2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07
Jeśli jesteś zasmucony faktem, że nigdy nie masz czasu na przesłanie swojej pracy na czas, pilnie przeczytaj ten artykuł. Wyjaśniamy, dlaczego niedotrzymanie terminów nie jest Twoją winą i podpowiadamy, jak nadal dotrzymać terminów.
Uwielbiam terminy! Zwłaszcza gwizdek, którym pękają.
Pisarz Douglas Adams
Wszyscy wiemy, jak ważne dla efektywnej pracy jest planowanie. Czasami mamy na jego punkcie dosłownie obsesję. Ale kiedy przychodzi czas na rozpoczęcie realizacji listy zadań, zaczynamy je odkładać, wytrzymując do ostatniej chwili, a nawet całkowicie zakłócając terminy. Zdarza się to każdemu w mniejszym lub większym stopniu. I jest to uzasadnienie, które tkwi w osobliwościach naszego myślenia.
Dlaczego brakuje nam terminów?
Być może słyszeliście historię Sydney Opera House, która miała zostać ukończona w 1963 roku za 7 milionów dolarów i ostatecznie została ukończona dopiero 10 lat później, w 1973 roku. Ponadto oryginalny projekt teatru przeszedł wiele zmian, a budynek stał się mniejszy, w wyniku czego wydano 102 miliony dolarów!
Projektanci padli ofiarą powszechnego błędu: źle ocenili, ile czasu zajmie zadanie. Raz po raz musieli przesuwać terminy i zmieniać plan pracy, ponieważ nie brali pod uwagę problemów, które wpływały na szybkość projektu.
Nasze myślenie jest skonstruowane w taki sposób, że planujemy tyle czasu i pieniędzy, ile potrzeba, jeśli wszystko pójdzie zgodnie z najlepszym scenariuszem.
Ale nieuchronnie na drodze pojawiają się przeszkody, w wyniku których ilość pracy gwałtownie rośnie. Następnie niedotrzymanie terminów tłumaczymy tym, że zaszły nieprzewidziane okoliczności, a nie tym, że nie mogliśmy uwzględnić możliwości ich wystąpienia na etapie planowania.
Po co nam w ogóle terminy?
Rygorystyczne terminy nie tylko stale się psują, ale też przynoszą dużo stresu uczestnikom projektu, więc może lepiej im odmówić? Nie. Często termin jest jedynym powodem, dla którego praca w ogóle się rusza.
Wcześniej słowem „termin śmierci” określano linię wokół więzienia, poza którą więźniowie nie mogli wstawiać się ani w dzień, ani w nocy, pod groźbą natychmiastowego otrzymania kuli.
Teraz terminy kojarzą się wyłącznie z pracą, a ich niedotrzymanie nie zagraża realizacji całego działu. Ale istota pozostaje taka sama: ostatecznym terminem jest życie lub śmierć dla Twojej produktywności lub projektu.
Praca wypełnia wyznaczony na nią czas.
Prawo Parkinsona
Każde zadanie zajmie tyle czasu, ile mu przydzielisz. Dlatego czasami zastanawiamy się, jak szybko możemy coś zrobić. Z tego samego powodu często jesteśmy na granicy możliwości w ostatnich minutach, aby dokończyć to, co zostało przydzielone na kilka dni, a nawet tygodni.
Biorąc pod uwagę prawo Parkinsona rozumiemy, że jeśli nie ustalimy ram czasowych na wykonanie zadania, to zrobimy to w nieskończoność!
Jak pokonywać stałe terminy
Jak radzić sobie ze złym planowaniem i wykorzystać obecność terminów na swoją korzyść? Będzie to bardzo trudne, bo będziemy musieli walczyć z systematycznymi błędami naszego myślenia. Jednak wiedza o tym, jak terminy zmieniają nasze zachowanie, może pomóc nam być bardziej produktywnym.
Jasny początek
Kiedy rozłożysz nakład pracy na miesiąc, tydzień, nawet dzień wcześniej, oceń początek okresu tak ściśle, jak to możliwe, i odciąż resztę czasu, aż do ostatecznego terminu tak bardzo, jak to możliwe.
Skoncentruj się najpierw na najtrudniejszych, najważniejszych, czasochłonnych zadaniach projektu. Nadal będziesz je robić dłużej, niż się spodziewałeś. Ukorz się. Ale dzięki aktywnemu startowi pod koniec okresu będziesz miał czas, który spędzisz na rozwiązywaniu nieplanowanych problemów i wykonywaniu zadań.
W przeddzień terminu nie będziesz musiał zagłębiać się w nowe złożone zadania, napotykając pułapki, o których wciąż nie wiesz.
