Jak zrobić więcej w nowym roku

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Aby zrozumieć, jak zwiększyć swoją produktywność, najpierw musisz wiedzieć, na co dokładnie spędzasz czas. Aby to zrobić, śledź, co robisz w ciągu dnia. Wtedy wieczorem zobaczysz, czego nie można było zrobić, a na co warto było poświęcić więcej czasu.

Oczywiście, jeśli Twój dzień pracy składa się głównie z różnych spotkań (jeśli jesteś np. lekarzem lub prawnikiem), to podejście nie jest dla Ciebie szczególnie odpowiednie. Można go jednak również używać poza godzinami pracy, jeśli zauważysz, że Twoje wieczory i weekendy mijają niezauważone, oglądając programy telewizyjne i sieci społecznościowe.

Traktuj czas jak jedzenie?

Prawidłowy rozkład czasu jest nam dany z taką trudnością, ponieważ sam czas jest pojęciem bardzo niejasnym. Nie można go zobaczyć ani dotknąć, nawet naukowcy wciąż spierają się o jego naturę.

Spróbuj więc myśleć o czasie jako o czymś bardziej konkretnym, takim jak jedzenie. Tendencja do rozpraszania się jest podobna do głodu fast foodów. Nadwaga to strata czasu. A rozwiązaniem problemu (śledzenie czasu) jest prowadzenie dziennika żywności.

Jakie jest ogólne zastosowanie dzienników żywności? Po pierwsze, dla osób z nadwagą sama wiedza o tym, co jedzą, może czasami być szokiem. Wydaje się, że wszelkiego rodzaju przekąski i desery nie są liczone, dopóki nie zobaczysz ich policzonych na papierze. Zrozumienie tego, co jesz, zdrowe poczucie wstydu i odpowiedzialność, która wiąże się z prowadzeniem dziennika, prowadzą do tego, że szybciej schudniesz.

Te same względy mają zastosowanie podczas rejestrowania czasu spędzonego. Jeśli więc chcesz zbudować mięśnie produktywności, zacznij śledzić, jak spędzasz czas.

Plusy śledzenia czasu

Aby śledzić swój czas, będziesz musiał skrupulatnie rejestrować godziny i minuty spędzone w ciągu dnia, przez kilka tygodni, a nawet miesięcy. Choć może to zabrzmieć paradoksalnie, sam proces również wymaga czasu.

Najpierw przyjrzyjmy się zaletom śledzenia czasu, a następnie przejdź do wskazówek, które pomogą Ci zacząć.

1. To jest podstawa dla innych technik produktywności

Treningu siłowego nie rozpoczynamy bez określenia masy początkowej, jaką możemy podnieść. To samo należy zrobić, próbując stworzyć nowe nawyki i zwiększyć produktywność. Jeśli nie wiemy dokładnie, jak i na co spędzamy czas, po prostu nie będziemy w stanie poprawnie obliczyć czasu na różne rzeczy i będziemy ciągle niezadowoleni z siebie.

Jeśli na przykład nie zauważysz, że spędzasz całą godzinę dziennie na portalach społecznościowych, jak możesz pozbyć się tego nawyku? Po prostu pomyślisz, że aby być bardziej produktywnym, musisz inaczej tworzyć listy rzeczy do zrobienia. Chociaż wystarczy zablokować Facebooka lub VKontakte.

Śledzenie czasu, który spędzasz, pomoże ci dowiedzieć się, jakich strategii produktywności naprawdę potrzebujesz.

2. Przekonasz się, że przeszacowałeś swoje koszty czasu

Teraz wszyscy narzekają, że są ciągle zajęci i nie mają wystarczająco dużo czasu. Ale co, jeśli to odczucie jest problemem percepcji, a nie faktycznym stanem rzeczy? Możliwe, że wynika to z tego, że błędnie szacujesz, ile czasu zajmuje Ci wykonanie różnych rzeczy.

Kiedy patrzymy na nasze rutyny, przesadzamy z ilością czasu, który trzeba będzie poświęcić na określone zadania. A to zniechęca nas do zabierania się do pracy lub rozpoczynania nowych hobby. A czasami poświęcamy nawet więcej czasu na akcję, niż jest to konieczne.

Oczywiście nie wszystkie przypadki wydają się po prostu czasochłonne. Niektóre są naprawdę czasochłonne. Ale śledząc czas spędzony przez kilka tygodni, zauważysz, że niektóre zadania są wykonywane szybciej niż myślałeś. W ten sposób możesz mieć czas na coś, na co wcześniej nie miałeś czasu.

