10 złych nawyków, które zabijają Twoją produktywność

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Złe planowanie, media społecznościowe i wątpliwa konkurencja zabierają czas i zmniejszają wydajność.

1. Nie robisz planu pracy

Masz listę zadań i zamierzasz je wszystkie wykonać, ale nie masz pojęcia, kiedy dokładnie. W rezultacie dość trudno jest zrozumieć cały zakres pracy i poprawnie rozdzielić zadania na dzień, tydzień, miesiąc. Prowadzi to do tego, że albo nie dotrzymujesz terminów, albo zaczynasz zbyt energicznie i tracisz siły w połowie dystansu.

Co robić

Zaplanuj swoją pracę za pomocą papierowego terminarza lub specjalnych aplikacji. Wprowadź powtarzające się rutynowe zadania na kilka miesięcy z góry i nie zapomnij zarejestrować tych, które przychodzą.

Uważaj na gęstość. Niech praca będzie równomiernie rozłożona w okresach. Pomoże Ci to uniknąć wypalenia i pracować w wygodnym tempie. A także pozwoli Ci wyraźnie pokazać, że jesteś cały czas zajęty, jeśli ktoś zdecyduje się powiesić na Tobie dodatkową walizkę.

2. Twój harmonogram jest zbyt napięty

Masz wszystko zaplanowane i jesteś szczęśliwy - ale tylko pierwszego dnia. Wtedy okazuje się, że nie zawsze można było poprawnie oszacować, ile czasu zajmie wykonanie zadania. Oprócz tego inne zadania przychodzą od kolegów i kierownictwa. W rezultacie, w obliczu palących terminów, trzeba poświęcić dużo czasu na odbudowę planu.

Co robić

Podejdź do pytania mądrze. Przeznacz na zadanie więcej czasu, niż na pewno potrzebujesz. Zostaw puste przedziały czasowe na nagłe dodatkowe przypadki. Zmniejszy to poziom stresu i dzięki temu będziesz mógł zrobić więcej.

3. Nie automatyzujesz procesów

Duża część pracy współczesnego człowieka to kwestia technologii. Jeśli nadal robisz coś własnymi rękami z pełnym zaangażowaniem, zamiast zlecać to maszynom, to marnujesz czas.

Co robić

Wydaje się, że łatwiej jest robić wszystko ręcznie niż zajmować się nowymi programami, algorytmami i tak dalej. Dotyczy to zadań jednorazowych. Ale w przypadku powtarzających się rzeczy jest inaczej. Lepiej spędzić dzień i zwolnić wiele godzin w przyszłości.

Na przykład, jeśli Twoja praca nie jest związana z liczbami, możesz łatwo wykonać obliczenia ręcznie. Jeśli mówimy o regularnym śledzeniu statystyk, bardziej poprawne byłoby zapisanie formuł w „Arkuszu kalkulacyjnym Google”. Wtedy będziesz musiał tylko wprowadzić nowe dane i uzyskać wynik.

Inny przykład: na twoją pocztę wpadają dziesiątki listów i nie wszystkie są pilne. Należą do nich niezwykle ważne wiadomości od stałych klientów, nieco mniej ważne wiadomości od współpracowników oraz biuletyny, które trzeba przejrzeć raz w tygodniu. Jeśli ustawisz sortowanie w zależności od nadawcy, otrzymasz trzy foldery o różnych priorytetach i nie musisz już przeglądać całej listy korespondencji, aby znaleźć żądaną literę.

4. Rozpraszają Cię zabójcy czasu

Sprawdzanie portali społecznościowych i czytanie czatów w komunikatorach to przypadek, w którym zdecydowałem się zrobić sobie przerwę na 5 minut, ale w końcu byłem rozkojarzony na godzinę. Zabierają czas, nie przynosząc nic w zamian. I wszędzie się spóźniasz.

Co robić

Jeśli Twoja praca nie jest połączona z sieciami społecznościowymi i komunikatorami, nie dzieje się tam nic ważnego dla Ciebie. Więc daj sobie ograniczoną ilość czasu, którą im dajesz.

Wyłącz wszystkie powiadomienia z wyjątkiem powiadomień w czatach służbowych. Nawet jeśli jesteś skałą i nie otwierasz sieci społecznościowej natychmiast po sygnale dźwiękowym telefonu, nadal poświęcasz część uwagi myśleniu, kto co napisał.

Wkrótce będzie można zauważyć, że jest więcej czasu, a poziom stresu spadł, bo teraz nie gotuje się sto razy dziennie, bo ktoś się myli w internecie.

