Ściągawka: jak wysłać e-mail do zajętej osoby

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-13 02:41

Tobias van Schneider, główny projektant Spotify, opowiadał na swoim blogu o tym, jak pisać e-maile do zapracowanej osoby. Schneider codziennie otrzymuje ponad 200 e-maili i może powiedzieć, co najbardziej ich denerwuje. Świetna ściągawka dla tych, którzy często piszą do zapracowanych ludzi!

Rady Tobiasa van Schneidera przydadzą się każdemu, kto chce dotrzeć do zapracowanych ludzi, a my dzielimy się nimi z Tobą.

Pomimo tego, że nie uważam się za osobę bardzo zajętą, otrzymuję co najmniej 200 maili dziennie. O ile chciałbym wszystkim odpowiedzieć, to po prostu nie starcza mi czasu i to nie tylko moja wina. Często piszą do mnie ludzie, którzy nie wiedzą, jak pisać e-maile. Bardzo łatwo jest ukarać takich ludzi: po prostu nie odpisuję na ich pocztę. Jeśli oni nie cenią mojego czasu, to ja ich nie będę cenił.

Chcę udzielić porady tym, którzy często piszą do zapracowanych ludzi i wciąż mają nadzieję na uzyskanie odpowiedzi.

Prezentacja windy

W biznesie istnieje termin „prezentacja windy”. Wyobraź sobie, że jesteś przedsiębiorcą starającym się pozyskać inwestycje dla swojego biznesu. W windzie nagle spotykasz głównego inwestora. Twoim zadaniem jest szybkie sprzedanie pomysłu inwestorowi poprzez opowiedzenie wszystkich najważniejszych rzeczy. Ale masz limit czasu - jak tylko winda się zatrzyma, inwestor odejdzie.

Zastosuj tę samą koncepcję do swojej poczty. Napisz najważniejsze rzeczy w swoim liście. Bez wody, niepotrzebnych epitetów i niepotrzebnych fraz. Chcesz się sprzedać? Nie pisz swojej historii życia, tylko dołącz link do swojego CV.

Ustawić cel

Pierwsze zdania twojego listu powinny określać cel. Nie zmuszaj rozmówcy do szukania między wierszami tego, czego od niego chcesz. Bądź uprzejmy i taktowny, ale postaraj się jak najszybciej przejść do sedna swojego listu.

Nie uważaj się za centrum planety

Jest kilka rzeczy, które chcesz osiągnąć, wysyłając e-mail do zajętej osoby. Albo chcesz się z nim połączyć, albo chcesz coś od niego dostać. Pomimo tego, że poleciłem w ostatnim akapicie, musisz wiedzieć, kiedy przestać.

Jeśli czegoś potrzebujesz, powiedz mi Co, i wtedy Czemu to będzie dla mnie korzystne. Zapracowani ludzie czasami chętnie pomagają za darmo, ale jeśli możesz dać coś w zamian, twoje szanse wzrosną.

Sformatuj list

Nie wysyłaj ściany tekstu. Używaj spacji między akapitami. Wysyłając okropny i przytłaczający list stwarzasz problem dla mnie, a co za tym idzie dla siebie.

Użyj liczb

Zdecydowanie wygodniej odpowiadam na uporządkowane e-maile. Jeśli widzę list, w którym główne idee są podzielone na punkty, łatwiej mi odpowiedzieć na każdy punkt z osobna. Im łatwiej mi odpowiedzieć na list, tym większe szanse, że na niego odpowiem.

Prześlij ponownie

Ja też używam tej sztuczki. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na pismo, skopiuj ją i wyślij ponownie. Nie dodawaj tam dodatkowego tekstu, nie pytaj mnie, czy otrzymałem poprzedni list. Po prostu wyślij to samo.

Nie przesyłaj umowy NDA

Proszę nie przesyłać informacji prasowych o swoich najlepszych, fantastycznych i innowacyjnych produktach, oprócz prośby o podpisanie NDA (umowy o zachowaniu poufności). Pamiętaj, że zapracowani ludzie nie siedzą i czekają na nowy list od nieznanej firmy z prośbą o podpisanie NDA. Jeśli masz naprawdę ważny projekt, znajdź inny sposób, aby go opisać.

Czy warto zadawać pytania?

Tak, ale jeśli wiesz, że dana osoba ma dużo do zrobienia, możesz użyć małej sztuczki.

Podziel swoje pytania na kilka części i prześlij pierwszą. Po otrzymaniu odpowiedzi prosimy o przesłanie kolejnej części i tak dalej.

Rozumiem, że chcesz odpowiedzi na wszystkie pytania, ale dzieląc je na części pokazujesz, że cenisz mój czas.

Bez żargonu

Jeśli piszesz żargonem słowa, które rozumieją tylko ludzie w twojej dziedzinie, zastanów się, czy mogę je zrozumieć.

Bądź zabawny

Czas, który spędziłeś z przyjemnością, nie jest uważany za zmarnowany.

Johna Lennona

Przydaje się do tego dowolne narzędzie. Nie powinieneś zaczynać listu zabawną anegdotą, ale wstawienie GIF-a we właściwe miejsce zwiększy Twoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.