Jak zadawać właściwe pytania

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Nikt nie może wiedzieć wszystkiego na świecie. Zadawanie pytania to jeden z najstarszych i najskuteczniejszych sposobów zdobywania informacji. Jednak nie wszyscy wiedzą, jak z niego korzystać. W tym artykule zebraliśmy pięć typowych błędów związanych z zadawaniem pytań i pięć pomocnych wskazówek, które pomogą Ci uniknąć popełnienia tego samego błędu.

Jakość odpowiedzi zależy nie tylko od tego, komu zadajemy pytanie, ale także od tego, jak je zadajemy. Zadając złe pytanie, prawie na pewno otrzymasz złą odpowiedź. Właściwe pytania znacznie zwiększają szanse na uzyskanie dobrych rad, konsultacji i przydatnych informacji. Spróbujmy dowiedzieć się, co należy w tym celu zrobić.

5 błędów pytającego

1. Zadaj pytanie, które zawiera już odpowiedź

Bardzo często pytający ma własną odpowiedź i chce ją sprawdzić. W takim przypadku ważne jest, aby pytanie nie zawierało wskazań „poprawnej” odpowiedzi. Przykłady takich pytań: „Czy musimy podjąć się tego zamówienia?”, „Myślę, że sobie z tym poradzi, też tak uważasz?” itp. Kiedy pytanie kierowane jest od szefa do podwładnego, prawdopodobieństwo uzyskania pożądanej odpowiedzi wzrasta wielokrotnie. Jeśli naprawdę chcesz poznać opinię rozmówcy, a nie tylko postanowiłeś podzielić się z nim odpowiedzialnością, nie daj się zrozumieć, że czekasz tylko na jego aprobatę.

2. Zadaj pytanie zamknięte

Pytania zamknięte to te, które zawierają ograniczoną liczbę odpowiedzi. Zwykle dwa lub trzy. Najbardziej znanym przykładem jest „być albo nie być” Szekspira. Jeśli nie jesteś Szekspirem, nie wrabiaj respondenta w ramy. Możliwe, że poza tym jest o wiele więcej możliwości. Prosty przykład: szefowie obciążają cię dodatkową pracą. "Zgadzam się czy odmawiam?" - pytasz znajomego, pomijając w ten sposób opcję „Zgadzam się, ale o podwyżkę”.

3. Udawaj, że rozumiesz odpowiedź, chociaż tak nie jest

Nie wszystkie odpowiedzi są sobie równe. Niezrozumiała odpowiedź jest bezużyteczna. Jeśli nie jesteś pewien, czy zrozumiałeś rozmówcę, nie powinieneś tego ukrywać. Często menedżerowie boją się prosić o wyjaśnienia, ponieważ to rzekomo świadczy o ich niekompetencji. Tymczasem były dyrektor generalny General Electric, Jack Welch, przekonuje w książce Winning, że menedżerowie powinni zadawać najwięcej pytań, a ich pytania powinny być najlepsze.

4. Naciśnięcie odpowiadającego

- Co się tam u diabła dzieje z twoim projektem? „Czy w ogóle idziesz do pracy?”, „Jakie bzdury mi pokazujesz?” - we wszystkich tych przypadkach pytający otrzyma w odpowiedzi tylko wymówki. Jeśli Twoim celem jest skłonienie pracownika do przyznania się do winy, robisz wszystko dobrze. Jeśli celem jest zrozumienie problemu, presja na respondenta tylko zaszkodzi. Konsultant biznesowy Michael Marquardt pisze, że w defensywie człowiek ma tendencję do postrzegania siebie jako części problemu, a nie jako źródła możliwych rozwiązań.

5. Zadaj całą serię pytań

Ta metoda jest tak dobra, że stosuje się ją celowo, gdy nie chcą słyszeć odpowiedzi. Wystarczy zadać rozmówcy wiele pytań z rzędu, najlepiej przerywając mu. I to wszystko. Jego mózg jest przytłoczony i nie uzyskasz odpowiedzi na żadne z pytań.

Umiejętność zadawania właściwych pytań eliminuje potrzebę znajomości wszystkich odpowiedzi.

Donald Peterson CEO Ford (1985-1989)

5 dobrych pomysłów na właściwe pytania

1. Przygotuj się

Jeśli prowadzisz rozmowę, podczas której zadasz ważne pytania, warto wcześniej się przygotować: określić istotę problemu i cel rozmowy, naszkicować listę pytań.

2. Sformułuj pytanie w jednym zdaniu

Konsultant biznesowy Jeff Haden sugeruje użycie tej techniki, aby pozbyć się „podpowiedzi” w pytaniach. Ponadto krótsze pytania są zazwyczaj łatwiejsze do zrozumienia. Próbując zmieścić się w jednym zdaniu, sam lepiej zrozumiesz istotę problemu.

3. Sformułuj kilka opcji pytania

W procesie przygotowania wskazane jest wybranie kilku opcji dla tego samego pytania. Pozwoli to spojrzeć na problem z różnych perspektyw. Pomocne może być zadanie tego samego pytania w różnych okresach czasu. Na przykład nie „Co można zrobić, aby zwiększyć sprzedaż?”, ale „Co można zrobić, aby zwiększyć sprzedaż w nadchodzącym miesiącu?”.

4. Rozpocznij pytania słowem „dlaczego”

Takie pytania mają na celu zidentyfikowanie przyczyny. „Dlaczego” jest bardzo dobre w łagodzeniu pytań dyrektywnych. Na przykład zamiast „Nie ukończyłeś jeszcze projektu. Co się dzieje?" lepiej zapytać "Dlaczego nie możesz dostarczyć projektu na czas?" Istnieje nawet specjalna technika ujawniania ukrytych przyczyn – technika „5 Whys”.

5. Zadawaj pytania wyjaśniające

Wśród ważnych pytań niewiele wskazuje na krótką, jasną i jednolitą odpowiedź. Znacznie częściej spotykamy się z problemami, które mają wiele rozwiązań, a konsekwencje są trudne do oszacowania. Kilka kolejno zadawanych pytań, z których każde rozwija i wyjaśnia poprzednie, pozwala uzyskać głębsze i bardziej przydatne odpowiedzi. Jeżeli pytanie staje się okazją do dialogu, dyskusji, dyskusji, to jest to dobre pytanie.

Dla większości ludzi zadawanie pytań jest tak naturalne, jak chodzenie czy jedzenie. Nie zastanawiają się, czy są w tym dobrzy, czy źli. Ale jeśli podejmowanie ważnych decyzji zależy od prawidłowej odpowiedzi, warto popracować nad jakością pytań. Czy używasz jakichś specjalnych technik, aby zadawać dobre pytania?