Dlaczego nie powinieneś wysyłać negatywnych e-maili

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Ile razy żałowałeś, że napisałeś coś bez zastanowienia? Emocje często uniemożliwiają nam racjonalne myślenie i robimy głupie rzeczy: psujemy relacje z kolegami, przyjaciółmi, rodziną i przyjaciółmi.

David Spinks to wspaniała osoba. Projekt Feast, którego jest współzałożycielem, ma na celu pomóc zapracowanym ludziom zaszczepić i rozwinąć nawyk i umiejętność gotowania zdrowego domowego jedzenia dla siebie i swoich bliskich. Jednak dzisiaj nie mówimy o kursach początkującego kucharza.

E-mail jest nadal najpopularniejszą formą komunikacji, a dzisiaj przedstawiamy przemyślenia Davida, dlaczego każdy negatywny e-mail, który wysyłasz, jest bezsensowną głupotą.

Nauczyłem się wielu rzeczy, które przyczyniają się do dobrej komunikacji w biznesie. Wiem też o rzeczach, które wywołują gniew, powodują dramaty i prowadzą do porażki.

Do wszystkich takich sytuacji ma zastosowanie jedna filozofia, i ta filozofia w pełni sprawdziła się dla mnie osobiście - w kilku zawodach, na przestrzeni kilku lat, w kontaktach z zupełnie innymi ludźmi.

Negatywne emocje w e-mailach to rzeczy, które zawsze okazują się dla Ciebie złe. Nigdy nie próbuj umieszczać w tekście negatywności. W takich sytuacjach istnieje komunikacja głosowa i komunikacja twarzą w twarz. Wielokrotnie popełniałem ten błąd (i nadal to robię) i widziałem, jak inni ludzie robią to samo.

Za każdym razem, gdy wysyłałem negatywnego e-maila, żałowałem tego, co zrobiłem. Każdy negatywny e-mail, który otrzymałem, był dla mnie stresujący.

Powodem nie jest to, że te listy są emocjonalne. Wydaje mi się, że dzielenie się emocjami, negatywnymi i pozytywnymi, w ścisłej współpracy z innymi ludźmi, jest zupełnie normalne. Ale w tym przypadku e-mail nie jest odpowiedni.

W takim przypadku musisz wyraźnie odróżnić konstruktywną krytykę od osobistej negatywności. Jeśli wyślesz negatywną opinię, robiąc to bez emocji, tylko z wezwaniem do poprawy, poprawy, to wszystko jest w porządku. Ale gdy tylko emocje zaczną przenikać do takiego tekstu, usuń je z listu.

Ten artykuł opiera się wyłącznie na moich osobistych doświadczeniach i być może komuś te myśli wydadzą się niewłaściwe, ale jeśli spojrzysz na problem tak jak ja, to zdecydowanie warto je opublikować.

Dlaczego więc e-maile z negatywnymi skojarzeniami emocjonalnymi są złym pomysłem.

1. Ton, mowa ciała, kontakt wzrokowy

Czy te słowa były napisane z sarkazmem, złością czy smutkiem? Nie mam pojęcia. Ale to ja jestem zmuszony zakładać najgorsze. Taki tekst wygląda na mnie pełen wściekłości, złości i obrzydzenia.

Nie ma znaczenia, jak kompletny jest Twój tekst, ile jest emotikonów i czym one są - percepcja Twoich emocji przez odbiorcę jest poza Twoją kontrolą. Absolutnie nie masz pojęcia, jak zostaną zinterpretowane emocje, które umieścisz w tekście, i łatwo możesz zostać źle zrozumiany.

2. Wojna bez zwycięzców

Boks korespondencyjny jest zawsze okrutny:) Możesz wyłapać każde słowo przeciwnika. Wyjmij zwroty i wyrażenia z kontekstu, pomyśl o nich przez długi czas i przeczytaj ponownie swoją odpowiedź 17 razy przed wysłaniem.

To nie rozmowa, to bitwa. Po prostu próbujecie się ze sobą kłócić i udowodnić swoją sprawę, zamiast iść w kierunku wzajemnego zrozumienia i iść dalej.

