5 wskazówek, które pomogą Ci zorganizować dzień pracy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Proste sztuczki, które cię uratują, jeśli ciągle nie masz na nic czasu.

1. Priorytet

Istnieje bardzo prosty, ale skuteczny sposób na kategoryzację twoich spraw według pilności i ważności. Jest to obwód zwany Matrycą Eisenhowera. Został wymyślony przez Dwighta D. Eisenhowera, amerykańskiego prezydenta, generała armii amerykańskiej i po prostu bardzo produktywną osobę.

Mam dwa rodzaje rzeczy: pilne i ważne. Ważne rzeczy rzadko są pilne, a pilne rzadko są ważne.

Dwight D. Eisenhower

Matryca Eisenhowera ma cztery sekcje. Oś pozioma pokazuje pilność sprawy, a oś pionowa – wagę. Macierz umożliwia łatwe uporządkowanie wszystkich zadań w kategorie: „Niepilne i nieważne”, „Pilne, ale nieważne”, „Ważne i niepilne” lub „Pilne i ważne”.

Postaraj się nadać priorytet Matrycy Eisenhowera, a zdziwisz się, ile czasu spędzasz na pilnych, ale mało ważnych rzeczach. Na przykład niekończące się wiadomości od kolegów lub telefony, które tylko odwracają uwagę od pilnych zadań.

Znajdź czas na właściwe rzeczy. Jeśli jest coś ważnego i pilnego, zrób to natychmiast. Zaplanuj ważne, ale nie pilne zadania, oszacuj przybliżony czas ich wykonania i zdecyduj, kiedy to zrobisz. Nieważne, ale pilne sprawy można przekazać komuś innemu. Odłóż niepilne i nieważne zadania na później lub całkowicie je odrzuć.

2. Znajdź czas na głęboką pracę

Kapitalista wysokiego ryzyka Sam Altman powiedział kiedyś: „Cyfrowa dystrakcja jest jednym z największych psychologicznych problemów naszych czasów”. Pomyśl tylko: sprawdzamy nasze smartfony średnio 50 razy dziennie. A według naukowca i pisarza Cala Newporta, to znacznie osłabia naszą zdolność jasnego myślenia i bycia kreatywnym.

W swoim „Pracować z głową. Wzorce sukcesu od specjalisty IT”wprowadza pojęcie„ Głębokiej Pracy”. Ten rodzaj pracy zakłada całkowitą koncentrację i zanurzenie w określonym zadaniu. Bez rozpraszania – maksymalny wysiłek i koncentracja. Tylko w ten sposób możesz wykonywać naprawdę trudne zadania na odpowiednim poziomie jakości.

Newport przytacza taktykę stosowaną przez swojego kolegę, profesora Uniwersytetu Pensylwanii, Adama Granta. Poświęca semestr jesienny na nauczanie, a wiosnę i lato na badania i nigdy nie miesza tych dwóch rzeczy. Podczas intensywnych badań profesor naraża się na całkowitą izolację, aby studenci mu nie przeszkadzali.

Prawdopodobnie nie masz okazji iść tą samą drogą i ukrywać się przed źródłami irytacji przez kilka miesięcy. Nie zniechęcaj się: nie musisz zagłębiać się w „głęboką pracę” przez cały semestr. Newport tworzy swój własny harmonogram na podstawie osobistych preferencji.

Zdecyduj, o której godzinie czujesz się najbardziej pobudzony i czujny, i wykonaj najtrudniejszą pracę właśnie wtedy, wyłączając smartfon i odmawiając sprawdzania poczty. Na przykład sam Newport zaczyna pracę wcześnie rano, ale nigdy nie robi tego po 17:30.

3. Oszacuj godziny spotkań

Paul Graham, współzałożyciel inkubatora startupów Y Combinator, że istnieją dwa rodzaje harmonogramów pracy: harmonogram „menedżera” i harmonogram „twórcy”.

Pierwsza opcja jest dla organizatorów i szefów. Ich zdaniem, czas pracy jest łatwy do zarządzania. Musisz podzielić dzień na przedziały godzinowe. A gdy pojawi się nowe zadanie, po prostu przeznaczasz na nie kilka godzin, zaznaczając je w organizerze. Jeśli więc „menedżer” musi zaplanować czas na spotkanie biznesowe lub sesję burzy mózgów, zagląda do swojego kalendarza, znajduje wolną godzinę i zbiera swoich współpracowników.