3…. lub niedoceniane

Równie często nie doceniamy faktycznie spędzonego czasu.

Tendencja do wyolbrzymiania czasu spędzanego np. na różnych pracach domowych wynika z tego, że zadania te są dla nas bardziej uciążliwe.

Czas spędzony na czynnościach, które nie wymagają stresu, zwykle mija. To właśnie te działania należy wykluczyć z codziennej rutyny.

4. Rozwija poczucie odpowiedzialności

Kiedy przez godzinę siedziałeś w Internecie, a potem wróciłeś do pracy, całkiem możliwe, że nikt inny tego nie zauważył. Okazuje się, że ta godzina po prostu odeszła w niepamięć. Tak, przez chwilę czujesz się winny, ale potem po prostu o tym zapominasz i marnujesz kolejną godzinę lub dwie następnego dnia.

Ale kiedy śledzimy nasz czas, musimy również zapisać tę straconą godzinę. Tutaj reakcja będzie zupełnie inna. Nagranie „Byłem w Internecie od 12:00 do 13:00” wywoła znacznie większe poczucie winy niż tylko myśl: „Och, minęła kolejna godzina”. Musisz przyznać, że zmarnowałeś godzinę.

Oczywiście, patrząc wieczorem na moje notatki, chcę zobaczyć, że dzień nie poszedł na marne. Jeśli dzisiaj zmarnowałeś czas i spisałeś go, jutro łatwiej będzie Ci się nie rozpraszać.

5. Pomaga zrobić więcej

Czasami, analizując przez chwilę swoje działania, okazuje się, że tak naprawdę nie masz nic do roboty. Marnujesz czas na drobiazgi, bo to naprawdę nie szkodzi twojej pracy.

Jeśli możesz wykonywać swoją pracę i nadal masz czas, ale nadal czujesz, że dzień jest nieproduktywny, możesz podjąć się większej liczby zadań. Jeśli pracujesz dla siebie i potrafisz zarządzać własnym harmonogramem, poszukaj nowych klientów lub dostawców lub rozwijaj swoją stronę internetową. Jeśli pracujesz dla dużej firmy, zapytaj kierownictwo, czy są jakieś nowe projekty, które możesz podjąć. Jest mało prawdopodobne, że zostaniesz odrzucony.

6. To uczy cię, że nie możesz być spryskany kilkoma rzeczami naraz

Wszyscy wiedzą, że wielozadaniowość to tylko przeszkoda w wydajności. A sama idea wielozadaniowości to tylko mit. W rzeczywistości nie robimy kilku rzeczy jednocześnie, ale bardzo szybko przechodzimy z jednego zadania do drugiego w kółko. Nasze mózgi nie są przystosowane do wielozadaniowości, więc nieuchronnie coś nam brakuje lub nie radzimy sobie dobrze.

Kiedy śledzimy czas, śledzimy każde zadanie. A na każde zadanie przeznaczamy określony czas, przynajmniej po to, by ułatwić prowadzenie ewidencji. Jesteśmy nawet w jakiś sposób dumni, gdy zauważamy, że jedna lub dwie godziny spędziliśmy na jednym ważnym zadaniu.

Z biegiem czasu rozwiniesz umiejętność skupiania się na jednej rzeczy i nie będziesz już chciał łączyć kilku zadań i rozpraszać się od ważnej pracy. Najprawdopodobniej będziesz w stanie przeznaczyć pół godziny lub godzinę dziennie na różne małe zadania i wykonać je wszystkie za jednym posiedzeniem.

Jak dokładnie i skutecznie śledzić swój czas

Oto trzy kluczowe zasady, dzięki którym śledzenie czasu będzie najskuteczniejsze:

• Uczciwość … Nikt oprócz Ciebie nie zobaczysz tych zapisów, więc nie upiększaj ich. Jeśli nie jesteś ze sobą szczery, po co w ogóle zawracać sobie głowę tym biznesem?
• Stałość … Uzyskanie pełnego obrazu tego, nad czym spędzasz czas, zajmie Ci co najmniej dwa tygodnie. Rób notatki tylko wtedy, gdy żyjesz w swoim normalnym tempie (nie przed wakacjami lub świętami).
• Skrupulatność … Myśl nie w godzinach, ale w minutach. Na przykład we wczesnych dniach zapisuj wszystkie swoje działania od rana do wieczora z dokładnością do każdej minuty. Następnie możesz przejść do interwałów 5-, a później do 15-minutowych.

