Jak zrobić więcej, a pracować mniej

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

W 4, 5 godzin możesz zrobić znacznie więcej niż przez cały dzień w biurze. Dziś publikujemy sześć interesujących wskazówek Eleny Prokopets, podróżującej pisarki i autorki, na temat znalezisk kulturowych.

Wczoraj przekroczyłam dwie granice, zrealizowałam trzy trwające projekty z klientami, zawarłam interes z wielkimi perspektywami, a wieczorem jadłam obiad w domu z bratnią duszą.

Pracuję 25 godzin tygodniowo, śpię osiem godzin dziennie, nie mam harmonogramu i wciąż udaje mi się robić o wiele więcej rzeczy niż wtedy, gdy siedziałem przy biurku przez ponad 60 godzin tygodniowo.

Daleko mi do bycia nadczłowiekiem. Wszystko opisane powyżej jest tylko przykładem ilustracyjnym.

Widzisz, będąc niezależnym od miejsca i pracując dla siebie przez ponad rok, nauczyłem się kilku cennych lekcji wydajności i zarządzania własnym czasem.

Poniżej znajduje się lista hacków na życie, które mogą wydawać się bardzo proste. Jednak gdy już naprawdę je wypróbujesz, zauważysz, że Twoje zadania zajmują coraz mniej czasu.

1. Skorzystaj z efektu Zeigarnika

Mózg ma wbudowaną natrętną funkcję, która stale przypomina ci o rzeczach, które pozostawiłeś niedokończone, co skłania cię do wykonania zadania. To jest efekt Zeigarnika, który pomoże Ci wykonać zadania, które już rozpocząłeś.

Nie ma znaczenia, czy chcesz, aby problem został rozwiązany, czy nie, zrób przynajmniej jeden mały krok w jego kierunku.

W obliczu kryzysu twórczego i nie możesz pisać? Otwórz pusty plik i zacznij pisać, co chcesz. Chcesz zacząć planować swój ślub? Zacznij od wyszukania bukietu ślubnego. Czy do jutra musisz opracować strategię marketingową dla swojej firmy? Nagraj kilka pomysłów na wideo, aby zacząć.

W 99% przypadków będziesz pracować nad zadaniem do samego końca.

2. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami (nie tylko do spraw roboczych)

Nasze mózgi nie lubią trudnych zadań. Kiedy staje przed jakimś abstrakcyjnym zadaniem, powiedzmy „wymyśl comiesięczną kampanię marketingową”, natychmiast się zniechęca i woli robić proste rzeczy, które robi.

Dlatego konieczne jest podzielenie każdego dużego biznesu na kilka prostych, małych, osiągalnych kroków.

W tym miejscu do gry wchodzą narzędzia do zarządzania projektami. Nie chcesz przegapić żadnych ważnych kroków, prawda?

Istnieje mnóstwo zarówno darmowych, jak i płatnych aplikacji do zarządzania projektami osobistymi. Najbardziej podoba mi się wizualne podejście do zarządzania.

To, co jest szczególnie wspaniałe w tej aplikacji, to to, że możesz uporządkować informacje tak, jak przychodzą ci do głowy - w formie relacji, a nie liniowej. Oznacza to, że zamiast rysować liniowy plan krok po kroku, możesz stworzyć szczegółowy obraz projektu z kilkoma przepływami działań, które występują jednocześnie lub jedna po drugiej. (Przeczytaj więcej o mapowaniu myśli i narzędziach do niego tutaj).

Innymi słowy, rysujesz wizualną mapę, która pozwala rzucić okiem na cały projekt, a także pomaga podejmować małe kroki, które prowadzą do celu.

Oto przykład takiego projektu:

Dlaczego to podejście wizualne działa świetnie dla mnie (a może też działa dla Ciebie):

1. Zawsze wiesz, jaki krok powinien być następny, więc nie zostawiasz sobie nawet szansy na zwlekanie.
2. Już na pierwszy rzut oka masz duży, jasny obraz swoich celów.
3. Planowanie całego projektu jest tak proste, jak rysowanie go na papierze (co robiłem wcześniej), a korzystanie z planu jest znacznie wygodniejsze.
4. Jeśli pracujesz w zespole, zawsze będzie jasne, co już zostało zrobione, a co jest robione teraz. Oznacza to, że będzie mniej błędów i niedotrzymanych terminów.

Inne popularne narzędzia, z których korzystam, to między innymi Trello i.

3. Zmień swoje nawyki

Dziś łatwo jest znaleźć informacje o tym, jak nadążyć za całym swoim biznesem, ale ilu z was stosuje te wskazówki w praktyce? Ja też byłem w tej łodzi.

Wszyscy mamy nawyki i bardzo je zmieniamy. Jednak sprytne rozwiązanie tego problemu można znaleźć w The Power of Habit Charlesa Duhigga. Autor nazywa to cyklem przyzwyczajenia. Krótko mówiąc, nawyk składa się z trzech elementów: bodźca (wyzwalacza poprzedzającego nawyk), nawykowego zachowania (właściwie powtarzania czynności) oraz nagrody (zewnętrznej i wewnętrznej nagrody, którą otrzymujesz za wykonanie nawykowego działania).

