50 złotych wskazówek, jak poprawić produktywność

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Naucz się zarządzać swoim czasem, pracować wydajnie i właściwie odpoczywać.

Planowanie

1. Ustaw cele poprawnie

Aby osiągnąć cel, najpierw musisz go poprawnie sformułować. Korzystaj z systemu SMART: cele powinny być konkretne i mierzalne, realistyczne i osiągalne, znaczące dla Ciebie i mieć jasne terminy.

2. Skoncentruj się na procesie

Wyznaczaj cele na podstawie procesu, a nie wyniku. „Zostać tancerzem” to nieudane ustawienie zadania. Trudno do tego podejść, bo nie wiadomo od czego zacząć. Postaw sobie za cel „zapisanie się na taniec i chodzenie na zajęcia trzy razy w tygodniu”, będzie to bardziej skuteczne. Przynajmniej zrozumiesz, czy jesteś gotów spędzić lata trenując dla swoich marzeń, czy nie.

3. Użyj techniki GTD

GTD (Getting Things Done) to system do produktywnej pracy trenera biznesu Davida Allena. Jej głównym celem jest skompletowanie wszystkich dostępnych przypadków i jednocześnie odciążenie mózgu od niekończącego się planowania. Istotą tej techniki jest zapisywanie absolutnie wszystkich zadań za pomocą różnych list i ciągłe ich aktualizowanie. Dzięki temu nawet najmniejsze i pozornie nieistotne zadania nie kręcą głowy i nie odwracają uwagi od pracy. A postęp w ich realizacji zawsze będzie na twoich oczach.

4. Zrozum różnicę między byciem zajętym a wydajnym

Możesz być ciągle zajęty, ale to nie znaczy, że jesteś produktywny. Zastanów się, jak pomocne są Twoje działania, jak odnoszą się do Twojej pracy i czy w Twoim planie są zadania, które nie przybliżają Cię do celu. Jeśli tak, wyklucz je.

5. Używaj kalendarzy zamiast list rzeczy do zrobienia

Planowanie rzeczy w kalendarzu pomoże Ci odróżnić zamiar zrobienia czegoś od zobowiązania do rozpoczęcia określonego zadania w określonym momencie. Ułatwia dystrybucję rzeczy na tydzień i miesiąc oraz szybkie znalezienie wolnego czasu na zmianę czegoś w swoim harmonogramie.

6. Zapomnij o wielozadaniowości

Możesz robić kilka rzeczy jednocześnie, ale raczej nie osiągniesz dobrych wyników. Liczne badania dowiodły, że wielozadaniowość obniża wydajność pracy. Otrzymujesz jedynie poczucie satysfakcji, które nie trwa długo i zostaje zastąpione wypaleniem. Nabierz nawyku wykonywania zadań sekwencyjnie, a Twoja wydajność będzie tylko rosła.

7. Priorytety

Matryca 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta D. Eisenhowera pomoże w prawidłowym przydzielaniu zadań zgodnie z ich priorytetem. Wszystkie zadania wystarczy podzielić na cztery grupy:

1. Ważne i pilne.
2. Ważne i niepilne.
3. Nieważne i pilne.
4. Nieważne i niepilne.

Zobaczysz więc, czym należy się zająć od razu, co przekazać innym, a czego wcale nie trzeba.

8. Zredukuj listę ważnych obowiązków do trzech

Nie próbuj wypełniać harmonogramu dnia tylko trudnymi zadaniami - nie jest to dalekie od zmęczenia lub wypalenia zawodowego. I nie ma potrzeby mówić o jakiejkolwiek produktywności. Wykonuj nie więcej niż trzy podstawowe zadania dziennie, na przemian z prostymi i znajdź czas na odpoczynek.

9. Ustal sobie terminy

Jeśli jesteś przyzwyczajony do odkładania ważnych rzeczy na później, a potem robisz wszystko w pośpiechu, wymyśl swoje osobiste terminy. Na przykład, Twój szef prosi Cię o przesłanie dwóch dużych raportów w piątek – jeden z nich sam ustaw do środy.

