„0 przychodzących” - przejrzysty system utrzymywania zerowej skrzynki odbiorczej

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Czytając ten artykuł, staniesz się królem e-maili. Szczerze mówiąc.

Dla wielu poczta elektroniczna jest nadal niekwestionowanym narzędziem pracy i codziennym cierpieniem. Ktoś ma siedem przychodzących listów i teraz szybko je rozwiąże. Ktoś ma 46 nadchodzących, ale też zgarnie je w jeden dzień, bo jest do tego przyzwyczajony. Dla każdej osoby istnieje pewien próg ilości przychodzących e-maili dziennie, z którymi może sobie poradzić bez opóźniania przetwarzania następnego dnia i odpowiednio bez tworzenia blokad w skrzynce e-mail. Możesz nazwać ten próg „naturalnym”.

Jeśli jest więcej e-maili, niż osoba może przetworzyć, musisz zmienić podejście do zarządzania pocztą e-mail. Zwiększy to próg do wartości wymaganej w konkretnym przypadku. Potrzebujesz zarządzać 100 e-mailami dziennie? Oznacza to, że możesz zrobić 100, po prostu użyj odpowiedniej metodologii podczas pracy z pocztą. Który? Powiedzmy teraz.

Jedynym wskaźnikiem, że dana osoba może obsługiwać pocztę, jest zero poczty przychodzącej na koniec dnia roboczego. Kluczową zasadą kompetentnego przetwarzania przychodzących wiadomości jest zrozumienie, jaki list jest przed Tobą. Najpierw musisz nauczyć się wyraźnie klasyfikować litery i wiedzieć, co zrobić z każdym typem.

Wszystkie przychodzące wiadomości e-mail można podzielić na siedem kategorii:

1. Nie musisz odpowiadać, nie musisz czytać. Istnieją dwa sposoby na takie listy: zarchiwizuj lub usuń. Jeśli otrzymasz kolejny newsletter, którego nigdy nie czytałeś, zrób sobie przysługę - zrezygnuj z subskrypcji. Jedno działanie w zamian za pozbycie się dziesiątek takich maili w przyszłości. Chcemy nauczyć się radzić sobie z napływem listów w ciągu dnia? Mniejszy przepływ jest łatwiejszy w obsłudze. Nie bój się przegapić czegoś ważnego. Naprawdę potrzebne informacje dotrą do Ciebie w inny sposób i pojawią się przed Tobą przynajmniej raz jeszcze.
2. Z załączonymi plikami. Mogą to być powiadomienia o konieczności zapłaty za coś lub informacje o bieżącej lub przyszłej pracy. Przydatne jest tworzenie osobnych folderów na takie listy, ale bez fanatyzmu. Za dużo folderów? Uproszczać. Aby znaleźć coś, czego później potrzebujesz, nie potrzebujesz tysiąca folderów, ale możliwości korzystania z funkcji wyszukiwania w mailerze.
3. Odpowiadaj do woli. Odpowiedź wydaje się opcjonalna, ale czasami pomocna jest uprzejmość. Tutaj działaj wyłącznie zgodnie z sytuacją.
4. Z marginesem czasu na zapoznanie się. Interesujące do przeczytania, ale nie konieczne. Spróbuj sklasyfikować jak najwięcej e-maili w tej i poprzedniej kategorii. To jest klucz do efektywnej obsługi poczty.
5. Muszę dzisiaj odpowiedzieć. Tutaj wszystko jest proste: weź i odpowiedz teraz, jeśli coś jest bardzo pilne, lub pod koniec dnia roboczego.
6. Muszę odpowiedzieć, ale nie dzisiaj. Piękno poczty e-mail polega na tym, że nie jest to czat ani telefon. Nikt nie oczekuje i nie powinien oczekiwać szybkiej odpowiedzi e-mailem, jeśli nie jest to zaznaczone w nagłówku listu. Jeśli określony dzień jest określony jako ostateczny termin odpowiedzi lub sam wiesz i rozumiesz, jak długo musisz udzielić odpowiedzi, umieść takie listy w odpowiednim folderze. Na przykład „Odpowiedz w poniedziałek”, „Odpowiedz we wtorek” i tak dalej. Teraz utwórz sobie listę kontrolną, która zawiera pozycję „Rano przetwórz pocztę przełożoną na dzisiaj”. Istnieją również wyspecjalizowane narzędzia do automatyzacji do takich celów: dla Gmaila i.
7. Niezrozumiały list. Są litery, które trudno zaszufladkować. Nie dręcz się refleksjami i zgódź się na zaklasyfikowanie takich liter do jednej z wymienionych powyżej kategorii.

Na podstawie tej klasyfikacji potrzebujemy folderów dla kategorii 2, 3, 4 i 6.

