13 rzeczy w korespondencji biznesowej, które po prostu wkurzają

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Jeśli nie chcesz wkurzyć drugiej osoby, nie rób tego.

1. Brak powitania

Nie piszesz listu biznesowego dla przyjemności, potrzebujesz czegoś od adresata. Dlatego dobrze jest zacząć od aktu grzeczności - pozdrowienia. Obejście się bez tego jest jak otwieranie nogą drzwi do cudzego biura.

Jak nie

Tak jest lepiej

2. Wyrażenie „Dzień dobry”

Jeśli nie piszesz listu biznesowego prosto z lat 2000, wybierz bardziej nowoczesne sformułowanie. Nie ma znaczenia, że nie możesz przewidzieć dokładnie, kiedy druga osoba przeczyta wiadomość. Opcja „dzień dobry” jest najbardziej neutralna, ale możesz też skorzystać z okresu, w którym wysyłasz list. A „dobrą porę dnia” zostaw na pół martwym forom z przeszłości.

Jak nie

Tak jest lepiej

3. Obsługa błędów

To niesamowite, ile błędów można popełnić w tak krótkim tekście. Po pierwsze, wielu potraktowało dosłownie zasadę oddzielenia przecinkami. Daje to początek arcydziełom takim jak „Drogi Anton Michajłowicz”. Apel to nie tylko nazwa, ale i zależne od niej słowa.

Po drugie, dokładnie sprawdź nazwisko adresata. Nie dzwoń do Aleksiejewa Aleksandrasa, Marin Marias i nie rozszyfruj inicjałów.

Jak nie

Tak jest lepiej

4. Skróty i odpowiedzi jednosylabowe

Pisanie biznesowe wymaga komunikowania się pełnymi zdaniami. Takie podejście ma praktyczną zaletę: rozmówca nie musi zgadywać, co masz na myśli, ponieważ ujawniasz wszystkie niuanse i nie dajesz możliwości błędnej interpretacji słów. A twoje „OK” może oznaczać wszystko. Dodatkowo cięcia nie oszczędzają dużo czasu.

Jak nie

Tak jest lepiej

5. Humor i metafory

Pismo biznesowe nie powinno pozostawiać miejsca na interpretację. Wszystkie słowa są użyte w ich bezpośrednim znaczeniu i nie oznaczają różnych interpretacji. W przeciwnym razie poczekaj na dodatkową rundę korespondencji, w której dowiesz się, kto miał co na myśli. A to może zająć dużo czasu.

Jak nie

Tak jest lepiej

6. Wykrzykniki

Wykrzykniki nie są często używane w tekstach literackich, ponieważ mają na celu wyrażenie silnych uczuć. List biznesowy nie jest platformą do wyrażenia, nawet jeśli naprawdę chcesz wyrazić rozmówcy, co o nim myślisz.

Może nie masz na myśli nic specjalnego, ale dla rozmówcy wykrzyknik będzie sygnałem, że prawdopodobnie robi coś nie tak. Miej więc pod kontrolą zarówno swoje zmysły, jak i kombinację klawiszy Shift + 1. Wykrzyknik jest odpowiedni tylko w obiegu.

Jak nie

Tak jest lepiej

7. Mnóstwo biurokratów

Chęć wyrażenia siebie w bardziej formalny sposób często generuje monstrualne konstrukcje, w których niezwykle trudno jest rozeznać sens. Nie nadużywaj skomplikowanych fraz i pisz łatwiej.

Jak nie

Tak jest lepiej

8. Caps Lock

Nie warto podkreślać linii wielkimi literami. W Internecie nadal symbolizuje krzyk. Nikt nie lubi, gdy ktoś na niego krzyczy. Aby wiadomość była jasna, po prostu ją przejrzyj.

Jak nie

Tak jest lepiej

9. Fraza „Z góry dziękuję”

Dziękuję, oczywiście, nie możesz włożyć do kieszeni, ale wczesna wdzięczność stawia rozmówcę w niezręcznej sytuacji. Dobrze wychowana osoba poczuje się zobligowana do spełnienia Twojej prośby, nawet jeśli zrozumie, że nie powinna tego robić. I zostaniesz zapamiętany za rzucanie problemów.

Jeśli rozmówca nadal wymaga zachęty, lepiej opisać, jak korzystne jest dla niego udzielenie odpowiedzi na twoją prośbę.

Jak nie

Tak jest lepiej

10. Dziwny temat lub brak tematu

Otwieranie niezrozumiałych listów jest niebezpieczne, więc wiadomość bez tematu może stać się spamem. Oczywiście, ktoś będzie bardzo zły, gdy odkryje, że pod napisem „Zina, guma” znajdował się ważny dokument ukryty przed kierownikiem fabryki opon, Zinaidą.

Jak nie

Tak jest lepiej

11. Znajomość

Nie powinieneś odchodzić od swojego stylu biznesowego, nawet jeśli adresatem jest twój najlepszy przyjaciel. Po pierwsze, być może będzie musiał przesłać list do swojego szefa lub kontrahentów. Po drugie, list może przypadkowo wpaść w trzecie ręce i skompromitować go, a jednocześnie ty.

Po trzecie, musisz odróżnić pracę osobistą od pracy. Interesy korporacyjne nie zawsze pokrywają się z osobistymi. Warto zostawić sobie pole manewru, aby utrzymać przyjazne stosunki bez ustępstw w negocjacjach.

Jak nie

Tak jest lepiej

12. Brak historii korespondencji

Jeśli aktywnie rozmawiasz z kimś, adresat jest świadomy, o czym jest rozmowa i może łatwo wrócić do początku dialogu, obracając kółko myszy. Ale kiedy od czasu do czasu wymieniasz listy przez e-mail, rozmówca może zapomnieć, kim jesteś i czego od niego potrzebujesz.

Ułatw tej osobie zrobienie tego: W jednym akapicie przypomnij osobie, o czym mówi.

Jak nie

Tak jest lepiej

13. Niewłaściwa obsługa wątków wiadomości

Usługi pocztowe i agenci umożliwiają pracę z wątkami wiadomości. Jest to naprawdę przydatne narzędzie, jeśli jest obsługiwane prawidłowo. Ale nie każdemu się to udaje.

Być może już padłeś ofiarą masowej wysyłki, której uczestnicy nie odpowiadają bezpośrednio autorowi, ale wszystkim. W rezultacie nieciekawa rozmowa zapełnia twoją skrzynkę odbiorczą, a ty wymyślasz kary dla tych, którzy nie mogą znaleźć odpowiedniego przycisku. Jednocześnie informacje, które nie są przeznaczone dla wścibskich oczu, często trafiają do ogólnego pola informacyjnego.

Medal ma też wadę: kiedy w ważnej rozmowie jeden z uczestników odpowiada nie wszystkim, ale jednej osobie. A odbiorca musi spędzać dużo czasu na wysyłaniu listów zamiast wykonywać swoją pracę.