10. Poświęć godzinę dziennie na sprawy, które nie są pilne

Grzęźnięcie w rutynie codziennych pilnych zadań i niekończące się odkładanie innych ważnych i niepilnych zadań jest bardzo łatwe. Ale nigdy nie możesz się do nich dostać w ten sposób. Nie oczekuj, że pewnego dnia będziesz mieć więcej wolnego dnia. Jeśli chcesz dokończyć czytanie książki, poświęć na to czas każdego dnia. Jeśli marzysz o zostaniu sławnym artystą, codziennie ćwicz rysowanie.

Motywacja

11. Nie bój się popełniać błędów

Strach przed robieniem czegoś niezbyt często sprawia, że stoisz w miejscu i nie robisz nic. Naucz się postrzegać błędy jako impuls do rozwoju. Kiedy poniesiesz porażkę, zastanów się, dlaczego poniosłeś porażkę i wypełnij lukę w swojej wiedzy i umiejętnościach. Z biegiem czasu staniesz się nawet wdzięczny za swoje błędy.

12. Poproś o krytykę

Nie oceniaj siebie surowo – zaproś kogoś do obiektywnej oceny Twojej pracy. Poproś szefa o opinię. Za szczere pragnienie zobaczenia swoich błędów i poprawy wydajności nie zostaniesz upomniany. Cóż, pochwała pomoże ci zainspirować się i iść naprzód.

13. Podkręć swoje umiejętności

Nie da się pozostać produktywnym przez długi czas bez ciągłej nauki i samokształcenia. Prędzej czy później znudzisz się lub osiągniesz pułap w swoim zawodzie. Dlatego staraj się cały czas uczyć nowych rzeczy: podejmuj się nietypowych zadań i nie rezygnuj z ciekawych projektów.

14. Unikaj maruderów, pesymistów i alarmistów

Ludzie mają tendencję do uzależniania się od emocji innych. Jeśli ktoś w twoim otoczeniu ciągle powtarza, jak źle wszystko jest, pewnego dnia depresja przetoczy się po tobie. Panika koleżanki, której terminy płoną co tydzień, na pewno cię ogarnie. Dlatego odejdź, przestań się komunikować i zerwij związek - nie pozwól, aby zepsuł Ci się nastrój.

15. Otaczaj się inteligentnymi ludźmi

Krąg społeczny wpływa na nasz rozwój. Otaczaj się mentorami i po prostu ciekawymi ludźmi - pozwól im stale Cię motywować i inspirować, zmuszając do dążenia do ich poziomu. Jedź na specjalistyczne seminaria, konferencje, dołączaj do społeczności zawodowych i nawiązuj nowe znajomości.

16. Nie śledź sukcesów innych ludzi

Zbyt duża obsesja na punkcie osiągnięć innych tylko nam przeszkadza. Przestań być zazdrosny o koleżankę, która otworzyła własny biznes, czy koleżankę z klasy, która z powodzeniem zarabia na swoim hobby. Odłącz się od szpiegowania życia innych i kontynuuj osiągnięcie swojego celu.

17. Uzyskaj pomoc

Nie oczekuj, że sam wykonasz wielką pracę. Jeśli potrzebujesz pomocy, poproś o nią. Podjęcie się trudnego zadania i samodzielne wykonanie go nie jest powodem do dumy, ale raczej głupoty. Zrozum, że pracujesz dla osiągnięcia rezultatu i ze względu na niego nie zaniedbuj doświadczenia i rad innych.

18. Stwórz własną metodę produktywności

Nie podążaj ślepo za wszystkimi technikami zarządzania czasem, wskazówkami relaksacyjnymi i wskazówkami dotyczącymi oszczędzania czasu. Przeanalizuj, co naprawdę ci pomaga, i odrzuć to, co nie przynosi ci niczego dobrego. Twoim celem jest bycie skutecznym, a nie bicie rekordu w zakresie najczęściej używanych narzędzi zwiększających produktywność.

Stężenie

19. Uwolnij swój mózg od codziennych problemów

Zbuduj szafę kapsułową, aby nie myśleć o tym, w co rano ubrać się do biura. Ustal harmonogram sprzątania i prac domowych. Idź na zakupy spożywcze w weekendy i stwórz menu na tydzień. Kiedy wszystkie prace domowe są ustalone i zaplanowane, koncentrujesz się na pracy.

