Steruj „hydrantem”, czyli jak nie utonąć w przepływie informacji i zadań

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Mitch Kapor, założyciel Lotus Corporation, powiedział kiedyś, że zdobywanie informacji z Internetu jest jak picie z hydrantu przeciwpożarowego. Matthew Lowry, ekspert od komunikacji online, rozwinął ten temat i nazwał ciągły przepływ informacji, które docierają do komputera i telefonu 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i nigdy się nie kończą, „wężem strażackim”. Jak nie utonąć w nurcie i racjonalnie wykorzystać swój czas - przeczytaj w zaadaptowanym tłumaczeniu przygotowanym przez Lifehacker.

Dzięki hydrantowi Twoja lista rzeczy do zrobienia nigdy nie jest pusta. Ponieważ „hydrant” to nie tylko informacja, to fabryka nowych zadań. Niektóre pozycje na liście rzeczy do zrobienia są jednoznaczne, na przykład e-maile od szefa lub klientów, które wymagają uwagi. Ale wiele nie jest jasno wyrażonych.

To jest artykuł, który warto przeczytać i przemyśleć. Post do skomentowania. Podziel się tym, co lubisz z przyjaciółmi i współpracownikami.

Nie ma znaczenia, ile godzin dziennie zajmujesz się małym biznesem. Najważniejsze, że nie widzą końca i krawędzi. To jest „hydrant”.

A ta koncepcja jest znacznie szersza niż tylko lista zadań. I, niestety, doba ma nadal 24 godziny.

Skowronek

Jeśli jesteś podobny do mnie, każda twórcza i pełna wyzwań praca przebiega dobrze wcześnie rano. Istnieje wiele przyczyn – psychologicznych i fizjologicznych – dlaczego tak się dzieje. Ale „hydrant” jest głęboko obojętny na twoje wewnętrzne rytmy. Ponieważ podczas snu ilość informacji stale rośnie.

Po śniadaniu otwierasz skrzynkę, a strumień z „hydrantu” rozbija ekran, który był pod naporem listów w mailach, kont w Bitrixie, Twitterze, LinkedIn, Facebooku, Basecamp, JIRA, Trello i tym podobnych. Twój kalendarz zawiera spotkania, prośby i instrukcje od szefa, partnerów, klientów, podwykonawców, współpracowników. A to, czego nie było wczoraj na liście zadań, dziś pali się i wymaga natychmiastowej realizacji.

Hydrant nie będzie na ciebie czekał. Głośno wymaga twojego czasu i uwagi.

Nagle jest 11 rano i straciłeś już najlepszą część dnia.

Jak odpowiedzieć na ten stan rzeczy? Zazwyczaj oferowane są dwie opcje: zmiana zachowania lub wykorzystanie technologii. Ale dlaczego nie wykorzystać technologii do stworzenia podstaw do zmiany zachowań?

Jak efektywnie zarządzasz informacjami, zadaniami i pomysłami? Musisz zrozumieć, że przepływ informacji jest ciągły i ogólnie jest to kilka przepływów: informacje pochodzą z e-maili, sieci społecznościowych i mediów, stron internetowych, gazet, podczas spotkań, od znajomych, a nawet z Twojej głowy. Nie da się wszystkiego ogarnąć.

Czy musisz przetwarzać wiadomości, decydować, co z nimi zrobić: reagować, używać, udostępniać, zapisywać do późniejszego wykorzystania lub usuwać? Kiedy to zrobić? A jak znajdujesz czas, żeby sobie z tym wszystkim poradzić?

Niestety tryb wielozadaniowości, gdy próbujesz zrobić wszystko na raz, nie działa. Nie kontrolujesz swojego harmonogramu, trudno Ci znaleźć wolny czas, odwrócić uwagę od poczty i skupić się na czymś dłużej niż 5 minut. Jeśli tak, sprawdź moją metodę organizowania czasu, aby być najbardziej produktywnym w ciągu dnia - może to być najlepsza droga.

Trzy techniki i dodatkowe narzędzia

Codzienny rytuał. W tej chwili organizujemy i planujemy, skupiając się na ważnych i drobnych zadaniach.