Teraz zła wiadomość jest taka, że w żaden sposób nie możesz wpłynąć na bodźce. Dobrą wiadomością jest to, że możesz zmienić swoje zachowanie.

Jest wiele bezproduktywnych rzeczy, które zrobiłem i robię, ale zawsze czułem się winny, że z samego rana zaczynam publikować w sieciach społecznościowych i mediach. Irytujące udostępnianie nowych postów na swoim blogu jest w porządku. Ale wiem, że mogę szybko dać się wciągnąć w bezmyślne surfowanie po sieci przez kilka godzin i sprawi to, że mój dzień stanie się bałaganem.

Rozwiązaniem jest zaplanowanie poprzedniego wieczoru, co należy zrobić w sieciach i mediach. Ustaw sobie dokładną godzinę, kiedy to zrobić i rób to codziennie.

To podejście ma zastosowanie do każdego bodźca, który prowadzi do negatywnego zachowania.

Za każdym razem, gdy wykonujesz nowe nawykowe działanie, upewnij się, że się za to nagradzasz. Stwórz dla siebie rytuał, który pomoże ci przewidzieć twoje negatywne zachowania, takie jak lekkomyślne surfowanie po sieci, wydawanie pieniędzy czy jedzenie słodyczy, i nagradzaj się czymś miłym za każdym razem, gdy możesz tego uniknąć.

Powtarzaj przez 21 dni, aż nowy nawyk się utrzyma.

4. Użyj zasady 90 minut

Około 50 lat temu neurobiolog Nathaniel Kleitman odkrył, że nasze ciało przechodzi od szczytu do szczytu co 90 minut w ciągu dnia. Zjawisko to jest również znane jako rytm ultradański. Mówiąc najprościej, możemy być produktywni tylko przez 90 minut.

Co się dzieje po 90 minutach? Zaczynamy szukać dodatkowego paliwa w postaci kofeiny, batoników czy własnych hormonów stresu: adrenaliny, noradrenaliny i kortyzolu. W tym momencie tracimy skupienie, przestajemy jasno myśleć i widzieć cały obraz.

Mój wczorajszy dzień wyglądał tak: dotarłem na lotnisko i pracowałem w kawiarni 90 minut przed wejściem na pokład (nie było Wi-Fi), obejrzałem film podczas lotu i wróciłem do pracy pociągiem ze Szwajcarii do Francji. Kiedy wróciłem do domu, szybko sprawdziłem skrzynkę odbiorczą, zjadłem obiad i pracowałem przez kolejne 90 minut.

W rezultacie w zaledwie 4,5 godziny wykonałem większość pracy, nad którą wcześniej spędziłbym 8 godzin dziennie.

5. Priorytet do ostatniego

Pewien dyrektor Pentagonu znakomicie podsumował sedno tej rady:

Najpierw tworzę listę priorytetów: pierwszy, drugi, trzeci i tak dalej. A potem skreślam wszystko poniżej trzeciego.

To jest złota zasada dla każdej codziennej listy rzeczy do zrobienia. Przenieś wszystkie zadania po trzecim dniu na następny.

Nie możesz określić, które zadania są ważniejsze?

1. Zastanów się, czy istnieje zależność między zadaniami. Czy można zrobić krok A bez robienia kroku B? Jeśli nie, to zadanie B jest ważniejsze. Wybierz te zadania, które wpłyną na Twój przyszły sukces.
2. Użyj macierzy decyzyjnej.

Wszystko w prawym górnym rogu powinno być oznaczone etykietą „Zrób to teraz”. Problemy o dużym wpływie, które są trudne do zrealizowania, należy mieszać z innymi, mniej trudnymi. Zadania o niewielkim wpływie, które są łatwe do wykonania, są warte delegowania.

6. Umów się na „dzień na lotnisku”

Dla mnie superproduktywnym miejscem pracy są lotniska i samoloty. Tak naprawdę wolę loty z przesiadką częściej niż loty bezpośrednie (są między innymi tańsze o co najmniej 100 USD) i staram się wykonać jak najwięcej zadań w dni, kiedy jestem w trasie, a nie kiedy pracuję w domu.

Teraz wyjaśnię.

Masz ściśle ograniczony czas (przed odlotem lub przed wejściem na pokład) i ograniczone darmowe Wi-Fi. Oznacza to, że możesz sprintować 90 minut, aby zachować produktywność.

W samolocie nie masz się czym odwracać: Twój telefon jest wyłączony i pozostaje tylko czysta, wydajna praca, którą trzeba wykonać w ograniczonym czasie. Często staram się odtworzyć podobną atmosferę w domu: wyłączam Internet i pracuję przez 90 minut, nie rozpraszając się niczym innym.

Podsumujmy. Oto plan, aby zrobić więcej i pracować mniej:

1. Zrób pierwszy krok w swoim biznesie i pozwól, aby efekt Zeigarnika pomógł Ci go zrealizować.
2. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, aby jasno określić, co należy zrobić, i pozostań skoncentrowany.
3. Śledź czynniki drażniące i przekształć je w pozytywne nawyki.
4. Użyj zasady 90 minut.
5. Ustalaj priorytety i pracuj nad najważniejszymi zadaniami.
6. Wyeliminuj wszystko, co cię rozprasza. Daj sobie na przykład „dzień na lotnisku”.