20. Znajdź swoją szczytową aktywność

Ktoś radzi robić skomplikowane zadania na początku dnia pracy, a drobne zostawić na wieczór. Ale ta metoda nie jest odpowiednia dla sów lub tych, które muszą przyspieszyć. Dlatego określ okresy, w których możesz pracować najefektywniej i zaplanuj w tym czasie czasochłonne zadania. Aby je zidentyfikować, wystarczy przez kilka tygodni notować poziom swojej koncentracji w ciągu dnia. Lub skorzystaj z dedykowanego kalkulatora produktywności.

21. Nie odkładaj rzeczy, które Cię denerwują

Niezależnie od tego, czy martwisz się ważnym telefonem, czy boisz się wyjaśnić coś z szefem - nie zwlekaj. Rozwiązuj przerażające zadania od razu, nawet jeśli myśl o nich sprawia, że się martwisz. Bo to właśnie te myśli odwracają uwagę od pracy i zmniejszają koncentrację. Im szybciej to zrobisz, tym szybciej się uspokoisz.

22. Rób notatki ręcznie

Ciekawe pomysły, które przypadkowo trafiają do głowy, bywają natychmiast zapomniane. Czasami pogrążamy się w myślach, otwierając aplikację do nagrywania na naszym smartfonie. A czasami rozprasza nas coś innego: wiadomości, wiadomości i sieci społecznościowe. Dlatego zapisz to na papierze – odręczne notatki również sprawią, że lepiej zapamiętasz informacje. Kup mały szkicownik, na którym możesz szybko zanotować kilka słów lub blok naklejek i trzymaj je pod ręką.

23. Ustaw przypomnienia

Potrzeba zrobienia czegoś w określonym czasie powoduje wewnętrzny niepokój, który odwraca uwagę od głównej pracy. Co więcej, podświadomy strach przed zapomnieniem o jakiejś firmie może nawet nie być wyczuwalny. Dlatego ustaw dźwięki przypominające o rzeczach związanych z określonym czasem. To uwolni Cię od ciągłego zerkania na zegarek i niepotrzebnej nerwowości.

24. Utrzymuj porządek w miejscu pracy

Każdego dnia, po skończeniu pracy, układaj rzeczy na stole: sortuj notatki, układaj dokumenty, umyj filiżankę. Nawiasem mówiąc, liczy się również pulpit na komputerze. Zamknij wszystkie niepotrzebne karty, usuń pliki tymczasowe.

25. Uważaj na oświetlenie

Naukowcy udowodnili, że oświetlenie ma ogromny wpływ na naszą produktywność. Światło w biurze powinno być jak najbardziej zbliżone do naturalnego światła dziennego, nie ciepłe ani zbyt zimne. Optymalna wartość to 4500-5 000 K. Pod koniec dnia pracy możesz przełączyć się na ciepłe światło, aby odpocząć i przygotować się do odpoczynku.

Wykonywanie zadań

26. Biegaj sprinty

Zapewne słyszałeś o technice Pomodoro – organizowanie pracy w 25-minutowych segmentach z 5-minutowymi przerwami. Ten przedział czasowy może ci nie odpowiadać, ale najważniejsze jest w jego istocie. Wyznacz sobie krótkie okresy pełnej koncentracji – od 20 minut do godziny – kiedy nic Cię nie rozprasza, i rób przerwy pomiędzy nimi.

Używaj aplikacji:

27. Nie spiesz się z wykonywaniem nowych zadań

Nie zostawiaj swojej firmy niedokończonej z powodu nagłego zadania lub czyjejś prośby. Oczywiście ważne jest ustalenie priorytetów: jeśli nowe zadanie jest ważniejsze i musi zostać wykonane jak najszybciej, odwróć uwagę i poświęć bieżące sprawy. Jeśli nie, odłóż. Nawet jeśli bardzo cię proszą.

28. Wizualizuj

Wizualizacja pomoże Ci zaoszczędzić czas, lepiej zapamiętać informacje, zrozumieć nowy temat i podjąć świadomą decyzję. Używaj różnych technik: oznaczaj zadania według kategorii, rysuj wykresy, tabele i mapy myśli.

29. Pozostaw zadania niedokończone

Nie spiesz się, aby jednocześnie wykonywać duże i złożone zadania. Polegaj na efekcie Zeigarnika. Jego istotą jest to, że mózg lepiej zapamiętuje niedokończone czynności i podświadomie nadal o nich myśli. Jeśli boisz się trudnego zadania, zacznij je i odłóż – podczas robienia innych rzeczy, może przyjść Ci do głowy wiele ciekawych pomysłów.