Dodatkowy termin
Dla siebie wyznacz termin kilka dni wcześniej niż rzeczywisty. Tak radzi marketer Matthew Guay z Zapier. Idealny, jeśli nie wiesz, ile masz czasu od osobistego terminu do prawdziwego – jednego lub trzech dni. Ale taka sytuacja jest słabo przedstawiona. Oczywiście nadal będziesz pamiętał, ile czasu Ci zostało, więc potrzeba siły woli, aby nie zakłócać terminów.
Wymyśl jakąś nagrodę dla siebie, jeśli wykonasz pracę w terminie. Jednak satysfakcja z wykonanych zadań na czas będzie dobrą nagrodą.
Publiczne oświadczenie
„Ślubuję uroczyście zakończyć artykuł do piątej wieczorem” – powiedz to nie w głowie, ale głośno do całego biura. Teraz w grę wchodzi twoja samoocena. Co będzie dla Ciebie bardziej bolesne: zmuszać się do aktywnej pracy, czy nie dotrzymywać terminów i głośno przyznawać się do porażki?
Pisarz Evelyn Waugh, rozpoczynając swoją nową powieść, Return to Brideshead, publicznie oświadczył: „Zaczynam nową książkę i napiszę ją za trzy miesiące”. Nie dotrzymał terminu i kilkakrotnie, ponownie publicznie, prosił o przesunięcie terminu. Mimo to powieść skończył dość szybko, bo wiedział, że czytelnicy pamiętają jego obietnicę i czekają, aż się spełni.
Ciągłe przypominanie o zbliżającym się terminie
Jeśli zaczynamy pracę nad dużym projektem, to zazwyczaj czas jest dość długi. Termin staje się pewnego rodzaju abstrakcją - gdzieś tam, kiedyś. Im bliżej, tym wyraźniej uświadamiamy sobie dokładnie, ile czasu nam zostało i możemy dokładniej porównać jego ilość z ilością pracy do wykonania.
Ustaw sobie regularne przypomnienia, które będą Cię stale przywracać do rzeczywistości, powiadamiając Cię, że zbliża się dzień X:
- termin płatności upłynie za miesiąc;
- tydzień;
- trzy dni;
- dzień;
- Godzina ósma.
Tak, to stresujące, będzie denerwujące. Ale może to jedyny sposób, by się pobudzić?
Każda sprawa zawsze trwa dłużej niż oczekiwano, nawet z prawem Hofstadtera.
Prawo Hofstadtera
To komiczne prawo rekurencyjne dr Douglas Hofstadter mówi o niemożności planowania terminów. Terminy są dosłownie po to, aby je udaremniać. Mamy jednak nadzieję, że nasze rady pomogą Ci uniknąć pchania rzeczy do punktu krytycznego, w którym ciągłe niedotrzymywanie terminów jest wyjątkowo szkodliwe dla Twojej reputacji w pracy i wprawia Cię w ciągły stres.
Zalecana:
Jak nie zakłócać planów i dotrzymywać terminów
Czasami zbyt optymistycznie podchodzimy do naszych możliwości i nie doceniamy prawdopodobieństwa nieprzewidzianych okoliczności. Lifehacker podpowiada, jak planować i na co przede wszystkim zwracać uwagę
Jak nauczyć się planować, aby nie zakłócać terminów?
Dzielimy się sposobami, które mają zastosowanie zarówno w pracy, jak i w życiu codziennym. To pytanie zostało zadane przez naszego czytelnika. Ty też zadaj swoje pytanie Lifehackerowi - jeśli jest interesujące, na pewno odpowiemy. Dlaczego nie możesz normalnie czegoś zaplanować?
Nie, nie, i znowu nie: dlaczego nie trzeba zawsze zgadzać się ze wszystkimi
Jak nauczyć się mówić „nie”, nawet jeśli jest to bardzo trudne i dlaczego nie należy podążać za przykładem innych - omawiamy w tym artykule
Jak przestać cierpieć z powodu zbliżających się terminów
Jeśli termin się pali i obawiasz się, że nie zdążysz wykonać zadania na czas, skróć termin. Paradoksalnie może się to udać
Wykres Gantta to narzędzie dla tych, którzy nie lubią przegapić terminów
Wykres Gantta to narzędzie do planowania i zarządzania zadaniami, wymyślone przez amerykańskiego inżyniera Henry'ego Gantta. Wygląda jak poziome paski umieszczone między dwiema osiami: w pionie lista zadań i poziomo daty. Zobaczysz, co robić i dlaczego, i o niczym nie zapomnisz