Zasady skutecznego przetwarzania wiadomości e-mail

• Poświęć 30 minut na koniec dnia pracy, aby sprowadzić skrzynkę odbiorczą do zera. Jest to bardziej efektywne niż próba natychmiastowej odpowiedzi na każdy e-mail. Ludzie nie wykonują wielu zadań jednocześnie. Mniej zakłóceń i przełączania, większa wydajność.
• Co zrobić z pilnymi e-mailami? Ustaw sobie częstotliwość sprawdzania skrzynki odbiorczej w ciągu dnia. Na przykład raz na godzinę. Sprawdź swoją skrzynkę odbiorczą pod kątem pilnych ważnych e-maili, a jeśli ich nie ma, wróć do pracy. Pamiętaj o zaletach poczty: nie jest to środek natychmiastowej komunikacji. Możliwe, że problem wymieniony w jednym z mniej pilnych e-maili zostanie rozwiązany bez Twojego udziału do końca dnia lub do końca dnia otrzymasz więcej informacji, co pozwoli Ci szybciej rozwiązać problem i wydajniej.
• Zawsze, gdy nie sprawdzasz poczty, trzymaj kopertę zamkniętą. Wyłącz powiadomienia. Oszczędź sobie rozpraszającej kontemplacji liczby przychodzących listów. Teraz masz kolejną pracę, a czas na pocztę jeszcze nie nadszedł. W chwilach zwątpienia w słuszność takiego podejścia pamiętaj: nie jesteś w elektrowni jądrowej, ale nawet gdybyś tam był, i tak nie zostałbyś poinformowany o przegrzaniu reaktora mailem.
• Wykorzystaj chęć dokończenia dnia pracy na czas, aby przyspieszyć przetwarzanie poczty. Dlatego zaleca się, aby na koniec dnia zdemontować skrzynkę do zera. Masz 30 minut i chcesz szybko z tym skończyć. Zasadniczo okazuje się to rodzajem gry, ale można też celowo zgrywalizować przetwarzanie wiadomości e-mail.
• Bądź zwięzły i rzeczowy.
• Bądź pozytywny i przyjazny. E-maile mogą budować i niszczyć relacje. Zamiast rozwiązywać naprawdę ważne kwestie, ludzie czasami próbują nazwać przeciwnika idiotą tak delikatnie i skrycie, jak to tylko możliwe, i na tym opiera się cały tekst. Nie ma nic dziwnego w wyrażaniu swojego pozytywnego nastawienia do adresata za pomocą małej przyjemnej frazy w treści listu. Twoja życzliwość powróci do Ciebie, a Twoja korespondencja stanie się o wiele bardziej znacząca i skuteczna.
• Musisz grabić litery w odwrotnej kolejności. I tylko tak. Wydaje się, że bardziej logicznie jest zacząć od starszych listów, ale naszym celem jest zerowa skrzynka odbiorcza, co oznacza, że pod koniec dnia roboczego dotrzemy nawet do pierwszego otrzymanego listu. Jeśli pobłażasz sobie i zaczniesz zostawiać na jutro ostatnie otrzymane dziś listy, to cała technika przestaje działać. Dlaczego miałbyś w ogóle uczyć się dobrego mailingu, jeśli nie przestrzegasz podstawowej zasady? Pracuj tak jak poprzednio i cierp.
• Otwórz tylko potrzebne listy, resztę wyślij do archiwum lub do usunięcia. Nadużywamy abonamentów na niepotrzebne rzeczy (wręcz przeciwnie, abonament na Lifehackera jest bardzo potrzebny) i w efekcie dostajemy więcej informacji, niż jesteśmy w stanie przeczytać. Jak odróżnić litery, które chcesz? Jest jedna prosta, ale bardzo skuteczna zasada: otwieraj tylko te listy, które są skierowane do konkretnej osoby osobiście do Ciebie. Reszta - w jednej z kategorii opisanych na początku artykułu w zależności od sytuacji.
• Twórz szablony. Często odpowiedzi na e-maile są dość standardowe, to znaczy piszesz to samo. Czy zauważyłeś, że często piszesz to zdanie? Utwórz szablon do szybkiego kopiowania i wklejania lub utwórz go w samej usłudze pocztowej.
• Jeśli poczta została przetworzona, a jest jeszcze czas, musisz z niej korzystać racjonalnie. Przechodzimy do kategorii liter 3, 4 i 6 i tam układamy.

Ten samouczek, oparty na prawidłowym sortowaniu, jak widać, jest świetnym dodatkiem do bardziej ogólnych wskazówek dotyczących poczty e-mail od dyrektora generalnego LinkedIn, Jeffa Weinera. Nie przegap też 10 porad e-mailowych Leo Babauty. W rzeczywistości istnieje wiele dodatkowych sposobów na maksymalne wykorzystanie poczty e-mail. Wypróbuj techniki, które Cię dotyczą, przeanalizuj wyniki i nie zapomnij zostawić w komentarzach własnych wskazówek, jak poprawić efektywność pracy z e-mailem.