Nauka - Kolejkowanie - Informacje giełdowe - Dystrybucja. Przepływ z „hydrantu” przenosimy na materiał, z którym można pracować. Tworzymy listę zadań, osobistą bibliotekę przydatnych zasobów, stabilny kanał informacji z sieci społecznościowych i mediów.

Załatwienie sprawy do końca. Zarządzamy listą zadań i własnym czasem.

Pracuj zgodnie ze swoimi wewnętrznymi rytmami

Tylko Ty możesz wymyślić swój własny zestaw ulepszeń produktywności - jedyne, co mogę zrobić, to podzielić się własnymi.

Przeznaczam najlepszy czas na rozwiązanie najważniejszych zadań

Rano, kiedy mój mózg jest w najlepszej formie, przeznaczam 2-3 godziny na pracę nad Najważniejszym Zadaniem i nic innego mnie nie rozprasza. Badania pokazują, że pracownicy, którzy są rozkojarzeni – lub sami – co najmniej raz na 3 minuty, potrzebują co najmniej 20 minut, aby wrócić do wykonywanego zadania.

Warto zacząć dzień od trudnego zadania, chociaż w ludzkiej naturze leży zacząć od czegoś łatwiejszego. W ciągu dnia na pewno zaistnieją nieprzewidziane okoliczności, dodatkowe spotkania - a zadania o pierwszorzędnym znaczeniu nie zostaną zrealizowane.

Wskazuję pauzy

Tak czy inaczej, zwykle po 60-90 minutach koncentracja spada, więc poranny okres pracy dzielę na dwie części, robiąc sobie krótką przerwę, podczas której muszę opuścić miejsce pracy.

Naukowcy twierdzą, że siedzący tryb życia prowadzi do problemów z sercem, złej postawy i niektórych rodzajów raka.

Nawet jeśli siedzisz w jednym miejscu tylko przez 30 minut, Twój metabolizm zwolni o 90%.

Wieczorem

Poziom energii gwałtownie spada po obiedzie, dlatego wiele osób woli w tym czasie trochę się przespać. Po obiedzie próbuję:

• poznawanie ludzi: jestem pewien, że w takim momencie trudno mi dobrze wykonywać swoją pracę, a komunikacja daje dodatkowy zastrzyk energii;
• zajmują się małymi, prostymi i organizacyjnymi zadaniami.

Rytuał poranny i wieczorny

Musisz zdecydować, co dokładnie robić w tych godzinach. Oznacza to, że musisz otworzyć pocztę, przetłumaczyć niektóre wiadomości na listę zadań i znaleźć na nie czas wśród innych projektów.

Problem polega na tym, że wiadomości, które zalewają twoją pocztę, to prawdziwe wampiry, które żywią się twoim czasem. Rozebranie ich na części zajmuje więcej czasu i wysiłku niż myślisz. A najgorsze jest to, że bez względu na to, jak irytujące może to być, część Ciebie zawsze chce sprawdzić swoją skrzynkę odbiorczą.

Rozwiązaniem jest to, że wchodzących należy traktować jak zwierzęta niebezpieczne, które przez większość czasu trzeba trzymać w klatce, ale jednak od czasu do czasu, aby same nie uciekły.

Z przychodzącymi pracami zajmuję się dwa razy dziennie - podczas porannych i wieczornych rytuałów. Tak przyzwyczaiłem się do takiego porządku, że praca z przychodzeniem stała się dla umysłu tym samym automatycznym zadaniem, co dla ciała potrzebą jedzenia i picia.

Pomiędzy tymi dwoma okresami nie martwię się, czy coś dotarło na pocztę i czy nie zapomniałem czegoś ważnego – ufam swojemu systemowi. Dlatego po zamknięciu skrzynki idę do pracy ze świeżą głową.

A ponieważ rytuał poranny jest zwykle krótkotrwały (większość spraw organizacyjnych zostawiam na rytuał wieczorny), większą uwagę zwracam na Najważniejsze Zadanie.