5. Nie wiesz jak odmówić

Masz reputację osoby reagującej, więc ludzie stale przychodzą do Ciebie z prośbami o pomoc, radę, nauczanie i wspólne picie herbaty. Ale Twoja zgoda jest korzystna dla odwiedzających i na niekorzyść Ciebie, ponieważ kradnie tak cenny czas i zwiększa ilość pracy.

Co robić

Trochę więcej egoizmu: oceń sytuację przez pryzmat swojej zajętości. Jeśli masz trochę wolnego czasu, dlaczego nie pomóc. Jeśli wszystko się pali, daj pierwszeństwo swoim własnym sprawom.

6. Ćwiczysz wielozadaniowość

To, co dobrze wygląda w CV, nie zawsze sprawdza się w praktyce. Przełączanie się między czynnościami to także czasochłonna praca. W rezultacie problemy rozwiązujesz znacznie dłużej niż w przypadku rozwiązywania ich sekwencyjnie.

Co robić

Zostaw swoje supermocarstwo w nagłych wypadkach. W przypadku braku pośpiechu prac, rozwiązuj problemy jeden po drugim. Jeśli ma to sens, pogrupuj je w grupy o zbliżonym znaczeniu.

7. Nie zadowalają Cię proste rozwiązania

Nawet rutynowe zadania, które próbujesz przekręcić, aby znaleźć kilka opcji do wykonania. Zwracaj dużo uwagi na drobiazgi, dąż do perfekcji. Ale gra nie jest warta wysiłku, a wynik to tylko zmarnowany czas.

Co robić

Aby nie przesadzać z wagą sprawy, zadaj sobie pytanie, jakie znaczenie będzie miała Twoja decyzja jutro, za miesiąc, za rok. Najprostsze podejście da wystarczający wynik. Pomoże ci to przestać się oszukiwać.

Jest tu niuans. Być może, marnując czas, próbujesz odłożyć nieprzyjemne zadanie na później. Jeśli tak, po prostu zacznij.

8. Nie delegujesz części pracy

Wyrażenie „Jeśli chcesz zrobić coś dobrze, zrób to sam” tchnie dumą. Pomysł, że nikt cię nie zastąpi, łaskocze twoje poczucie własnej ważności, ale jest bardzo dalekie od rzeczywistości. To prawda, że robisz coś lepiej niż inni, ale koledzy równie dobrze poradzą sobie z wieloma Twoimi zadaniami. I od czasu do czasu uwolnisz się.

Co robić

Jeśli czujesz, że nie jesteś w stanie poradzić sobie z natłokiem pracy, poproś o pomoc.

9. Nie uczysz się na błędach

Popełnianie błędów jest nieprzyjemne, ale przydatne. To wskazuje nam na problemy i pomaga nam ich uniknąć w przyszłości. Jeśli w kółko wchodzisz na tę samą prowizję, musisz coś zmienić.

Co robić

Czasami ważne jest, aby zwolnić i pomyśleć o rezultatach swoich działań. Coś poszło dobrze, więc warto zwrócić uwagę na metody rozwiązania. Jeśli wpadniesz w kłopoty, lepiej znaleźć źródło i przemyśleć kilka opcji rozwiązania problemu. Więc następnym razem możesz łatwo wyjść z sytuacji.

10. Porównujesz się z innymi

Dajesz z siebie wszystko, ale współpracownicy szybciej załatwiają sprawy. I poświęcasz czas na zamartwianie się, że pozostajesz w tyle.

Co robić

Jest to podejście przynoszące efekt przeciwny do zamierzonego. Każdy pracuje we własnym tempie, więc porównanie z kolegami nie zadziała. Co więcej, wyższa prędkość nie oznacza większej wydajności.

O wiele lepiej jest porównać własne wyniki z własnymi. Wyznacz sobie cele, które chcesz osiągnąć i zastanów się, jak możesz stać się lepszym.

Odcinek ten wykonujemy wspólnie z usługą zamawiania taksówek Citymobil. Dla czytelników Lifehacker rabat 10% na pierwsze pięć wycieczek z wykorzystaniem kodu promocyjnego CITYHAKER*.

* Promocja obowiązuje w Moskwie, regionie moskiewskim, Jarosławiu tylko przy zamówieniu przez aplikację mobilną. Organizator: City-Mobile Sp. Lokalizacja: 117997, Moskwa, ul. Architekt Własow, 55. PSRN - 1097746203785. Czas trwania akcji od 7.03.2019 do 31.12.2019. Szczegóły dotyczące organizatora akcji, o zasadach jej prowadzenia, znajdują się na stronie organizatora pod adresem.