Jak komunikować się z pasywno-agresywnymi współpracownikami

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Zła wiadomość jest taka, że nie można zmienić zachowania takiej osoby. Ale jest też dobry - łatwiej będzie pracować z agresorem, jeśli zastosujesz się do tych zaleceń.

Za zgodą wydawnictwa „MIF” Lifehacker publikuje fragment książki „Komunikacja z trudnymi ludźmi” – przewodnika po efektywnej interakcji z klientami, współpracownikami i innymi rozmówcami.

Twój kolega na spotkaniu mówi jedno, a potem robi coś innego. Na spotkaniach przerywa ci, ale w biurze przechodzi i nie wita cię. Jeśli spróbujesz porozmawiać z nim o jego zachowaniu, zapewni, że wszystko jest w porządku, a problem jest tylko w twojej głowie. Tak jednak nie jest: jest osobą pasywno-agresywną. Bardzo trudno jest pracować z takim kolegą. Nie jest jasne, jak postępować. Wydać? Ignorować? Jak omówić problem, jeśli twierdzi, że wszystko jest w porządku?

Koledzy często rzucają do siebie pasywno-agresywne uwagi, jeśli temat jest zbyt bolesny lub nie można bezpośrednio porozmawiać. „Wszyscy tym grzeszymy” - mówi Amy Soo, współautorka książki „Own the Room: Discover Your Signature Voice to Master Your Leadership Presence”. Jednak przedłużające się zachowania pasywno-agresywne to zupełnie inna gra.

„Ci ludzie dokładają wszelkich starań, aby postawić na swoim. Mogą nawet kłamać, aby to zrobić”- potwierdza Annie McKee, założycielka Teleos Leadership Institute i współautorka Primal Leadership: Unleashing the Power of Emotional Intelligence. W takim przypadku musisz podjąć specjalne środki ostrożności, aby pomóc sobie i ewentualnie przeciwnikowi wykonać swoją pracę. Oto kilka porad.

Nie daj się uzależnić

Jeśli współpracownik udaje, że wszystko jest w porządku lub twierdzi, że przesadzasz, może być trudno nie złościć się lub się bronić. Nie jest to jednak sytuacja, w której trzeba się odprężać, mówi McKee.

Staraj się zachować spokój.

„Może chcieć cię wkurzyć, żeby móc cię winić i wyładować swój niepokój” - wyjaśnia Su. - Jeśli zareagujesz emocjonalnie, najprawdopodobniej będziesz wyglądać i czuć się jak kompletny głupek. Potraktuj to jako okazję do samodoskonalenia.”

Zastanów się, co powoduje to zachowanie

Ludzie, którzy stale zachowują się biernie-agresywnie, nie zawsze są głupi. Być może po prostu nie wiedzą, jak się porozumieć lub w ten sposób unikają otwartej kłótni. McKee mówi, że pasywno-agresywne zachowanie jest sposobem na „przekazanie wiadomości, zademonstrowanie emocji, bez prawdziwego, konstruktywnego konfliktu”. Tak wyraża się ich egocentryzm.

„Błędnie zakładają, że ludzie wokół nich wiedzą, jak się czują i że ich potrzeby i preferencje są ważniejsze niż potrzeby innych” – mówi Su. Zastanów się nad tym, ale nie próbuj diagnozować swoich kolegów. „Postrzegaj sytuację taką, jaka jest” - dodaje Su. „To bezproduktywny wybuch emocji, których dana osoba nie jest w stanie konstruktywnie wyrazić”.

Nie zapomnij o swojej odpowiedzialności

Najprawdopodobniej nie jesteś też bez grzechu. Zastanów się, czy Twoje działania mogą wywołać wobec Ciebie zachowania pasywno-agresywne? „Weź odpowiedzialność za swoje czyny” - mówi Su. Zastanów się również, czy nie odpowiedziałeś tą samą monetą; aby rozpoznać w sobie oznaki zachowań pasywno-agresywnych, musisz je znać. „Może się zdarzyć nawet najlepszym z nas, gdy coś odkładamy lub unikamy. Czasami emocje wyciekają i mogą zranić innych”- mówi Su.

Najważniejsze jest treść, a nie forma

To może być ostatnia rzecz, którą chcesz zrobić, ale spróbuj spojrzeć na sytuację z punktu widzenia kolegi. Jaką opinię lub założenie próbuje wyrazić swoimi kolcami? Przeanalizuj sytuację, zaleca McKee.

Może kolega uważa, że Twoje podejście do projektu jest nieefektywne? A może nie zgadzasz się z celami, które wyznaczyłeś zespołowi? „Nie każdy wie, jak publicznie dyskutować lub wyrażać swoje myśli” - mówi Su. Jeśli potrafisz skupić się na konkretnym zagadnieniu pracy, a nie na formie wypowiedzi, nie możesz się zawiesić na konflikcie i zacząć szukać rozwiązania.

Rozpoznaj podstawowy problem

Kiedy się uspokoisz i poczujesz, że jesteś w stanie komunikować się produktywnie, zwróć się do kolegi. Powiedz: „Ostatnim razem wyraźnie mówiłeś. Jak rozumiem, myślisz …”Pomoże mu to zidentyfikować istotę problemu. Razem możesz coś zmienić, jak wyjaśnia McKee. Mów spokojnie, monotonnie, nie skupiaj się na tym, jak agresywnie lub obraźliwie wyrażał swoje uczucia. „Zignoruj całkowicie toksyczną stronę sprawy” - radzi Su. „Czasami wystarczy, aby ktoś wyraził swoją opinię”.

