Jak wysyłać pracowników w podróże służbowe bez papierkowej roboty: osobiste doświadczenia

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Opowiemy Ci o głównych problemach związanych z podróżami służbowymi i wyjaśnimy, jak możesz je rozwiązać.

Problem nr 1. Powolny system zatwierdzania

Każdy wyjazd to wiązka korespondencji, w której pośredniczę. Wysyłanie wiadomości zajmuje dużo czasu, poza tym istnieje szansa na pomylenie się i popełnienie błędów, zwłaszcza gdy leci kilka osób.

Kiedyś źle zrozumiałem pracownika i uzgodniłem bilet na zły lot. Był bezzwrotny, więc firma musiała wydać pieniądze na drugi bilet, z prawidłową datą, i stracić około 10 tysięcy rubli.

Jak rozwiązać problem

Niski: zautomatyzować proces.

Serwisy rezerwacji wycieczek online radzą sobie z tym zadaniem - przetestowałem to. Może służyć do planowania podróży służbowych, zakupu biletów lotniczych i kolejowych oraz rezerwacji hoteli. Nie musisz płacić za połączenie i korzystanie z usługi.

Z usługi może korzystać nie tylko kierownik i kierownik biura, ale także wszyscy pracownicy firmy. Nie ma limitu liczby użytkowników, więc od razu wrzuciłem dane wszystkich facetów, którzy wyjeżdżają w podróże służbowe na profil Lifehackera na OneTwoTrip for Business. Możesz dodać go ręcznie lub z plików XLS i CSV. W tym celu w sekcji „Pracownicy” znajduje się przycisk „Importuj”.

Dodając użytkownika, możesz od razu wprowadzić dane paszportów rosyjskich i zagranicznych, aby nie wypełniać ich za każdym razem.

Dla każdego pracownika możesz ustawić limit podróży i ograniczyć prawa dostępu. Na przykład ustaw limit na jedno zamówienie i wybierz hotel do trzech gwiazdek. Gdy pracownik odchodzi, jego profil jest blokowany. Nie będzie mógł wejść na swoje konto osobiste, ale cała historia i relacje na jego temat pozostaną.

To znacznie uprościło moją pracę: pracownik może zalogować się na swoje konto osobiste za pomocą swojego hasła, wybrać żądany lot i hotel oraz zarezerwować je bez płacenia. Aby uzgodnić bilety, nie musisz wysyłać zrzutów ekranu do Telegramu: dyrektor, jako administrator, widzi rezerwacje i zamówienia wszystkich pracowników w sekcji „Zamówienia”.

Problem nr 2. Wysokie koszty

Staramy się planować wycieczki z wyprzedzeniem, aby kupić bilety taniej. To prawda, że nie zawsze się to udaje.

Jak rozwiązać problem

Niski: oszczędzaj na biletach i hotelach, kupując je za pośrednictwem internetowego serwisu turystycznego.

OneTwoTrip for Business gwarantuje, że bilety lotnicze kosztują tyle samo lub taniej niż dla osób prywatnych.

Oszczędności osiągane są dzięki wysokim obrotom i bezpośrednim kontraktom z liniami lotniczymi i hotelami.

Strona oferuje około 2 miliony opcji zakwaterowania na różne budżety: hotele, apartamenty, hostele. Ponad 1000 najpopularniejszych z nich ma własne relacje z OneTwoTrip for Business. Jeżeli przedmiot, którego potrzebuje klient, nie znajduje się w systemie, serwis może na żądanie zawrzeć z nim umowę.

Jeśli plany zostaną potwierdzone, a podróż zatwierdzona, bilety można kupić dwoma kliknięciami. Jeśli nie, po prostu anuluj rezerwację. Wszystkie karty lojalnościowe linii lotniczych są ważne, więc możesz nadal gromadzić mile. Usługa organizuje promocje z bankami: na przykład może zwrócić cashback z bonusami za zakupy kartą firmową.

