7 sposobów na zwiększenie produktywności

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Wszystkim nam bardzo często brakuje motywacji do wykonania ważnego zadania. Często sami celowo opóźniamy wykonanie tego czy innego zadania po prostu dlatego, że nie chcemy tego zrobić. W rezultacie zmniejsza się nasza wydajność i produktywność. W tym artykule powiemy Ci, jak sobie z tym poradzić.

W 1915 Albert Einstein przedstawił swoją błyskotliwą i rewolucyjną teorię względności. W ciągu poprzedzających to trzech lat poświęcił się całkowicie tworzeniu tej teorii, nie rozpraszając się niczym innym.

Nie zachęcam do spędzenia trzech lat na tworzeniu jednego projektu, ale ta metoda skupienia jest naprawdę skuteczna.

To była mała wycieczka w przeszłość, a teraz przejdźmy do współczesnych realiów: dziś tendencja do „robienia mniej” stała się dość popularna. Jak sama nazwa wskazuje, obszar ten obejmuje techniki, które można wykorzystać do osiągnięcia lepszych wyników przy mniejszym wysiłku.

Dzisiaj chcę podzielić się z wami niektórymi z tych technik. Mam nadzieję, że pomogą Ci osiągnąć najlepsze wyniki w jak najkrótszym czasie.

1. Prawo Pareto, czyli zasada 20/80

Generalnie zasada ta jest sformułowana w następujący sposób: 20% wysiłków daje 80% wyniku, a pozostałe 80% wysiłków – tylko 20% wyniku. Ustawa 20/80 ma zastosowanie w prawie wszystkich dziedzinach życia. Na przykład, zgodnie z tym prawem 20% przestępców popełnia 80% przestępstw.

Umiejętność prawidłowego korzystania z Prawa Pareto pomoże Ci nie tylko w życiu zawodowym, ale także w życiu codziennym. To poręczna sztuczka, która pomoże Ci przewidzieć wynik. Na przykład, jeśli jesteś osobą towarzyską, najprawdopodobniej masz wielu przyjaciół. Zastanów się, która z tych osób przyjdzie Ci z pomocą w trudnej sytuacji. Prawdopodobnie będzie ich niewiele, tylko coś w okolicach osławionych 20%. Warto zwrócić na to uwagę i starać się pozostać w kontakcie z tymi 20%, zamiast marnować czas z wirtualnymi znajomymi.

Jak to działa

Zgodnie z prawem Pareto wszystkie nieistotne zadania powinieneś wykonywać, gdy Twoja produktywność jest niska. Na przykład wiele osób, gdy tylko przyjdą rano do pracy, nie może od razu zaangażować się w proces pracy. Muszą porozmawiać ze współpracownikami, napić się kawy lub zrobić coś innego, co pomoże im wprawić się w nastrój do pracy.

Tylko wtedy będą mogli wydajnie pracować. Ważne jest, aby nadać priorytet zadaniom w pracy. Staraj się wykonywać ważne zadania o tej porze dnia, kiedy Twoja wydajność jest na wysokim poziomie.

2. Trzy ważne zadania

Wiele osób tworzy listę rzeczy do zrobienia, aby pomóc w organizacji pracy. Oczywiście w XXI wieku odeszliśmy już od pisania nadchodzących spraw na papierze, do tego mamy smartfony i komputery.

Proponuję przestrzegać jednej prostej zasady: każdego ranka poświęć pięć minut na zapisanie trzech najważniejszych zadań na dany dzień. Następnie skoncentruj wszystkie swoje wysiłki na wypełnieniu tej krótkiej listy.

To świetna alternatywa dla tych nieskończenie długich list rzeczy do zrobienia, które zwykle uwielbiamy pisać. Kogo oszukujemy, bo nawet tydzień im nie wystarczy, a co dopiero jeden dzień. Skoncentruj się na tych trzech głównych zadaniach, a jeśli wykonasz je z wyprzedzeniem, możesz zacząć robić coś innego.

Ten prosty, ale potężny nawyk może faktycznie zwiększyć twoją produktywność.

3. Rób mniej filozofii

Filozofia Do Less jest bardzo popularna we współczesnym życiu. Różni autorzy proponują różne podejścia. Na przykład Mark Lesser napisał Osiągnij więcej za mniej, opierając się na buddyzmie zen.

Jego manifest „robić mniej” zaczyna się od obalenia twierdzenia, że zmniejszenie obciążenia pracą rozleniwia pracowników i negatywnie wpływa na ich produktywność. Kiedy wykonujemy mniej zadań, możemy cieszyć się naszymi osiągnięciami.

Mark Lesser zaleca poświęcenie kilku minut w ciągu dnia pracy na medytację. Dzięki temu wyrównasz oddech, odzyskasz zmysły, uwolnisz się od stresu i będziesz mógł lepiej skoncentrować się na zadaniu.

Nie zapomnij ustalić priorytetów. Najpierw wykonaj ważne zadania, a następnie przejdź do tych o niskim priorytecie. Nie przeciążaj się wieloma zadaniami: lepiej robić mniej, ale z wysoką jakością iz przyjemnością, niż więcej, ale bez entuzjazmu.

