Jak przekazywać informację zwrotną, aby osiągnąć swój cel i nikogo nie urazić

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Proste zasady, które powinien znać każdy menedżer.

Pracownicy potrzebują informacji zwrotnej na temat pracy, ponieważ widzą swoje słabe punkty i mogą zoptymalizować przepływ pracy. Badania pokazują, że konstruktywna informacja zwrotna poprawia wydajność pracowników i ogólną satysfakcję z pracy.

Ale to jest ryzykowny biznes. Podczas gdy właściwe recenzje są motywujące, te niewłaściwe w najlepszym wypadku bolą lub wprawiają w zakłopotanie. W najgorszym przypadku wywołują strach, urazę, a nawet zemstę. Dlatego ważne jest, aby nauczyć się kompetentnie udzielać informacji zwrotnej.

1. Dowiedz się, jak Twoi pracownicy odbierają informacje zwrotne

Boisz się dawać negatywną opinię? Nie jesteś sam. Wielu menedżerów uważa ten proces za stresujący i stresujący. A niektórzy na ogół unikają recenzji czyjejś pracy, ponieważ boją się zranić uczucia pracowników.

Ale robotnikom nie jest to łatwiejsze. Wiele osób postrzega negatywną informację zwrotną jako groźbę rychłego zwolnienia i doświadcza niepokoju, złości, strachu. Ponadto nie każdy, choć konstruktywnie, prawidłowo traktuje krytykę. Rzeczywiście, w tym przypadku walczą dwa uczucia: z jednej strony pragnienie uczenia się na własnych błędach i wzrastania, z drugiej pragnienie bycia postrzeganym i kochanym takimi, jakimi jesteśmy.

Dlatego, jeśli chcesz przekazać komuś informację zwrotną, dowiedz się wcześniej, jak łatwiej jest ją dostrzec. Na przykład, jeśli w firmie pojawi się nowy pracownik, zanim pojawią się prawdziwe problemy, zapytaj wprost: „Jeśli zauważę, że popełniłeś błąd podczas spotkania, zgłoś to od razu w trakcie spotkania, zrób to później lub napisz o tym przez e-mail, żebyście mieli czas, żeby to przemyśleć?” Takie postępowanie ochroni się przed nieskuteczną, potencjalnie obraźliwą krytyką i zapewni wszystkim członkom zespołu sukces.

2. Przekaż informację zwrotną w odpowiednim czasie

Złotą zasadą skutecznego feedbacku jest przekazanie go w ciągu 24 godzin. W tym czasie zarówno kierownik, jak i pracownik pamiętają szczegóły sprawy. Jeśli zrobisz to później, trudno będzie coś zrobić i to naprawić.

Ważne jest również, aby nie zapominać, że celem informacji zwrotnej nie jest obrażanie ani poniżanie, ale wskazywanie błędów osobie, aby pomóc jej stać się lepszym. Choć rozmowa jest poważna, nie zamieniaj jej w wykład lub wykład o czyichś wadach. Buduj dialog, zadawaj pytania i wspólnie szukaj nowych rozwiązań. Ale nie łagodź swojej krytyki komplementami. Doświadczeni menedżerowie nazywają to gównianą kanapką.

Istnieje teoria, że ludzie stają się bardziej otwarci na informacje zwrotne, kiedy zaczynasz od komplementów (pierwszy kawałek chleba), potem przekazujesz negatywne recenzje (gówno) i podsumowujesz słowami o wartości pracownika (drugi kawałek chleba). Ale w rzeczywistości ten schemat jest błazeński, co powoduje, że pracownik rumieni się przed kolegami.

Ben Horowitz założyciel Andreessen Horowitz

3. Spraw, aby Twoja opinia była precyzyjna i radykalna

Większość dyrektorów boi się, że zostaną napiętnowani jako wściekli tyranowie, więc unikają negatywnych opinii. I to jest złe. Taki błąd prowadzi do destrukcyjnej empatii, gdy firma nie radzi sobie dobrze, a relacje z pracownikami pogarszają się z powodu wewnętrznych zmartwień. Kim Scott, były dyrektor generalny Google i Apple, radzi przezwyciężyć siebie, uzbroić się w fakty i być uczciwym, dokładnym i nieco radykalnym.

Krytykowanie pracowników, gdy coś spieprzyją, to nie tylko twoja praca, ale prawdziwy moralny obowiązek.

Kim Scott były dyrektor generalny Google i Apple

Ray Dalio, założyciel i prezes największego na świecie funduszu hedgingowego, również uwielbia radykalne podejście do informacji zwrotnej. Pracownicy jego firmy, Bridgewater Associates, nieustannie oceniają jego i siebie nawzajem za pomocą dedykowanej aplikacji na iPada i publikują je publicznie. Ale jeśli nie jesteś gotowy na takie skrajności, to nadal warto przyjąć zasadę „radykalnej dokładności”.

4. Określ cel informacji zwrotnej

Douglas Stone i Sheila Heen rozróżniają trzy rodzaje referencji w „”:

1. Uznanie. Nierealistycznie motywuje, podnosi morale i wpływa na lojalność pracowników. Ale większość menedżerów to zaniedbuje.
2. Mentoring. Poprawia wiedzę i umiejętności pracowników, pomaga im rozwijać się do wykonywania bardziej złożonych zadań.
3. Stopień. Mówi o roli pracownika w firmie i wśród współpracowników.

Wszystkie trzy rodzaje informacji zwrotnych są ważne, ale ludzie często mylą te dwa. Na przykład częsty mentoring jest postrzegany jako ocena.

Mówisz mi, jak zrobić to lepiej, ale masz na myśli, że moja wiedza po prostu nie wystarcza do wykonania zadania.

Trzy pytania, które należy sobie zadać przed rozmową z kimś, pomogą uniknąć nieporozumień:

1. W jakim celu przekazuję tę informację zwrotną?
2. Czy to właściwy cel z mojego punktu widzenia?
3. Czy jest to poprawne z punktu widzenia drugiej osoby?

5. Nie zapomnij pochwalić

Nauka dawania negatywnej opinii to połowa sukcesu. Prawdziwie profesjonalni liderzy mają również konstruktywne pochwały. Jednak wielu nie spieszy się z tym.

Nigdy nie chwal pracowników w obawie, że będą aroganccy – pozycja jest dziwna i niewłaściwa. Pozytywna informacja zwrotna wpływa na produktywność podwładnych. Sprawia, że czują się doceniani oraz zwiększa ich pewność siebie i kompetencje.