Ale dla „twórców” takie spotkania, nawet te zaplanowane z góry, to katastrofa. W końcu ludzie kreatywni, programiści, pisarze czy artyści nie dzielą swojego harmonogramu na „menedżerów”. Zwykle na wykonanie zadań muszą poświęcić co najmniej pół dnia, a w ciągu godziny rozgrzewają się w najlepszym razie. A kiedy w środku swojej pracy „twórcy” muszą oderwać się i iść na spotkanie z kolegami, wypadają z rytmu i wtedy bardzo trudno jest im wrócić do zadania.

Harmonogram menedżera i harmonogram twórcy działają same w sobie. Ale kiedy się przecinają, zaczynają się problemy.

Paweł Graham

Dlatego jeśli jesteś menedżerem, dowiedz się wcześniej od swoich podwładnych, kiedy lepiej organizować wspólne spotkania, aby nie przeszkadzać ludziom w pracy w najbardziej nieodpowiednich momentach.

4. Kontroluj zużycie energii

Tony Schwartz i Jim Loer w Life at Full Power! twierdzą, że głównym zasobem produktywnego pracownika nie jest czas, ale energia. Możesz spędzić cały dzień na trudnym zadaniu, ale jeśli zabraknie ci siły fizycznej i psychicznej, pogrążysz się w stagnacji i nie zrobisz nic pożytecznego. Ale kiedy masz wystarczająco dużo wewnętrznej energii, możesz zająć się trudną sprawą w kilka godzin, a resztę dnia poświęcić na coś prostszego.

Schwartz i Loer wyróżniają cztery rodzaje energii: fizyczną, emocjonalną, umysłową i duchową. A jeśli przegapisz któryś z nich, Twoja produktywność spadnie.

• Energia fizyczna bezpośrednio wpływa na Twoją zdolność do reagowania na otoczenie i podejmowania właściwych decyzji. Brak tego zasobu wiąże się ze złym odżywianiem, brakiem snu i zmęczeniem.
• Energia emocjonalna wpływa na zdolność prawidłowego zarządzania emocjami w sytuacjach stresowych.
• Energia psychiczna pozwala skupić się na jednym zadaniu i nie rozpraszać się. Osoba z dużą jego podażą potrafi skoncentrować się nawet w sytuacji stresowej, gdy wszyscy wokół niej próbują go odwrócić.
• Energia duchowa pozwala dostrzec cel w swoich działaniach, aby utrzymać motywację. Podsyca entuzjazm, wytrwałość i zaangażowanie.

Aby utrzymać wszystkie cztery wskaźniki na odpowiednim poziomie, jedz prawidłowo, wysypiaj się i ćwicz (ćwiczenia stymulują aktywność mózgu). I użyj prostych technik, aby uzupełnić energię.

Życie to nie maraton. Życie to seria sprintów.

Tony Schwartz

Dobrą metodą na zmianę pomiędzy pracą w pełnym zanurzeniu a krótkim odpoczynkiem jest technika Pomodoro, która doskonale pasuje do koncepcji Deep Work Cala Newporta. Zasada jest prosta: odmierzamy 25 minut zegarem i cały czas wykonujemy jedno ważne zadanie bez rozpraszania się. Następnie - przerwa na 5 minut. W tym czasie uzupełniamy energię. Następnie powtarzamy cykl jeszcze cztery razy i robimy długą przerwę na 20 minut.

5. Zjedz żaby na śniadanie

Każdemu zdarzyło się to kiedyś w ten sposób: natrafiasz na zadanie, które musisz wykonać, ale naprawdę nie chcesz tego robić. Zaczynasz to odkładać, a gdy zbliża się termin, wisi nad tobą coraz bardziej, odwracając uwagę od innych rzeczy i sprawiając, że znów się martwisz.

Popularny pisarz Brian Tracy nazywa te problemy „żabami”. I zaleca, aby nie odkładać ich na później, ale zrobić je jak najwcześniej.

Jeśli rano zjesz żabę, reszta dnia zapowiada się cudownie, bo najgorsze na dziś już minęło.

Mark Twain

Po pozbyciu się trudnego zadania odczujesz satysfakcję, dostaniesz zastrzyk pozytywnej energii na resztę dnia i z czystym sumieniem możesz przejść do kolejnych pozycji na liście.