Problem nr 3. Długie wystawianie biletów i fakturowanie

Po uzgodnieniu biletów i hotelu z kierownikiem kontaktuję się z linią lotniczą i hotelem w celu otrzymania faktury do zapłaty. Każda organizacja ma własne zasady płatności dla osób prawnych: gdzieś trzeba napisać na e-mail, gdzieś wypełnić plik Excel z danymi firmy, gdzieś - formularz na stronie internetowej. Zdarzało się, że musiałem wielokrotnie dzwonić na infolinię po dokumenty. Zajmuje to dużo czasu, a wystawienie biletu zajmuje czasem kilka dni. Niektóre firmy w ogóle nie wystawiają faktur osobom prawnym. W takich przypadkach trzeba zrezygnować z zakupu i poszukać innego lotu lub hotelu.

Jak rozwiązać problem

Niski:zapłacić za bilety i hotel jedną fakturą na stronie serwisu za organizację podróży służbowych.

W OneTwoTrip for Business ja i inni pracownicy, którzy mają odpowiedni dostęp, możemy rezerwować i płacić za bilety i hotele tak łatwo, jak osoby fizyczne. Cały proces trwa 2-3 minuty: wchodzisz na swoje konto osobiste, wpisujesz datę i miejsce docelowe oraz wybierasz pożądany lot. Nie musisz podawać danych paszportowych i numeru karty bonusowej, zostaną one załadowane automatycznie po wybraniu pracownika z listy.

Ponadto możesz stworzyć złożony plan podróży lub bardziej elastycznie zorganizować swoją podróż. Na przykład jeden dzień lataj różnymi liniami lotniczymi: rano z Uljanowsk do Moskwy Aeroflotem, a wieczorem z powrotem na Pobiedę. Jest to dozwolone, ponieważ serwis internetowy może „skleić” bilety różnych linii lotniczych w jednym zamówieniu. Jeśli sam organizujesz podróż, w tym przypadku zajęłoby to więcej czasu: korespondencja z dwoma liniami lotniczymi, dwie faktury do zapłaty, dwa razy więcej dokumentów zamknięcia.

Za bilety i hotel można zapłacić na dwa sposoby: kaucją oraz firmową kartą bankową. Korzystam z kaucji - musisz ją z góry uzupełnić na dowolną kwotę, fakturując z sekcji "Konto". Zakup odbywa się natychmiast, a nie tylko w godzinach otwarcia banku.

W przypadku jakichkolwiek problemów możesz skontaktować się z zespołem wsparcia serwisowego. Pracuje przez całą dobę i służy pomocą, nawet jeśli siła wyższa wystąpi wieczorem lub w weekendy.

Problem nr 4. Zamykanie dokumentów

Podróż służbowa nie kończy się wraz z zakupem biletów i rezerwacją hoteli. O wiele więcej wysiłku wymaga przygotowanie dokumentów zamykających. Należy je zamówić oddzielnie od linii lotniczej i hotelu, które przesyłają je wyłącznie w formie papierowej. Często przesyłki nie docierają pocztą i giną. Ujawnia się to w okresie sprawozdawczym, więc musisz pilnie poszukać kontaktu kogoś, kto może powielić dokumenty zamknięcia.

Jak rozwiązać problem

Niski:powierzyć tworzenie dokumentów zamknięcia OneTwoTrip for Business.

W OneTwoTrip for Business z fakturami i raportami wszystko jest znacznie prostsze. Co miesiąc otrzymujemy ustawę za wszystkie usługi oraz fakturę na hotele z VAT, co kwartał akt pojednania. Wszystkie faktury i raporty są przechowywane w sekcji „Dokumenty”. Możesz skonfigurować, który z pracowników ma do nich dostęp - sekretarka, księgowa, kierownik. Dokumenty nie mają ograniczeń co do okresu przechowywania na Twoim koncie osobistym i są dostępne w każdej chwili.

Jaki jest wynik końcowy?

Organizowanie podróży służbowych pozwala zaoszczędzić pieniądze i czas. Usługa umożliwia:

• odmówić długiej korespondencji z liniami lotniczymi i hotelami;
• koordynować wyjazdy bezpośrednio z głową;
• zarezerwować najbardziej opłacalne opcje lotu i zakwaterowania;
• wystawiać bilety i hotel w 2-3 minuty w jednym miejscu;
• zapłacić za bilety bez czekania na fakturę;
• uprościć przygotowanie i przechowywanie dokumentów zamknięcia.