Jak zorganizować przestrzeń do pracy i czas w biurze

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Cała praca w biurze zaczyna się od własnego miejsca pracy, ale często ludzie nie zwracają na ten moment wystarczającej uwagi. Miejsce pracy to nie tylko meble i komputer, ale także planowanie, workflow, dodatkowe narzędzia. W tym artykule znajdziesz proste wskazówki, jak właściwie zorganizować swoje miejsce pracy.

Wszystko zaczyna się w miejscu pracy.

D. Carnegie

Praca zaczyna się od miejsca pracy i jego organizacji. Są oczywiście wyjątki w postaci osobowości twórczych i niepowtarzalnych, dla których ta kwestia nie jest tak istotna. Ale nawet oni mają swój własny system twórczego nieładu, nawet jeśli się do tego nie przyznają. Większość ludzi pracuje przy zwykłych biurkach w zwykłych przestrzeniach biurowych i dla nich przeznaczone są poniższe wskazówki.

Pulpit

Właściwe środowisko pracy dostraja umysł do właściwego rytmu. Nie trzymasz domu w bałaganie i wiesz dokładnie, gdzie i co jest. Tak samo jest w miejscu pracy: wszystko powinno być na swoim miejscu i nic zbędnego, co mogłoby odwrócić uwagę od głównych zadań.

Jak to wszystko się zaczyna, kiedy po prostu przychodzisz do pracy? Z pulpitu. A na komputerze zwykle są sterty papierów, porozrzucane artykuły papiernicze, kubki, jakieś bezużyteczne pamiątki i kurz. A jaki będzie stan wewnętrzny takiego miejsca pracy? Niezmontowane. Ty oczywiście tak nie pomyślisz, ale podświadomość już zadecydowała o wszystkim. Jakakolwiek rzeczywistość jest wokół, ty też. I świadomość podchwyciła tę myśl i twój nastrój zniknął.

Utrzymuj porządek na biurku przez cały czas. Zacznij dzień od odkurzania, dostosuj oświetlenie, napisz pomocne informacje na naklejkach, umyj filiżankę kawy, wypełnij kalendarz - zacznij działać. Te proste czynności dodadzą energii dalszej pracy.

Idealne miejsce pracy to narzędzie do pracy, wygodne oświetlenie, niezbędne artykuły piśmiennicze i proste meble dla pracownika.

Jak pracować: stojąc czy siedząc? Ty decydujesz. Myślę, że siedzenie jest lepsze, ale zdecydowanie trzeba robić przerwy: chodzić, trochę się rozgrzać, zaczerpnąć świeżego powietrza, wspiąć się 2-3 piętra po schodach. Mój grafik pracy: 45 minut - zadanie bez przerwy, 15 minut przerwy, potem 1 godzina ciągłej pracy i 15 minut odpoczynku. Tak zorganizowany jest dzień pracy.

Nie zapomnij o własnej szafce lub archiwum, ponieważ każdy pracownik ma zawsze swoją osobistą teczkę lub archiwum papierowe. Możesz także przechowywać w szafce rzeczy osobiste, którymi nie chcesz się chwalić. Każda półka i szafka powinny spełniać swoją funkcję i nie przecinać się z innymi elementami. Ułatwi to pracę z dokumentami i różnymi akcesoriami.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami

Twórz kopie zapasowe swojej pracy, dokumentów, projektów, informacji serwisowych przechowywanych na komputerze służbowym i wysyłaj je na firmowy serwer lub do chmury.

Ile energii i nerwów spędzają ludzie z powodu utraconych informacji! Komputer się zawiesił, zawiesił, ktoś przypadkowo usunął ważne dane. Nie powtarzaj ich błędu i rób kopie zapasowe. Nie pozwól, aby okoliczności kontrolowały Ciebie i Twoją pracę.

Nie instaluj zbędnych aplikacji, większość niezbędnych operacji wykonuje się w standardowych pakietach oprogramowania. Jeśli biegle posługujesz się pewnym narzędziem do pracy, poproś kierownictwo lub dział IT o jego zainstalowanie, uzasadniając swoją efektywną pracę w nim.

Kolejna prosta wskazówka: spróbuj trzymać się jednej rzeczy w swojej elektronicznej przestrzeni. Jeśli lubisz usługi Yandex, wybierz je, jeśli usługi Google - współpracuj z nimi. Poznasz wszystkie mocne i słabe strony narzędzi, a także będziesz mógł szybko ustawić swój system w nowym miejscu. Wyścig o nowe programy nie zawsze jest uzasadniony.

Na stacji roboczej stwórz swoją osobistą prostą hierarchię elektroniczną. Powinieneś znaleźć wszystkie swoje stare dokumenty w mgnieniu oka. Jest to szczególnie ważne, gdy musisz pilnie coś rozwiązać, a zapomniałeś, gdzie są przechowywane te informacje.

Zeskanuj wszystkie najważniejsze dokumenty. Wiele konfliktów w pracy między działami powstało z powodu utraty ważnego papieru.

