Dlaczego listy zadań nie działają i co z tym zrobić

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Oto kilka wskazówek, jak zmienić swoje „ciało” z prostego notatnika w potężne narzędzie do podejmowania decyzji, planowania i analizowania postępów przydzielonych zadań.

Zarządzanie listami rzeczy do zrobienia nie może być prostsze. Zapisałem moje sprawy w kolumnie, a potem po prostu bierzesz to i skreślasz, kiedy to robisz. Co jeszcze możesz wymyślić?

Jeśli jednak spojrzysz na liczbę różnych aplikacji desktopowych, mobilnych i webowych, które realizują tę koncepcję, staje się jasne, że wcale nie wszystko jest takie proste. Pomimo całej różnorodności narzędzi i funkcji, listy zadań nadal nie działają! Może po prostu nie wiesz, jak ich używać?

Wszyscy ludzie zaczynają korzystać z menedżerów zadań w momencie, gdy poczują, że ich codzienna rutyna zamienia się w chaos. Zaczynają zapominać o ważnych rzeczach, mylić kolejność zadań i zadań, zawodzić kolegów i spóźniać się na randki. W takim momencie człowiek wybiera „tudushkę” według własnego gustu i stara się wprowadzić organizację do swojego życia. I z reguły na początku mu się to udaje. Ale mija trochę czasu, listy zadań przestają działać, a pierwotny bałagan wraca do życia.

Dlaczego tak się dzieje?

Chodzi o to, że menedżerowie zadań to tylko narzędzie. Który musi być poprawnie skonfigurowany, aby działał dobrze. A oto kilka wskazówek, jak to zrobić.

1. Udostępnij

W żadnym wypadku nie powinieneś zrzucać wszystkich swoich dużych i małych rzeczy na jedną dużą, długą listę. Nie ma nic bardziej przygnębiającego niż kontemplacja listy rzeczy do zrobienia z dziesiątkami wpisów. W tym przypadku prawdopodobieństwo, że kiedykolwiek dotrzesz do końca listy, ma tendencję do zera. Różne badania produktywności ogólnie sugerują, że liczba twoich zadań na jednym arkuszu nie powinna przekraczać 7-8 sztuk. Dlatego oddziel listy zadań według kategorii, projektu, tematu, pilności i innych kryteriów.

2. Dodaj terminy

Zgodnie z prawem Parkinsona praca zawsze zajmuje tyle czasu, ile jej poświęcasz. Dlatego prowadzenie listy zadań ma sens tylko wtedy, gdy przy każdym elemencie wpiszesz przybliżony czas wykonania. Tak, w rzeczywistości mogą występować odchylenia; tak, w niektóre dni wszystko idzie nie tak, ale w większości przypadków to podejście działa. Po ustaleniu przybliżonego czasu na wykonanie określonego zadania podświadomie będziesz starał się mu odpowiadać, a to radykalnie zmienia zasady gry. Spróbuj, a zdziwisz się, jak potężna może stać się Twoja lista rzeczy do zrobienia.

3. Priorytety

Ten punkt jest prosty i bezpośredni. Zajmujemy się przede wszystkim sprawami ważnymi, małymi i niepilnymi - jeśli mamy czas. Pozostaje tylko ustalić priorytety swojej listy i zrobić to dobrze. W końcu są sprawy bardzo pilne, ale dla Ciebie zupełnie nieistotne. A dzieje się na odwrót. Dlatego oferujemy następujące priorytety:

• ważne i pilne sprawy;
• ważne, ale nie pilne;
• pilne, ale niezbyt ważne;
• nie pilne i nieważne.

4. Oceń

I ostatnią zasadą na tej liście, ale nie najmniej ważną, jest potrzeba analizy i oceny spełnienia Twojej listy. Nie staraj się natychmiast ukryć i na zawsze zapomnieć o wykonanym zadaniu. Postaraj się zarezerwować kilka godzin pod koniec każdego tygodnia, a może nawet cały dzień pod koniec miesiąca, na podsumowanie. Podnieś przekreślone elementy z archiwum i oceń, co dało Ci ich realizację.

• Jak dobrze i szybko wykonałeś swoją pracę?
• Czy można było to zrobić lepiej, a może wcale nie powinno być tego warte?
• Jak daleko zaszedłeś do celu?
• Co należy zrobić, aby pójść o krok dalej?

Gdy odpowiesz na te i podobne pytania, Twoja lista nabierze dla Ciebie zupełnie innego znaczenia. Z prostego notatnika „aby czegoś nie zapomnieć” przekształci się w potężne narzędzie do podejmowania decyzji, planowania i analizy osiągnięć.