Lista zadań

Aby uporządkować swój dzień i zatrzymać przepływ skrzynki odbiorczej wysysającej wszystkie soki z Twojego życia, musisz użyć technik i narzędzi.

Jedną z tych skutecznych technik jest „Uczenie się – Kolejkowanie – Zasoby informacji – Dystrybucja”, która przekłada przypadkowy przepływ na:

• prosta w obsłudze lista zadań,
• osobistą bibliotekę przydatnych materiałów, które są zapisywane do późniejszej pracy z nimi,
• zbiór materiałów do udostępnienia współpracownikom.

Najlepiej robić to podczas porannych i wieczornych rytuałów. Przyjrzyjmy się bliżej temu procesowi.

Badanie przychodzących

Twoja skrzynka odbiorcza to wszystko, od e-maili i wiadomości na Twitterze po Twoje nagrania.

Po pierwsze, pamiętaj, że żadne połączenia przychodzące nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi. Wszyscy nauczyliśmy się wysyłać i otrzymywać szybkie odpowiedzi na e-maile, ale to jest złe: każdy, kto tego oczekuje, nakłada na Ciebie dodatkowe obowiązki.

Po drugie, całkowicie nieskuteczne jest otwieranie każdego e-maila i odpowiadanie na niego. Będziesz bardziej produktywny, jeśli zrobisz jedną rzecz. Na przykład po prostu wyświetl swoją skrzynkę odbiorczą. Nasze mózgi nie są zbyt dobre w łączeniu wielu zadań. Kiedy ludzie myślą, że mogą z łatwością wykonywać wiele zadań jednocześnie, tak naprawdę szybko przechodzą z jednego zadania do drugiego. Ale to negatywnie wpływa na percepcję i koncentrację.

Więc kiedy otworzysz skrzynkę odbiorczą, po prostu na nią spójrz. Oto klasyczny jednozadaniowy model „Get it done”:

• jeśli możesz wyświetlić swoją skrzynkę odbiorczą w mniej niż dwie minuty, zrób to;
• jeśli nie możesz, dodaj go do listy zadań, do których musisz wrócić później;
• możesz po prostu zignorować plik.

Nawet jeśli otworzysz skrzynkę odbiorczą w kolejce zaraz po wyświetleniu wiadomości, nadal masz czas na odbudowę.

Zobacz swoją skrzynkę odbiorczą rano tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Kiedy rano patrzysz na wiadomości, zadaj sobie pytanie: czy są pilne? Naprawdę pilne wiadomości są Twoim wrogiem numer jeden, ponieważ zabierają cenny czas, który chciałbyś przeznaczyć na Najważniejsze Zadanie.

W przeciwnym razie wystarczy umieścić na liście zadań pozycję „Sprawdzaj wiadomości wieczorem”.

Kolejkowanie

Umieść zadania, które nie są pilne i których wykonanie zajmuje więcej niż 2 minuty, w jednej z dwóch sekcji kolejki:

1. Rzeczy do przeczytania: Zasoby online do przeczytania i przemyślenia można dodać. Możesz wrócić do tych materiałów później i z dowolnego urządzenia.
2. Co należy zrobić: przychodzące wiadomości są przekierowywane bezpośrednio do listy zadań za pomocą pomocy.

Oczywiście można też tworzyć listę zadań ręcznie, ale aplikacje są dla mnie wygodniejsze.

Czytanie i dystrybucja materiałów w osobistej bibliotece

Podczas wieczornego rytuału wracam do listy zadań i sprawdzam materiały w kolejce do czytania. Ponieważ korzystam z Pocketa, mogę je oglądać podczas podróży metrem, w oczekiwaniu na spotkanie lub w dowolnym innym wolnym momencie. Dlatego zwykle szybko zajmuję się tą listą.

Jeśli materiał jest naprawdę wart zachodu, dodaj go do – mojej internetowej biblioteki przydatnych materiałów. Można je oznaczyć, dzięki czemu notatki można łatwo znaleźć następnego dnia, miesiąc, a nawet rok później. I specjalne podziękowania dla Diiogo za możliwość.