Istnieją dwa sposoby śledzenia czasu:

• Interwały czasowe … Na przykład od 9:00 do 9:15. Ustaw minutnik co 15 minut (przynajmniej na początku, potem możesz zwiększyć interwał czasowy) i zapisz, co zrobiłeś.
• Zadania … Pilnuj własnego biznesu i notuj za każdym razem, gdy zaczynasz coś innego.

Wypróbuj obie metody i zdecyduj, która z nich będzie dla Ciebie najlepsza. Najpierw zapisz wszystko co do minuty. Pomoże Ci to zrozumieć, ile czasu faktycznie zajmuje każde zadanie i jak ogólnie zorganizowany jest Twój dzień. Następnie możesz śledzić czas w określonych odstępach czasu. Ułatwia to planowanie rzeczy i zauważanie, kiedy najczęściej jesteś rozproszony.

Możesz także dodawać krótkie notatki do swoich notatek. Na przykład obok wpisu „Czytanie” wskaż, którą książkę lub czasopismo przeczytałeś. Przy pozycji „W drodze” możesz zaznaczyć pogodę lub to, czego słuchałeś (podcast, audiobook, muzyka), a przy wpisie „Zabawa z dzieckiem” wspomnieć o konkretnej grze. Tak więc proste śledzenie czasu staje się praktycznie dziennikiem. Nie musisz tego robić, ale może ci się to spodobać.

Po dwóch tygodniach śledzenie czasu stanie się nawykiem. Teraz nie musisz tak dokładnie zapisywać wszystkich swoich działań. Po prostu zwróć uwagę na czas (przynajmniej w ciągu dnia roboczego) i zobacz, czy wykorzystujesz go w pełni. Jeśli czujesz, że często jesteś rozproszony, wróć do notatek.

Nawet jeśli w ogóle nie śledzisz czasu po tym dwutygodniowym eksperymencie, spróbuj sprawdzić siebie mniej więcej raz w roku, aby zobaczyć, jak zmieniają się Twoje nawyki.

Narzędzia cyfrowe

Istnieje mnóstwo cyfrowych asystentów, którzy automatycznie śledzą, jak spędzasz czas. I chociaż mogą się przydać (zwłaszcza jeśli nie robiłeś notatek przez kilka godzin i zapomniałeś, co dokładnie robiłeś w tej czy innej chwili), nadal nie powinieneś na nich całkowicie polegać. Tylko Ty sam wiesz, co robiłeś na jakiejś stronie - pracowałeś lub bawiłeś się. Aplikacja nie określi tego za Ciebie.

• … Ten program działa w tle i śledzi, ile czasu spędzasz w różnych witrynach i aplikacjach. Nadaje się do różnych systemów operacyjnych, w tym Androida. Możesz także wyznaczać cele i śledzić wzrost produktywności w programie.
• … Chociaż ten program był pierwotnie przeznaczony dla freelancerów, powinien być w porządku dla wszystkich. Ma przydatne wykresy, które wizualnie odzwierciedlają Twoje postępy.
• (tylko iOS). Po prostu dodaj swoje zwykłe zadania, kliknij je, gdy zaczniesz, a po zakończeniu kliknij następne. Poprzednie zadanie zostanie wykonane automatycznie, a aplikacja sama ustawi czas.
• … Podobnie jak ATracker, jest to rodzaj połączenia cyfrowego i analogowego. Korzystasz z urządzenia cyfrowego, ale tylko do prowadzenia ewidencji. Evernote może być używany jak zwykły papierowy notatnik.

Urządzenia analogowe

• … W ciągu tygodnia (czyli Twoich 168 godzin) zapisuj to, co robisz, dzieląc dzień na 15-minutowe interwały. Miej swój kalendarz pod ręką, na przykład na biurku lub w kuchni. Za kilka tygodni zrozumiesz, nad czym zwykle spędzasz czas i jak możesz dostosować swoją rutynę.
• Zwykły notatnik. Nic dziwnego, że uważa się to za klasykę. Po prostu zapisz, kiedy kończysz jedną czynność i zaczynasz inną, i w razie potrzeby dodaj wyjaśnienia. Na przykład, jeśli czytasz artykuł w Internecie do pracy, oznacz go odpowiednio, zamiast po prostu napisać „Przeczytaj artykuł w Internecie”.

wnioski

Kiedy wieczorem przeglądasz notatki i widzisz dobrze spędzony dzień, poczujesz, że naprawdę zasługujesz na odpoczynek i sen. Czas śledzenia zmieni nie tylko to, jak spędzasz każdą minutę i każdą godzinę, ale ogólnie Twoje postrzeganie życia.

Poświęć czas na to, co naprawdę ważne. Śledź spędzony czas. Zmień swoje życie.