Nie mogę wypowiadać się w imieniu innych, ale kiedy otrzymywałem emocjonalne maile, zastanawiałem się nad nimi i swoją odpowiedzią na takie maile, starając się ukryć każde słowo napisane przez nadawcę.

Rezultat: wszyscy okazali się nieudacznikami, problem nie został rozwiązany, związek został zrujnowany.

3. Gotowy, uwaga, czekanie

Cechą e-maili jest to, że czas między odpowiedziami może być bardzo długi. W przeciwieństwie do rozmowy, kiedy osobiście, stojąc naprzeciwko siebie, omawiacie problem, wiadomość w poczcie może po prostu leżeć w twojej skrzynce e-mail i tam cicho gnić.

Kiedy otrzymuję emocjonalny e-mail, czekam. Zdarza się, że czekanie opóźnia się o kilka dni, zanim będę mógł osobiście porozmawiać z daną osobą. Cały czas tekst, który otrzymałem siedzi w mojej głowie, okresowo się nad nim zastanawiam, staram się zrozumieć myśli i motywy osoby, która to napisała i co w ogóle mam zrobić z jego negatywem. To naprawdę przygnębiające.

Ta pasywna forma komunikacji świetnie nadaje się do koordynowania i dzielenia się informacjami, ale nie do emocji - zachowaj je do osobistej rozmowy.

4. zwariowany

Najbardziej emocjonalne listy pisane są emocjami. W tym stanie jesteśmy w stanie powiedzieć i zrobić to, czego będziemy głęboko żałować.

Uspokój się i daj sobie czas na przemyślenie, zanim udzielisz pochopnej odpowiedzi w wyniku przytłaczających emocji.

Jak zastąpić emocjonalne e-maile

Tak więc dosłownie pękasz z pragnienia odpowiedzi emocjami na emocje i musisz czymś zastąpić prawdopodobny dramat tekstowy. Co robić?

1. Zaproponuj rozmowę

Kiedy chcę wysłać emocjonalnego e-maila, piszę go i zapisuję w wersji roboczej. Ale nie wysyłam. Zamiast tego piszę list w stylu: „Mam pomysł, czy możemy zadzwonić?” Następnie ustalam datę i godzinę rozmowy.

Kiedy ktoś wysyła mi emocjonalnego e-maila, po prostu odpisuję: „Porozmawiajmy o tym przez Skype”.

Te proste kroki utrzymują mnie przy zdrowych zmysłach. Z powodzeniem utrzymuję dobre relacje z innymi ludźmi.

2. Wszystko w odpowiednim czasie

Mamy dobrą praktykę w organizowaniu specjalnych sesji wyrażania emocji. Każdego tygodnia przeznaczamy czas na rozmowę. Wymieniamy myśli, uczucia, lęki, zmartwienia, niezadowolenie. Wychodzimy na łono natury, w parku, z dala od komputerów, pijemy herbatę i po prostu rozmawiamy. W ten sposób pozbywamy się samych powodów, dla których te negatywne e-maile mogą być wysyłane.

Podczas takich emocjonalnych spotkań dodatkowo zyskujesz dobry widok na siebie z zewnątrz, widzisz perspektywy firmy. Większość decydujących decyzji dotyczących Święta została podjęta podczas tych rozmów.

3. Pisz, ale nie wysyłaj

Mój przyjaciel zawsze to robi, kiedy się złości. Pisze list, ale go nie wysyła. W procesie przenoszenia negatywnych emocji na tekst staje się mu łatwiej. Po drodze zaczyna myśleć o sytuacji i zawsze przychodzi do niego świadome zrozumienie, dlaczego ten list musi zostać usunięty.

Zrobiłem dokładnie to samo. Czasami pisałem listy do ludzi w moim osobistym pamiętniku i czułem się znacznie lepiej.

Jeśli jednak nie masz innego wyjścia, jak tylko wysłać wiadomość e-mail, wyślij. To i tak lepsze niż zachowywanie uczuć dla siebie. Ale jeśli istnieje nawet odległa okazja, aby porozmawiać o problemie osobiście, poczekaj na odpowiedni moment i rozwiąż problem konstruktywnie.