lata praktyki sformułował siedem podstawowych zasad produktywności.

1. Miej jasny obraz tego, co się dzieje

Zanim zaczniesz robić plany, najpierw musisz zrozumieć, gdzie jesteś teraz. Analizuj swoją pracę od samego początku do chwili obecnej.

To da ci prawdziwe poczucie tego, co już ulepszyłeś, co jest już naprawdę dobre i co jeszcze chcesz zmienić. Aby to zrobić, musisz wykonać następujące czynności.

Określ swoje pragnienia

Jasno określ swoje cele dotyczące wydajności. Czy w pełni rozumiesz, co robisz i dlaczego oraz jaki powinien być idealny rezultat?

Gdy odpowiesz sobie na te pytania, zrozumiesz, jakich konkretnych ulepszeń potrzebujesz. Kiedy wyraźnie widzisz przed sobą wynik i jesteś zmotywowany do jego osiągnięcia, pracujesz wydajniej.

Zastanów się, jakich zmian oczekujesz

Ważne jest, aby zrozumieć, jak konkretne ulepszenia wpłyną na Twoją firmę i życie osobiste - to inspirujące. W przeciwnym razie zaakceptujesz zmianę tylko przez krótki czas, po czym powrócisz do starych nawyków.

Aby temu zapobiec, szczerze odpowiedz sobie na poniższe pytania.

• Czy będziesz szczęśliwszy?
• Chcesz mniej pracować i spędzać więcej czasu z rodziną? Jeśli tak, co zrobisz?
• Czy ważne jest dla Ciebie zbudowanie efektywnego zespołu? Co możesz z nią osiągnąć?
• Czy koncentrujesz się na karierze?
• Chcesz więcej podróżować?
• Chcesz poczuć się swobodniej?
• Czy planujesz zarobić więcej pieniędzy?

2. Skoncentruj się na swoich mocnych stronach

Jeśli zwracamy większą uwagę na nasze szczególne talenty, stajemy się szczęśliwsi i bardziej produktywni. Jednocześnie rośnie nasza energia, pewność siebie i kreatywność.

Weź kartkę papieru i zapisz wszystko, co robisz dobrze. Przypomnij sobie, kiedy poczułeś się pewnie i osiągnąłeś wyniki, z których byłeś zadowolony. Ignoruj słabości - skup się tylko na swoich najlepszych cechach i mocnych stronach zespołu, jeśli nie pracujesz sam.

Pamiętaj, że każda osoba ma swoje mocne strony. Są one uzupełniane zdolnościami innych i razem mogą przynieść niewiarygodnie potężne rezultaty. Musisz dążyć do tej symbiozy wydajności w swojej pracy.

3. Deleguj zadania

Zgodnie z zasadą Pareto 80% wyniku osiąga się dzięki zaledwie 20% działań. Często jednak jesteśmy tak zajęci rutyną, że nie jesteśmy w stanie zająć się najważniejszymi rzeczami, które składają się na te 20%. I to właśnie one decydują o naszej produktywności.

Podkreśl swoje najważniejsze zadania - zarówno osobiste, jak i zawodowe. Odmów reszty.

Jeśli masz wiele rzeczy, których nie robisz zbyt dobrze lub nawet nie chcesz robić, powierz je komuś innemu. Będzie to o wiele bardziej skuteczne. Jeśli nie możesz dokończyć projektu, nie doprowadzaj się do wyczerpania, próbując zrobić wszystko samemu – po prostu poproś o pomoc.

Zamiast marnować czas i energię, ustal, kto będzie dla Ciebie przydatny w jakiej sytuacji. Oddeleguj lub zlecaj trzy duże zadania co trzy miesiące. Pomoże Ci to uwolnić czas i zwiększyć wydajność.

4. Uporządkuj swoją pracę

Stwórz swoją wizję produktywnego dnia

Możesz wybrać swoją strategię: po prostu reaguj na pojawiające się zadania lub zaplanuj swój dzień wewnątrz i na zewnątrz. Jednak konsekwentne skreślanie pozycji na liście rzeczy do zrobienia nie dotyczy wydajności. Musisz mieć wyraźny zamiar spędzenia dnia produktywnie i przygotować się na to z wyprzedzeniem.

