Jak osiągnąć Zen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Prawie 9 lat temu Merlin Mann wprowadził pomysł na pustą skrzynkę odbiorczą, który wkrótce stał się trendem. Jednak skupiając się na zerowaniu liczby skrzynek odbiorczych, przeoczyliśmy ważny punkt: nie chodzi o opróżnianie skrzynki odbiorczej, ale o spokój i przejrzystość, która się z tym wiąże. Zbawienie w osiągnięciu pocztowego zen!

Według danych 80% listów to „odpady”. Spuchnięta skrzynka odbiorcza z nieprzeczytanymi wiadomościami, listami rzeczy do zrobienia, które sobie wysyłamy, oraz biuletynami jest stresująca i przygnębiająca. Szczególnie narażeni są przywódcy, którzy są nieustannie bombardowani nowymi i nowymi wiadomościami, które wymagają uwagi.

Jedynym sposobem na powstrzymanie tego szaleństwa jest zaprzestanie słuchania skrzynki pocztowej i rozpoczęcie zarządzania nią. I to nie znaczy, że musisz usuwać wszystkie wiadomości, zwalniając miejsce na nowe. Bez jasnego planu zarządzania skrzynkami odbiorczymi szybko powrócisz do starych nawyków i zmartwienia znów zawładną Twoim umysłem.

Oto 6 wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć post zen.

1. Zmniejsz przepływ śmieci

Przejrzyj swoje subskrypcje i szczerze przyznaj się przed sobą, które tylko marnują Twój czas. Kilka identycznych biuletynów? Raport o aktualizacji witryny, na której byłeś ostatnio rok temu? Informacje o zniżkach w sklepie, w którym kiedyś coś kupiłeś? Wypisz się z tego wszystkiego pilnie.

Wszystko, co nie dotyczy Twoich codziennych lub strategicznych zainteresowań, nie powinno trafić do Twojej skrzynki odbiorczej. Podejmij wysiłek i dokładnie dostosuj filtry spamu.

2. Trenuj zespół

Pracownicy dużych korporacji są bardziej zaznajomieni z tym bólem: niekończące się łańcuchy listów, których kopie są wysyłane do wszystkich, którzy potrzebują i nie potrzebują. Zatrzymaj to szaleństwo: wyjaśnij, że możesz zostać dodany tylko do odbiorców wiadomości, które są bezpośrednio z Tobą powiązane. W pilnych sprawach jest telefon. Wyjaśnij to samo klientom, przyjaciołom, rodzinie.

3. Zautomatyzuj swoją skrzynkę pocztową

Dostosuj filtry tak, aby szybki rzut oka w skrzynce odbiorczej dawał Ci wyobrażenie o tym, co wymaga Twojej natychmiastowej uwagi, co można obejrzeć pod koniec dnia, a co jest dostępne w ciągu tygodnia.

4. Korzystaj z usług odroczonego odczytu

Zapisuj interesujące, ale nie pilne e-maile w osobnym folderze lub korzystaj z usług takich jak Evernote. Zapisuj ciekawe artykuły, które zostały Ci wysłane w Pocket lub Instapaper i czytaj, gdy masz wolny czas.

5. Prowadź listy rzeczy do zrobienia za pomocą usług specjalnych

Twoja skrzynka odbiorcza nie jest aplikacją listy. Odrzuć nawyk wysyłania sobie list rzeczy do zrobienia i planów dotyczących długoterminowych projektów.

W tym celu utrzymuj listy zadań do wykonania w usługach, w których możesz ustalać terminy, priorytety, dzielić duże projekty na kilka małych zadań i strukturyzować listy. I będzie mniej prawdopodobne, że wzdrygniesz się, gdy zobaczysz nową wiadomość przychodzącą w swojej poczcie.

6. Użyj zasady dwóch minut

Odpowiadaj natychmiast tylko na e-maile, które zajmują mniej niż dwie minuty Twojego czasu. Resztę wyślij do listy zadań do wykonania lub do folderu Przeczytaj później. Pomoże w tym np. łatwa dystrybucja listów.

Skuteczny system obsługi skrzynek odbiorczych jest niezbędny dla Twojego zdrowia psychicznego. Strumień liter nigdy się nie zatrzyma i ważne jest, abyś nauczył się w nim pływać, a nie utonąć. Kiedy osiągniesz post zen, staniesz się spokojniejszy i bardziej produktywny.