4. Technika pomidorowa

Technikę pomidorową zasugerował Francesco Cirillo. Technika ta nazywana jest pomidorem, ponieważ jej autor pierwotnie używał minutnika kuchennego w kształcie pomidora do mierzenia czasu.

Technika opiera się na zasadzie pracy przez 25 minut nad określonym zadaniem bez przerwy, po czym konieczna jest przerwa.

Jak to działa

1. Spójrz na swoją listę zadań i wybierz z niej zadania o najwyższym priorytecie.
2. Następnie ustaw minutnik na 25 minut i rozpocznij pracę bez rozpraszania uwagi, aż usłyszysz sygnał dźwiękowy. Każdy 25-minutowy okres czasu nazywany jest „pomidorem”.
3. Następnie zrób sobie pięciominutową przerwę i ponownie włącz minutnik.
4. Po czterech „pomidorach” (czyli co dwie godziny) zrób dłuższą przerwę 15–20 minut.
5. Jeśli twoje zadanie zajmuje więcej niż pięć „pomidorów”, możesz je podzielić na kilka części.

Ta technika pomaga pracować nad zadaniami o wyższym priorytecie, poprawia koncentrację i pomaga lepiej się skoncentrować.

5. Mit wielozadaniowości

Wielozadaniowość wcale nie czyni nas bardziej produktywnymi, to mit. W rzeczywistości, kiedy koncentrujemy się na wielu zadaniach jednocześnie, ma to negatywny wpływ na naszą produktywność i koncentrację.

Bez względu na to, jak dobrze przyzwyczaisz się do wielozadaniowości, Twoja produktywność będzie znacznie mniejsza, niż gdybyś skupił się od początku do końca na jednym zadaniu.

David Meyer, profesor na Uniwersytecie Michigan

Wydajne wykonywanie wielu zadań jednocześnie jest możliwe tylko w niektórych szczególnych przypadkach. Powiedzmy, że robisz coś automatycznie, na przykład chodzisz i rozmawiasz w tym samym czasie. Chodzenie jest czynnością automatyczną i nie wymaga skupienia się na niej. Dobrze ilustruje to znana przypowieść:

Pewnego razu mrówka spotkała stonogę na leśnej ścieżce, która wesoło i pogodnie biegła w jego kierunku. Mrówka zapytała stonogę: „Jak tak zręcznie poruszasz wszystkimi 40 nogami? Jak udaje ci się poruszać tak łatwo i szybko?” Stonoga zastanawiała się przez chwilę i… nie mogła się już ruszyć!

Jeśli chcesz bardziej produktywnie wykonywać zadania, lepiej skupić się na jednym zadaniu, wykonać je od początku do końca, a dopiero potem przejść do innych.

6. Dieta informacyjna

W dzisiejszych czasach przeładowanie mózgu informacjami jest tak łatwe, jak dostanie udaru cieplnego na Saharze. A nawet objawy są podobne: zaburzenia snu, rozproszenie uwagi i opóźniona reakcja. Nasz mózg jest przeładowany szumem informacyjnym. We współczesnym świecie ludzie nieustannie szukają nowości, chociaż otaczają nas już wszędzie.

W tym przypadku Timothy Ferris, autor książki Jak pracować cztery godziny w tygodniu, a jednocześnie nie kręcić się w biurze „od telefonu do telefonu”, mieszkać gdziekolwiek i się bogacić „doradza ludziom” iść dalej dieta informacyjna”. Myślisz, że wszystkie e-maile, blogi, gazety i czasopisma, które czytasz, są dla Ciebie naprawdę ważne? Czy naprawdę potrzebujesz spędzać tyle czasu w mediach społecznościowych i telewizji?

Postaraj się uzyskać jak najmniej informacji całkowicie dla Ciebie niepotrzebnych przynajmniej przez tydzień i zobacz, jak wpływa to na Twoją produktywność.

7. Żyj zgodnie z harmonogramem

Zapytaj jakąkolwiek osobę odnoszącą sukcesy, kiedy się obudzi, a najprawdopodobniej usłyszysz, że ta osoba wstaje wcześnie. To całkiem proste: rano nie ma zbyt wielu rozrywek, więc możemy skupić się na naszych priorytetach.

Pamiętaj, że jest czas na odpoczynek i jest czas na pracę. Narysuj wyraźne granice między jednym a drugim. Zacznij od zaprzestania prowadzenia działalności, gdy tylko poczujesz, że potrzebujesz odpoczynku.

Lepiej żyć z planem niż bez niego

Prawo Parkinsona mówi, że „praca wypełnia wyznaczony na nią czas”. Oznacza to, że jeśli na przykład zdecydujesz, że napiszesz raport za tydzień, będziesz pisał go przez cały tydzień. Prawo Parkinsona ma szczególne zastosowanie do rzeczy, których nie lubimy i nie mamy ochoty robić. Wielu z nas ma tendencję do rozciągania spraw tak bardzo, jak to możliwe. Ale jeśli umieścisz każde zadanie w sztywnym pudełku, pozwoli Ci to znacznie wydajniej radzić sobie ze sprawami. Kiedy masz terminy, starasz się zrobić wszystko na czas, więc jest to świetna motywacja.