Planowanie

Czy zauważyłeś, że praca czasem zamienia się w bałagan: masa zadań, rozmowy, spotkania, sprawdzanie dokumentów. I kręcisz się w tym bez końca. Wydaje się, że pracujesz, ale trudno to nazwać pracą. Za tym wszystkim nie widać ogólnego obrazu tego, co się dzieje, i jest to jeden z problemów współczesnej produktywności: są działania, są też wyniki, ale nie są one zbyt widoczne w rutynie.

Aby tego uniknąć, konieczne jest sporządzenie planu zadań i czynności na dzień, tydzień, a nawet miesiąc.

Większość korzysta z notatników lub pamiętników. Tak, to dobrze, ale papier to „pamięć o dostępie swobodnym”, przechowuje całą płynność, a główne informacje giną w natłoku stron. Notatnik lub pamiętnik to już archaiczny sposób planowania. W dzienniku nie widzisz pełnego obrazu wydarzeń, nie wiesz, kiedy lepiej zrobić jedną rzecz, a kiedy inną, a także możesz przegapić jakieś ważne wydarzenie. Nie ma możliwości pobrania wymaganych danych i przeprowadzenia kompleksowej analizy. Wyobraź sobie, ile stron musisz przerzucić, aby zebrać niezbędne informacje.

Teraz dostępnych jest wiele aplikacji i usług online do organizowania czasu pracy. Uwierz mi, należy to zrobić, jeśli chcesz pracować wydajnie niezależnie od sytuacji i nastroju. Dzisiejsza lista rzeczy do zrobienia polega na efektywnym zarządzaniu zadaniami i czasem.

Korzystam z kontekstowego systemu planowania w środowisku Outlook firmy Gleb Archangelsky. Co mi się w nim podoba: prostota i wydajność narzędzia, dobrze znana aplikacja, połączenie kalendarza, zadań i poczty w jednej przestrzeni informacyjnej, integracja z aplikacjami biurowymi. Każdy pracownik może w krótkim czasie zostać przeszkolony w tym systemie planowania.

Oto kilka wskazówek dotyczących organizacji czasu pracy:

• Planuj elastycznie, w kontekście, a nie sztywno w czasie.
• Naucz się rozumieć, co jest ważne, a co nie.
• Łatwo rozstać się z nieistotnymi sprawami.
• Doceń jakość spędzonego czasu, a nie sam czas.
• W razie potrzeby powiedz nie sobie i innym.
• Zacznij dzień od trudnych i nieprzyjemnych zadań.
• Planując zadania i projekty w pracy, ustalaj dla nich terminy.

Potężną sztuczką psychologiczną jest przekreślenie ukończonego zadania lub postawienie przed nim haczyka. To doda Ci dodatkowej wewnętrznej energii, aby osiągnąć wspaniałe rezultaty. Zobaczysz, że wszystko nie poszło na marne.

Praca z pocztą

Jak zorganizować pracę z pocztą?

Najpierw musisz ustawić z nim czas działania, aby zmniejszyć liczbę przerwań. Najlepiej robić to rano, kiedy zaczynają się formować zadania, i po południu, kiedy trzeba sprawdzić, jak się mają sprawy.

Po drugie, nie należy od razu odpowiadać na niejednoznaczne listy. Musisz pomyśleć o wszystkim: odwołaniu, konstrukcji odpowiedzi, dodatkowych informacjach. Staraj się, aby subiektywność była jak najniższa. Zapomnij o szybkich odpowiedziach, jak to robili wszyscy w sieciach społecznościowych.

Po trzecie, nie przeciążaj tekstu listu informacjami, które są zrozumiałe tylko dla samego nadawcy. Spróbuj odpowiedzieć krótko i zwięźle, ważąc każde słowo. W naszej erze cyfrowej jest to bardzo ważne: nikogo nie interesuje przedzieranie się przez unikalne wnioski.

I na koniec nie zapomnij o netykiecie: adresie do odbiorcy, stylu pisania, informacjach o sprawie, danych kontaktowych. Dowiedz się, jak napisać list, przeanalizuj to, co napisałeś i jak aplikować.

Dodatkowe narzędzie

Kolejną rzeczą, która pomaga zwiększyć wydajność Twojej pracy, jest tablica. Niezbędne narzędzie, zwłaszcza gdy dział przeprowadza burzę mózgów lub rozwiązuje poważny problem na etapach pośrednich.

W mojej karierze zawodowej deska była nieodzownym atrybutem środowiska pracy. Przydaje się również z punktu widzenia oszczędzania papieru. Nie uwierzysz, ile arkuszy jest wydawanych na wyjaśnianie swoich pomysłów i rozwiązań.

Dzięki myśleniu wizualnemu (każdy to ma) ludzie mogą wspólnie rysować na tablicy, wyjaśniać swoje myśli i proponować najlepsze rozwiązania problemu. Każdy może wszystko zobaczyć i zrozumieć.

Dodam, że muzyka pomaga mi w pracy. Pozytywnie wpływa to na moją produktywność, zwłaszcza gdy mam do czynienia z powtarzalnymi zadaniami na komputerze lub sporządzaniem dużej paczki dokumentów. Generalnie dobrze jest zacząć poranek pozytywną muzyką. Ale nie powinieneś go włączać dla wszystkich, pamiętaj: nie pracujesz sam, dla kogoś muzyka będzie tylko przeszkadzać.