Więc zamiast robić to, co „potrzebuje”, zatrzymaj się i zdecyduj, czego naprawdę chcesz. Twoje działania powinny być skoncentrowane.

Wyznacz trzy zadania na dany dzień

Wiele osób regularnie prowadzi pamiętnik lub sporządza listę rzeczy do zrobienia. Jednak większość ludzi nadal boryka się z następującym problemem. Lista rzeczy do zrobienia to po prostu lista zadań, które ludzie planują zrobić lub uważają, że należy je wykonać. Jednocześnie nie jest jasne, nad którym z nich należy pracować w pierwszej kolejności i dlaczego.

Aby poprawić produktywność, musisz jasno określić priorytety. Wybieraj i rób tylko trzy kluczowe rzeczy dziennie i najpierw zajmij najważniejszy czas.

Pracuj nad jednym zadaniem na raz

Bez względu na to, co ktoś mówi, nie da się efektywnie pracować nad kilkoma rzeczami na raz. Przechodzenie od jednej czynności do drugiej zabiera energię i zmniejsza produktywność. A to, czego nigdy nie kończysz, może być stresujące i prowadzić do poczucia winy.

Dlatego z trzech głównych zadań na dany dzień skup się tylko na jednym.

Sprint

Pracuj przez krótki czas, aby zachować produktywność i koncentrację.

Oszacuj, ile czasu zajmie wykonanie zadania. Na przykład, jeśli zajmuje to 4 godziny, możesz użyć metody 60–60–30. Pracujesz przez godzinę, potem odpoczywasz przez kilka minut. Potem jeszcze godzina, a potem zrób sobie długą 30-minutową przerwę. I powtarzaj, aż w pełni poradzisz sobie z zadaniem.

Nie zapomnij o przerwach

Aby powyższy schemat zadziałał, nie wolno zaniedbywać odpoczynku.

Użyj dedykowanych aplikacji lub po prostu ustaw minutnik. Zwykły zegarek jest lepszy niż telefon: nic Cię nie rozprasza.

W przerwach wyjdź na spacery, zjedz zdrowe przekąski lub zrób coś, co doda Ci energii. Jeśli czujesz, że jesteś kompletnie wyczerpany i nie możesz zebrać, spróbuj uciąć sobie krótką drzemkę.

Wkrótce zauważysz, że Twoja koncentracja i produktywność zaczynają rosnąć, a Ty sam stajesz się bardziej aktywny.

5. Zarządzaj swoją energią

Ważne jest, aby utrzymać i rozwijać swoją siłę fizyczną i psychiczną. Wtedy każdego dnia będziesz skoncentrowany na swojej pracy i będziesz mógł ją wykonywać efektywnie.

Dobrze się wyspać

Im lepiej śpisz, tym wydajniej pracujesz. Jeśli brakuje Ci snu i nie możesz rano wstać z łóżka, spróbuj wprowadzić do swojego harmonogramu wieczorne rytuały. Poszukaj tych, które osobiście Ci odpowiadają.

Odpoczywaj często

Założyciel firmy Strategic Coach, Dan Sullivan, wierzy, że istnieją dwa sposoby patrzenia na świat: przez pryzmat czasu i wysiłku lub przez pryzmat wyników.

Aby uzyskać jak najwięcej z gazu przy najniższych kosztach, Sullivan sugeruje regularne „dni wolne”. To 24 godziny, podczas których nie musisz robić nic związanego z pracą. Podczas tej przerwy dobrze wypoczniesz i zregenerujesz siły. A wtedy możesz wykorzystać całą swoją energię i kreatywność, aby osiągnąć najlepsze rezultaty.

Zamiast myśleć o weekendzie jako o nagrodzie, potraktuj go jako warunek wstępny sukcesu.