30. Zacznij od małego

Jeśli nie możesz rozpocząć zadania, przeznacz na to tylko 10 minut. Są szanse, że się zaangażujesz i będziesz pracował dalej. Cóż, jeśli nie, to przynajmniej zacznij. A jednocześnie sprawdź na sobie skuteczność poprzedniego punktu.

Oszczędzaj czas

31. Dowiedz się, gdzie spędzasz czas

Spróbuj eksperymentu: postaraj się zapisać absolutnie wszystko przez tydzień, nawet najmniejsze przypadki i ilość czasu spędzonego nad każdym z nich. Na koniec przeanalizuj otrzymaną listę.

32. Odmawiaj połączeń

Staraj się mniej rozmawiać przez telefon. Nawiązywanie połączenia zajmuje więcej czasu niż pisanie i czytanie wiadomości. Co więcej, nie każdemu przychodzi na myśl, żeby go ostrzec, co oznacza, że można nagle i w nieodpowiednim czasie oderwać się od pracy. Jeśli nadal potrzebujesz wykonać ważne połączenie, zaplanuj je i dodaj do swojej listy rzeczy do zrobienia, aby wyraźnie przydzielić czas na inne zadania.

33. Wyłącz alerty

Wyłącz powiadomienia dla aplikacji, komunikatorów, sieci społecznościowych i poczty. Nie zajmują dużo czasu, ale są bardzo rozpraszające i mogą wciągnąć Cię w podróż po Internecie. Jeśli nie możesz pozbyć się pokusy sprawdzania wiadomości, zostaw powiadomienia o nich tylko od ważnych kontaktów.

34. Sprawdź pocztę po południu

Wyeliminuj poranne sprawdzanie poczty, aby nie rozpraszać się już zaplanowanymi zadaniami i nie dostosowywać się do czyjejś codziennej rutyny. Jeśli jesteś przyzwyczajony do odpowiadania od razu i nie możesz oprzeć się pisaniu, rozmowa może ciągnąć się przez cały dzień. Nie zostawiaj otwartej karty przeglądarki, ale korzystaj z szablonów, aby szybko odpowiadać na wiadomości.

35. Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą

Staraj się, aby wśród nieprzeczytanych wiadomości pozostały tylko te ważne. Natychmiast usuń niepotrzebny spam i utwórz osobną skrzynkę pocztową na pocztę osobistą i interesujące subskrypcje. Nie musisz więc długo przeglądać poczty i przeszukiwać wszystkich listów, które są naprawdę potrzebne.

36. Naucz się pisać bezwzrokowo

Podczas pracy przy komputerze pisanie bezwzrokowe to znaczna oszczędność czasu. Umiejętności można się nauczyć korzystając z usług internetowych. Najważniejsze jest, aby codziennie poświęcać czas na tę czynność.

37. Użyj skrótów klawiszowych

Skróty klawiszowe są zaprojektowane do szybkiej pracy. Zapamiętaj ich kombinacje, znacznie ułatwiają korzystanie z komputera i poszczególnych programów.

38. Zapisz pliki bezpośrednio w wybranym folderze

Podczas pobierania lub tworzenia dokumentu natychmiast nazwij go i wyślij do wybranego folderu. Możesz nie mieć czasu, ale ostatecznie jest to znacznie szybsze i łatwiejsze niż sprawdzanie i sortowanie wszystkich pobrań na komputerze lub grabienie plików w chmurze.

39. Nie szukaj wymówek

Tylko nie trać na to czasu. Wymyślanie wymówek jest bezproduktywne, nieprofesjonalne i denerwujące. Lepiej zdecydowanie przyznaj się do błędu i natychmiast zacznij go poprawiać.

Rekreacja

40. Przejdź na dietę informacyjną

Ogromne przepływy informacji obciążają układ nerwowy i zakłócają relaksację. Według statystyk, każda osoba spędza około 2, 7 godzin dziennie na samej telewizji. Dodaj do tego Internet i sieci społecznościowe. Witryny informacyjne, kanały i społeczności nieustannie konkurują o naszą uwagę, często mówiąc o tym samym. Nie trzeba więc poświęcać czasu na ich oglądanie – i tak dowiesz się o ważnych wiadomościach.