Znacznik l8r (czyli później – z ang. „później”) umieszcza zasób w kolejnej kolejce, którą wywołuję podczas nocnego sprawdzania listy zadań.

Ponadto Diigo automatycznie zapisuje kopię dowolnego tekstu, który dodaję do pola notatki. Potrafię edytować tę notatkę, wstawiać uwagi, pomysły, które przydają się, gdy chcę się z kimś podzielić materiałem.

Udostępnij to

Niektóre tagi w Diigo umożliwiają publikowanie zasobów w dowolnym miejscu. Za co dzięki magii:

• z tagiem Like, materiał jest przesyłany na mój Tumblr jako cytowany post,
• jeśli wybierzesz tag tytułu Tweeta, a link do posta zostanie wysłany do Twittera,
• możesz dostosować tagi dla innych kont: LinkedIn, Facebook …

Dzięki tej metodzie cały strumień z „hydrantu” jest przesyłany do listy zadań i biblioteki osobistej, a wybrane zasoby z kolei mogą być udostępniane. A wszystko to bez utraty uwagi.

Wieczorny rytuał

Ponieważ rano chcę skupić się na pracy twórczej, wieczorny rytuał jest podstawą planowania dnia.

Jak zaczynam wieczorny rytuał

Do czasu po obiedzie:

• Rano wykonałem już swoje Najważniejsze zadanie;
• nieprzeczytane wiadomości zgromadzone w mojej skrzynce odbiorczej, które otrzymałem, gdy byłem zajęty pracą nad Najważniejszym Zadaniem;
• kolejka na liście zadań zawiera zadania, które umieszczam tam rano, oraz standardowe zadania, które codziennie wykonuję podczas wieczornego rytuału.

Bieżące codzienne zadania

Jak wspomniano wcześniej, na wieczorny rytuał składają się takie zadania jak:

1. Pogląd. To kompletna kontrola wszystkiego: zajmuję się wszystkim, co możliwe, nawet z tymi materiałami, z którymi praca zajmie więcej niż 2 minuty.
2. Czytaj, rozpowszechniaj, udostępniaj. Pracuję ze wszystkimi fajnymi rzeczami, które dodałem w ciągu ostatnich 24 godzin.
3. Monitoruj listę zadań. Otwieram swoją kolejkę zadań i na podstawie postępów w pracy nad Najważniejszym Zadaniem:

• ja decyduję, co zrobię dziś wieczorem, a co przełożę na jutro,
• zdecyduj, które zadanie będzie Najważniejszym Zadaniem jutrzejszego poranka i określ, ile czasu będzie mu trzeba poświęcić,
• W harmonogramie uwzględniam czas na odpoczynek (lub odkładam go na później lub na jakiś czas).

Jest jeszcze kilka bieżących rzeczy do zrobienia, takich jak odpowiadanie na otrzymane wczoraj e-maile, śledzenie finansów i inne. Niektóre z nich pojawiają się tylko w wyjątkowy dzień. Na przykład sprawdzam wspomnianego Diigo w każdą środę i sobotę.

Cotygodniowa kontrola

W każdy poniedziałek na liście zadań należy umieścić pozycję „Zrób listę celów na tydzień”. Dlatego każdej nocy w tygodniu pamiętam o tych celach: przyda się, gdy będę musiała zdecydować, co robić dzisiaj, a co zostawić na później.

W każdy piątek wieczorem wracam mentalnie do tych celów i krytycznie je oceniam.

I dopiero wtedy przychodzi czas na odpoczynek

Ponieważ łatwiej jest mi zarządzać grafiką wieczorem i trudniej pracować nad trudnymi zadaniami, to w ciągu dnia prawdopodobnie będę zajmował się przeglądaniem i dodawaniem zadań i materiałów do kolejki. Mimo to Twoja skrzynka odbiorcza będzie zamknięta przez co najmniej pół dnia.

Mój dzień kończy się zadaniem „Badanie – Kolejkowanie – Zasoby informacji – Dystrybucja”, dzięki czemu mogę rozpocząć nowy dzień bez obciążenia niedokończonych spraw.