5 typowych błędów w komunikacji i jak ich uniknąć

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Komunikacja to złożona i nieprzewidywalna rzecz, która bezpośrednio wpływa na twoją reputację, karierę i życie osobiste. Podpowiemy, jakie błędy komunikacyjne są najczęstsze we współczesnym świecie i co zrobić, aby w końcu przestać je popełniać.

Nowoczesne technologie pozwalają nam komunikować się ze sobą szybciej i częściej, ale nie oznacza to, że komunikacja staje się coraz lepsza i wydajniejsza.

Niektóre nieporozumienia mogą nas po prostu irytować, a niektóre mogą stać się powodem kłótni i konfliktów do końca związku. Dlatego ważne jest rozważenie pięciu przykładów najczęstszych błędów komunikacyjnych i nauczenie się, jak im właściwie zapobiegać.

Błąd numer 1. „Wiedzą, o czym myślę”

W naszej głowie nieustannie roi się od myśli. Można nieskończenie długo i żmudnie narzekać na to, że krewni, koledzy i znajomi doskonale nas rozumieją, ale w praktyce sytuacja jest o wiele ciekawsza: to, o czym myślimy, jest niezrozumiałe dla nikogo oprócz nas samych.

Teraz wyobraź sobie, w jakiej pozycji stawiasz ludzi wokół siebie, kiedy mówisz: „Wiesz, o czym myślę”. Nic takiego. Nawet nie podejrzewają. Skąd mieliby wiedzieć? W końcu zdarza się też, że my sami czasami nie do końca rozumiemy bieg własnych myśli.

Załóżmy, że delegujesz komuś zadanie i oczekujesz, że zostanie wykonane dokładnie tak, jak sobie wyobrażałeś. Ale cuda się nie zdarzają, nikt nie umie czytać myśli i najprawdopodobniej uzyskasz wynik, którym będziesz rozczarowany.

Co robić. Jeśli chcesz, aby inni zrozumieli Cię tak poprawnie i lepiej, jak to tylko możliwe, powiedz im, czego od nich oczekujesz, w przystępny sposób. Wyjaśnij swój pomysł, wymyśl miniinstrukcję, podziel się pomysłami i życzeniami. Upewnij się, że wszyscy dokładnie rozumieją, co masz na myśli, aby uniknąć nieporozumień i nieporozumień.

Błąd nr 2: Próba skomplikowania rzeczy

Za dużo mówisz i ciągle komplikujesz sprawy. Mówisz o rzeczach, bez których mógłbyś się obejść i niczego nie stracić. Masz pewność, że im więcej informacji (nawet nie szczególnie potrzebnych), tym lepiej. Kiedy coś mówisz, czasami zapominasz, od czego zacząłeś i dokąd chciałeś przyjść.

Co robić. Aby pozbyć się wszystkiego, co zbędne i od razu przejść do sedna sprawy, najpierw zapisz, co chciałbyś powiedzieć. Usuń z tekstu wszelkie metafory, emocjonalne okrzyki, odniesienia do własnego dzieciństwa i inne niepotrzebne rzeczy. Zmniejszaj, aż uzyskasz prosty, przekonujący tekst, który wyraźnie ilustruje Twój punkt widzenia.

Błąd numer 3. Nadmierna emocjonalność w korespondencji biznesowej

Kiedy wysyłasz do kogoś wiadomość, nigdy nie wiesz na pewno, co dokładnie dzieje się w danej chwili z osobą, do której jest ona adresowana. Nie możesz tego kontrolować. Jeśli odbiorca wiadomości nagle znajdzie się w złym humorze, może zinterpretować twoje słowa w zupełnie inny sposób, niż by chciał. Nigdy nie można przewidzieć możliwej reakcji.

Co robić. Aby uniknąć zakłopotania w korespondencji biznesowej, staraj się wysyłać współpracownikom i klientom jak najbardziej neutralne wiadomości bez stresu emocjonalnego. Trzymaj się tonu biznesowego i zachowaj profesjonalizm w każdej sytuacji. Nie pozwól, by emocje wzięły w Tobie to, co najlepsze.

Błąd nr 4. Używanie emoji zamiast zwykłych słów

I jeszcze kilka słów o korespondencji. Nasze komunikatory przechowują bezprecedensową liczbę emotikonów i naklejek na dosłownie każdą okazję. Czasami są tak dobrzy, że chcesz komunikować się tylko z ich pomocą. Ale znów stajemy przed problemem, o którym już wspomnieliśmy: nawet emoji można interpretować niejednoznacznie.

Tak, możesz wysłać uśmiechniętą emotikonę do przyjaciela w odpowiedzi na coś zabawnego lub jeśli jesteś w dobrym nastroju. Ale jak zareagować na wiadomość od partnera biznesowego, który nagle postanowił umówić się na spotkanie, używając zestawu wątpliwych emotikonów zamiast tekstu? Jaki jest umysł tej osoby? Niezbyt jasne.

Co robić. Nawet jeśli dobrze znasz etykietę emoji, nie oczekuj tego samego od wszystkich, z którymi się kontaktujesz. Nie wszyscy ludzie rozumieją ich znaczenie i bardzo nieliczni są gotowi spędzać czas na zgadywaniu, co masz na myśli. Zostaw emoji dla swoich dobrych znajomych (ale tutaj też bądź ostrożny) i ogranicz się do zwykłych słów w korespondencji biznesowej.

Błąd nr 5. Nawyk robienia zbyt wielu założeń

Czasami ludzie nie słuchają rozmówcy, ponieważ myślą, że już z góry wiedzą, co dokładnie chce im powiedzieć. Albo nie słuchają, ponieważ są rozkojarzeni, przygotowują własną odpowiedź i marzą, by jak najszybciej zacząć mówić.

To samo dzieje się z korespondencją. Zakładasz, że wiesz już, co dana osoba ma na myśli w swoim e-mailu lub wiadomości, zanim jeszcze przeczytasz ją do końca. Może się zdarzyć, że jesteś zmęczony, czymś rozkojarzony lub zły na kogoś, a przesłanie, które nadeszło, nabrało zupełnie innego znaczenia, które sam wymyśliłeś.

Co robić. Aby być dobrym rozmówcą, musisz szanować osobę, z którą się komunikujesz, i uważnie słuchać tego, o czym mówi, bez rozpraszania się lub wyciągania pochopnych wniosków. Jeśli chodzi o korespondencję, to powoli i uważnie przeczytaj wiadomość, która nadeszła, nie robiąc z góry żadnych założeń. Skoncentruj się na tekście, przeczytaj go ponownie, jeśli to konieczne, i zadawaj pytania wyjaśniające, jeśli coś jest naprawdę niejasne.

Te pięć błędów komunikacyjnych jest najczęstszych w naszym codziennym życiu. Staraj się zwracać na nie uwagę i jeśli to możliwe unikaj ich, aby nie zasłużyć sobie na reputację nieprzyjemnego rozmówcy.