Dan Sullivan

Każdego ranka miej godzinę mocy

Poświęć półtorej godziny dla siebie: medytuj, ćwicz, czytaj, jedz zdrowe śniadanie, zrób listę podziękowań i zaplanuj, które trzy ważne zadania będziesz dzisiaj wykonywać.

Te poranne rytuały motywują i przygotowują na produktywny dzień. Połącz kilka różnych zadań, aż znajdziesz kombinację, która Ci odpowiada.

Nie mów częściej

Zapomnij o dłuższej i cięższej pracy. Przestań mówić „tak” tym ludziom, uczynkom i rzeczom, które marnują twoją energię i nie są przydatne.

Zamiast tego poświęć swój czas i energię na zadania, które przynoszą najlepsze rezultaty i sprawiają, że jesteś szczęśliwszy.

Różnica między ludźmi odnoszącymi sukcesy a odnoszącymi duże sukcesy polega na tym, że ci ostatni mówią „nie” prawie wszystkim.

Warren Buffett przedsiębiorca, inwestor

Przestań dążyć do doskonałości

Wiele osób nieustannie tylko przygotowuje się do działania. Czekają na odpowiedni moment, by zacząć – tylko wtedy mogą zrobić coś idealnego.

Przemawia w nas poczucie perfekcjonizmu. Ale problem polega na tym, że ten upragniony moment może nigdy nie nadejść.

Po prostu idź i zacznij pracować, starając się jak najlepiej, a na końcu będziesz zadowolony.

6. Mierz i analizuj

Kluczem do udanego planu produktywności jest wymierny postęp.

Niejasne i wspólne cele nie sprawiają, że czujemy się dobrze z wykonanej pracy. Kiedy wizualnie widzimy nasze postępy lub osiągamy określone cele, czujemy się znacznie szczęśliwsi i bardziej pewni siebie.

A śledzenie własnych postępów gwarantuje, że nie porównujesz się z osiągnięciami innych. W końcu „porównanie to złodziej radości”, jak powiedział Theodore Roosevelt.

Wyznacz konkretne cele

Zapisz pięć osobistych i zawodowych zmian, które chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych trzech miesięcy. Wybierz to, co jest dla Ciebie najważniejsze i co może mieć duże znaczenie w Twoim życiu.

Sformułuj cele, aby można było śledzić postępy. Rób to co miesiąc lub nawet tydzień.

Oceń skuteczność

Twoja strategia produktywności nieuchronnie wpłynie na Twoje zadania w pracy. Dlatego przed rozpoczęciem nowego projektu ustal osobiste kryteria jego sukcesu. Następnie przeanalizuj ukończoną pracę, aby sprawdzić, czy spełnia te kryteria.

Zapisz, co się poprawiło, ponieważ jesteś bardziej produktywny. Zwróć uwagę, co jeszcze należy zrobić.

7. Uprość

Kluczem do zwiększenia produktywności jest prostota. I lepiej, jeśli jest to jak najbardziej prostota.

Wszystkich nas otacza tak wiele zawiłości, że trudno jest utrzymać wszystko pod kontrolą i skupić się na tym, co najważniejsze. Dotyczy to zarówno życia osobistego, jak i zawodowego.

Niekontrolowany harmonogram, zagracona skrzynka odbiorcza, ogromna lista rzeczy do zrobienia, bałagan myśli, brak czasu, mnóstwo terminów – cokolwiek. Powoduje to zmęczenie i poczucie błędnego koła. W rezultacie będziesz odczuwać ciągłe zmęczenie i stres.

Więc staraj się, aby twoje życie było tak proste, jak to tylko możliwe. Uwolnij się od bezproduktywnych, kradnących energię czynności. To pozwoli Ci skupić się na tym, co przyniesie Ci największe efekty, radość i satysfakcję.

Te siedem zasad jest podstawowych, ale nie jest konieczne natychmiastowe przestrzeganie ich wszystkich. Najpierw wypróbuj jeden lub dwa i zobacz, jak wpływa to na twoją wydajność. Najważniejsze, żeby zacząć.