41. Rób długie przerwy

Jeśli masz trudne zadanie, które wymaga dużej koncentracji, odłącz się od pracy na co najmniej pół godziny. Wstań od biurka i zajmij się aktywnością fizyczną.

42. Słuchaj muzyki

Badania pokazują, że muzyka zwiększa produktywność, kreatywność i ogólnie nastrój. Jeśli trudno ci się z nią skoncentrować, w międzyczasie posłuchaj ulubionych artystów.

43. Częściej wychodź na zewnątrz

Najlepiej w ciągu dnia pracy. Zatęchłe powietrze w biurze zmniejsza produktywność, prowadzi do bólu głowy i stresu. Naukowcy ukuli nawet termin „syndrom chorego budynku”, stan, w którym ludzie doświadczają bolesnych objawów z powodu słabej wentylacji, oświetlenia i ogrzewania w budynkach. I chociaż Twoje biuro może być zdrowe, Twoje ciało nadal będzie bardziej lubiło świeże powietrze.

44. Zaplanuj swój wieczór i weekend z wyprzedzeniem

Zdecyduj z góry, jak spędzisz wakacje i spróbuj wypełnić je ulubionymi rzeczami. Leżenie bez celu na kanapie doprowadzi tylko do jeszcze większego zmęczenia, aw oczekiwaniu na ciekawy weekend i lepszą pracę.

45. W ogóle nie myśl o pracy przez jeden dzień w tygodniu

Obiecaj sobie, że nie będziesz ruszać swojej pracy w dzień wolny ani w ogóle o niej nie myśleć. Nawet jeśli masz ważne spotkanie lub niedokończoną sprawę. Pamiętaj, że Ty też masz inne życie – poświęć mu ten dzień całkowicie.

46. Zrób sobie wolne

Jeśli regularnie chodzisz do pracy, nie robisz cotygodniowego urlopu na sprawy rodzinne i rzadko bierzesz zwolnienie lekarskie, weź tak po prostu dzień wolny. Spędź dodatkowy dzień w domu po zakończeniu dużego projektu lub przed prezentacją. Pozwól sobie na ponowne uruchomienie bez czekania na weekend.

Zdrowie

47. Żyj zgodnie z harmonogramem

Nie traktuj codziennej rutyny jako ścisłej ramy, w którą musisz się wprowadzić. Wystarczy ustawić jeden czas na pójście spać, pobudkę i jedzenie. I staraj się podążać za tym każdego dnia. Zawsze będziesz czuł się aktywny, nie będziesz odczuwał senności i nagłych napadów głodu, które zaburzają koncentrację.

48. Nie używaj alkoholu jako sposobu na relaks

Unikaj picia przed snem, nawet jeśli trudno Ci się zrelaksować po ciężkim dniu w pracy. Alkohol może naprawdę pomóc zasnąć, ale już po kilku godzinach zacznie działać negatywnie – a to obarczone częstymi wybudzeniami rano, sennością w ciągu dnia i utratą koncentracji.

49. Jedz częściej

Obfity lunch przeciąża organizm: wkłada wszystkie siły w trawienie pokarmu, przez co trudno jest skoncentrować się na wykonywaniu zadań. Jeśli po obiedzie poczujesz senność, podziel swoją zwykłą porcję na dwa posiłki.

Zamiast ciężkich posiłków, włącz do swojej diety pokarmy poprawiające skupienie i koncentrację: warzywa, zioła, tłuste ryby, orzechy i gorzka czekolada. I nie opieraj się na kawie – w dużych ilościach nie orzeźwia, a raczej daje odwrotny efekt.

50. Idź na sport

Ćwiczenia nie tylko poprawiają zdrowie, ale także poprawiają uwagę, koncentrację i szybkość mózgu. Podnoszą także samoocenę i czynią je bardziej odpornymi na stresujące sytuacje. To ogromny plus za produktywność, więc przynajmniej trochę ćwicz.

Przeczytaj też? ?

• 80 life hacków zwiększających produktywność
• Jaka jest różnica między produktywnością a wydajnością, a co ważniejsze?
• Zrelaksuj się i zrób sobie przerwę w pracy, aby być bardziej produktywnym.
• Jaki jest prawdziwy koszt produktywności