Uważaj na słowa

Mów to, co uważasz za stosowne, ale nie obwiniaj osoby za zachowanie pasywno-agresywne. „Zaszkodzisz swoim celom” – mówi McKee. Su zgadza się: „To są wybuchowe zwroty. Osoba zajęła już pozycję obronną i może stać się jeszcze bardziej zła. Nie etykietuj i nie potępiaj”. Zamiast tego McKee sugeruje wyjaśnienie, jak ta sytuacja wpływa na Ciebie i innych pracowników. Jeśli to możliwe, pokaż, w jaki sposób jego zachowanie uniemożliwia mu osobiście osiągnięcie ważnych celów, takich jak awans zawodowy.

Im więcej jesteś, tym lepiej

Nie musisz sam radzić sobie z problemem. „Masz pełne prawo prosić innych ludzi o opinie i słyszeć od swoich sojuszników, że nie jesteś szalony”, mówi Su. Dyskusja powinna jednak przybrać formę próby konstruktywnej poprawy relacji, tak aby nie wyglądała na plotkę czy oszczerstwo. Su zaprasza Cię do uzyskania opinii innych, na przykład w ten sposób: „Ciekawe, co myślisz o słowach Emily. Jak je zrozumiałeś?”

Sformułuj podstawowe zasady zachowania

Z pomocą kolegów możesz sformułować długoterminowe rozwiązanie problemu. „Jako zespół masz prawo ustalać określone kodeksy postępowania” - mówi McKee. Zgódź się na bezpośrednie wyrażanie skarg i daj przykład uczciwej, otwartej komunikacji, którą chciałbyś widzieć w swoim zespole. Można również wprowadzić wzajemną odpowiedzialność.

Jeśli problematyczny kolega systematycznie nie wywiązuje się z umów, stwórz jasny plan działania - na spotkaniu wyznacz, kto jest za co odpowiedzialny i kiedy jest to konieczne do wykonania zadań. Nawet najgorsi przestępcy mają tendencję do wycofywania się w obliczu pozytywnej presji otoczenia i wzajemnej odpowiedzialności.

W skrajnych przypadkach szukaj pomocy

Jeśli kolega regularnie ingeruje w twoją pracę atakami, a obserwatorzy zewnętrzni potwierdzą słuszność twojego oburzenia, będziesz musiał podjąć zdecydowane działania. „Jeśli masz wspólnego szefa, poproś go o pomoc” - mówi McKee. Powiedz coś takiego: „Wielu pracowników zauważyło negatywne zachowanie tej osoby i chciałbym porozmawiać o tym, jak wpływa to na moją pracę”.

To prawda, że istnieje tu niebezpieczeństwo, McKee ostrzega: „Być może agresor wprowadził już w błąd twoje ogólne przywództwo i nie zauważa niczego złego w jego zachowaniu lub stara się z całych sił uniknąć konfliktu i przymknąć oko na sytuacja."

Chroń się

„Pracując jako zespół lub para, upewnij się, że spełniasz wszystkie zobowiązania i terminy”, mówi Su. - Powiel ważne e-maile innym pracownikom. Nie pozwól, by łobuz przemawiał w Twoim imieniu ani nie reprezentował Cię na spotkaniach. Po spotkaniu zapisz wszystkie uzgodnienia i plan działania.”

McKee radzi prowadzić coś w rodzaju pamiętnika: „Zapisuj określone zachowanie, aby w razie potrzeby mieć pod ręką dowody – nie możesz spierać się z faktami”. Zaleca również unikanie współpracy ze sprawcą, gdy tylko jest to możliwe, i ograniczanie komunikacji do minimum. Jeśli nadal musisz z nim pracować, rób to w formie grupowej, gdzie agresor będzie wykazywał bardziej pozytywne zachowanie. Możesz nie być w stanie odzwyczaić go od pasywno-agresywnych nawyków, ale możesz kontrolować swoją reakcję na niego.

Pamiętaj o podstawowych zasadach

Co mamy robić

• Zrozum, dlaczego ludzie zachowują się w ten sposób; najprawdopodobniej ich potrzeby nie są zaspokajane.
• Postaraj się usłyszeć, co druga osoba ma do powiedzenia i nie rozpraszaj się formą wypowiedzi, nawet jeśli jest ona całkowicie myląca.
• Zastanów się, czy sam spowodowałeś problem.

Czego nie robić

• Stracić panowanie nad sobą. Rozwiąż problem spokojnie, mów do rzeczy.
• Narażenie osoby na pasywno-agresywne zachowanie tylko jeszcze bardziej go rozgniewa.
• Mam nadzieję, że możesz zmienić zachowanie agresora.

Harvard Business School opublikowała serię książek na temat inteligencji emocjonalnej. „Komunikacja z Trudnymi Ludźmi” poświęcona jest temu, jak prowadzić konstruktywny dialog, gdy druga strona nie chce lub nie wie, jak to zrobić. Jak zachować spokój w napiętej sytuacji? Jak radzić sobie z agresją rozmówców i odpowiadać na nieprzyjemne komentarze? Wskazówki i przykłady z książki pomogą Ci nauczyć się prowadzić rozmowę i chronić siebie.