Co to jest błąd w harmonogramie i jak prawidłowo oszacować terminy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Sześć sposobów, na które możesz to zrobić w pracy i na co dzień.

Co to jest błąd planowania

W ciągu ostatnich trzech lat pomalowałem pięć pokoi w moim domu. Zacząłem od sypialni i planowałem załatwić to za tydzień. Jednak ostateczny szlif nastąpił dopiero miesiąc później.

Czy myślisz, że po uruchomieniu drugiego pokoju przewidziałem miesiąc na jego malowanie? Ale nie. Byłem pewien: skoro już wypełniłem rękę, to na pewno skończę do weekendu, maksymalnie - do następnego. Ale znowu zajęło mi to miesiąc. Jak w każdym z pozostałych pokoi. Poza kuchnią trwało to jeszcze dłużej.

Za każdym razem, przygotowując się do malowania kolejnego pokoju, spodziewałem się, że za tydzień lub dwa wszystko będzie gotowe. Doświadczenie podpowiadało mi, że nigdy nie zrobię tego w mniej niż miesiąc. Trudno było jednak zrezygnować z pewności, że tym razem na pewno sprawy potoczą się szybciej.

Ta zbytnia pewność siebie, która sprawia, że nie doceniamy czasu potrzebnego na rozwiązanie problemów, ma nazwę: błąd planowania. Koncepcja ta została wprowadzona pod koniec lat 70. przez psychologów Daniela Kahnemana i Amosa Tversky'ego.

Naukowcy wyjaśnili, że podczas planowania ludzie często ignorują swoje przeszłe doświadczenia. W moim przypadku chodziło o to, że za każdym razem malowanie pokoju zajęło mi miesiąc. Zwykle skupiamy się tylko na zadaniu przed nami: to pomieszczenie jest małe, co oznacza, że malowanie nie zajmie dużo czasu.

Daniel Kahneman opowiada o tym szczegółowo w książce Think Slow … Decide Fast. Twierdzi, że błędy planowania są zwykle związane z dwiema rzeczami:

1. Nie zastanawiamy się, ile czasu zajęło nam wykonanie podobnych zadań w przeszłości.
2. Wychodzimy z założenia, że nie spotkamy się z komplikacjami powodującymi opóźnienia.

Do czego prowadzi błędna ocena czasu?

Według Project Management Institute niewiele ponad połowa wszystkich projektów jest realizowana zgodnie z harmonogramem.

Ale jedną rzeczą jest niedoszacowanie czasu potrzebnego na pomalowanie pokoju (będzie to tylko trochę niedogodności). Co innego popełniać ten sam błąd przy ocenie zadań i projektów roboczych. Tutaj konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze.

W najlepszym razie spowoduje to, że Ty lub Twój zespół będziecie musieli pracować w nadgodzinach. W najgorszym - do braku budżetu, małych zysków, niezadowolenia z szefów i klientów.

Jak poprawnie oceniać zadania

Musisz przestać planować, ufając jednej intuicji. Lepiej używać specjalnych technik.

1. Opieraj się na poprzednim doświadczeniu

Psychologowie Kahneman i Tversky zalecają: przed rozpoczęciem pracy musisz nie tylko ocenić, co należy zrobić, ale także oszacować, ile czasu zwykle poświęca się na takie zadania.

Na przykład musisz stworzyć nową funkcję dla aplikacji mobilnej - dowiedz się, ile czasu Twój zespół poświęcił na podobne zadanie. Jeśli chcesz napisać post na blogu zawierający 4000 słów, znajdź dane o tym, ile godzin lub dni zajmowałeś ostatnim razem.

Jeśli pracujesz sam, najłatwiejszym sposobem na zebranie tych informacji jest skorzystanie z aplikacji do śledzenia czasu. Zastosuj go do różnego rodzaju zadań, a później korzystaj z gotowych raportów.

W przypadku działań zespołowych przydatne jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Większość z nich wykorzystuje kilka metod zbierania danych, np. uwzględnienie rzeczywistego czasu pracy i zbudowanie wykresu Gantta.

2. Poproś kogoś innego o ocenę Twojego zadania

W 1994 roku czasopismo Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego „Personality and Social Psychology” opublikowało wyniki pięciu badań przeprowadzonych przez Rogera Buhlera, Dale'a Griffina i Michaela Rossa.

Potwierdzili, że ludzie często popełniają błąd planowania opisany przez Kahnemana i Tversky'ego. Ale wyszło na jaw coś innego: często źle oceniamy koszty własnych zadań, ale dość dobrze możemy przewidzieć, jak długo to zajmie komuś innemu.

Naukowcy poprosili uczestników badania o odgadnięcie, ile czasu zajmie innej osobie wykonanie określonego zadania. Odpowiadając, częściej odwoływali się do dotychczasowych doświadczeń. A nawet gdy go nie było, ich oceny były znacznie bardziej racjonalne niż wnioski tych, którzy mieli wykonać zadanie.

Dzieje się tak, ponieważ zwykle jesteśmy bardzo optymistycznie nastawieni do naszych możliwości. I o wiele bardziej obiektywny, jeśli chodzi o kogoś innego. Zamiast więc próbować samodzielnie oceniać zadania, poproś znajomego lub współpracownika, aby zrobił to za Ciebie.

3. Utwórz zakres czasowy i uwzględnij możliwość opóźnień

Są znane znane – rzeczy, o których wiemy, że je znamy. Są też znane niewiadome - rzeczy, o których wiemy, że nie wiemy. Ale wciąż są nieznane niewiadome - to są rzeczy, o których nie wiemy, których nie znamy.

Donald Rumsfeld polityk amerykański

Ten cytat jest często przywoływany w zarządzaniu projektami. Aby wyjaśnić nieznane niewiadome, o których mówi Rumsfeld, dyrektorzy używają tego, co nazywają stożkiem niepewności. Jest przeznaczony do wyświetlania zakresu czasu, którego może wymagać zadanie.

Kiedy zaczynasz pracę nad projektem, nadal niewiele o nim wiesz. Dlatego rzeczywisty czas potrzebny na jej ukończenie może znacznie różnić się od prognozy. Myślisz, że praca zajmie dwa dni, ale w rzeczywistości może zająć osiem. Albo tylko kilka godzin.

Ale w miarę postępu procesu ten zakres się kurczy. Jednak dokładnie, ile czasu potrzebujesz, możesz powiedzieć tylko na końcu - kiedy projekt zostanie zakończony.

Mimo to stożek niepewności pozwala na dokładniejsze oszacowanie. Jeśli nie wiesz zbyt wiele o nadchodzącym projekcie, podziel szacowany czas działania przez cztery, aby znaleźć dolną granicę zakresu, i pomnóż przez to samo, aby określić górną granicę. Rezultatem będzie np. od 1 do 16 dni.

Jeśli tak duży zakres Ci nie odpowiada, użyj tylko górnego limitu do księgowości - wtedy przypuszczalnie praca zajmie 16 dni. Nie jest to najdokładniejsza liczba, ale najprawdopodobniej jest bliższa rzeczywistości niż Twoja pierwotna prognoza.

4. Oceń problem w trzech punktach

Ta metoda pomoże ci być bardziej obiektywnym. Do każdego zadania musisz wystawić ocenę:

• najlepszy scenariusz;
• Najgorszy scenariusz;
• najbardziej prawdopodobny scenariusz.

Pierwsza liczba najprawdopodobniej będzie pasować do Twojej pierwotnej prognozy. Ocena najbardziej prawdopodobnego scenariusza może opierać się na danych empirycznych, które posiadasz. A oceniając najgorsze, musisz wziąć pod uwagę, ile czasu zajmie, jeśli coś pójdzie nie tak.

Za pomocą trzech liczb oblicz średnią. Na przykład, jeśli najlepszy scenariusz to trzy dni, prawdopodobny to pięć, a najgorszy to dziewięć, po prostu dodaj: 3 + 5 + 9 = 17. Następnie podziel tę liczbę przez trzy. Okazuje się, że średnio 5, 67 dni - to twoja prognoza wymaganego czasu.

5. Oblicz poziom błędu

Steve Pavlina, autor kursu rozwoju osobistego dla inteligentnych ludzi, zaleca obliczenie współczynnika błędu w planowaniu. W przyszłości numer ten będzie można wykorzystać do wszystkich zadań.

Oszacuj czas na wykonanie kilku zadań, które musisz wykonać w najbliższej przyszłości. Zapisz swoje założenia. Po skończonej pracy zanotuj, ile ostatecznie wydałeś.

Dodaj wszystkie zaplanowane godziny razem. Zrób to samo z rzeczywistym. Teraz podziel cały rzeczywisty czas przez pierwotne oszacowanie - otrzymasz żądany stosunek.

Na przykład szacujesz, że wykonanie kilku zadań zajmie 12 godzin. Ostatecznie wydaliśmy 15. Poziom błędu: 15/12 = 1,25 Oznacza to, że zadania zajęły Ci 25% dłużej niż planowałeś.

Teraz zawsze pomnóż swoje początkowe oszacowania przez wynikowy współczynnik błędu - a będą one dokładniejsze.

6. Przeprowadzaj ocenę w najbardziej nieproduktywnych porach dnia

Amerykański analityk i autor literatury biznesowej Daniel Pink w swojej książce Timehacking. Jak nauka pomaga nam zrobić wszystko na czas”pogrążył się w badaniach dotyczących naszych chronotypów - zegarów wewnętrznych.

Badał, jak wpływają na nasze samopoczucie w ciągu dnia. I odkryłem, że chronotypy nie tylko kontrolują naszą aktywność fizyczną i umysłową, ale także określają, o której porze dnia jesteśmy najbardziej kreatywni i kiedy jesteśmy skłonni do pozytywnych i negatywnych myśli.

Pink przytacza badania Scotta Goldera i Michaela Macy, którzy przeanalizowali nastroje ludzi na Twitterze. Odkryli, że posty użytkowników zwykle nie są zbyt pozytywne w okresach niskiej produktywności.

U większości ludzi spadek ten występuje w środku dnia, tuż po obiedzie. Według Goldera i Macy'ego jest mało prawdopodobne, że będziesz w tym czasie w dobrym nastroju. Pomoże Ci to uniknąć nadmiernej pewności siebie i optymizmu, a w rezultacie efektywniej planować.

Istotą tej drugiej metody jest więc ocena zadań przy spadku produktywności. To jest około sześciu godzin po przebudzeniu. Ale możesz poczekać, aż pojawi się uczucie rozproszenia i zmęczenia.

Na podstawie wyników pracy sprawdź, czy zbliżyłeś się do rzeczywistości, planując w ten sposób swój czas.

Samo zrozumienie błędu planowania pomoże ci poprawnie ocenić zadania. Możesz nie być w stanie kontrolować swojej skłonności do przeceniania własnych umiejętności. Ale jeśli zdasz sobie sprawę z tego, jak wpływa nadmierny optymizm i spróbujesz ten wpływ zmniejszyć, to znacznie lepiej będziesz zarządzać swoim czasem.