Sekrety produktywności od twórcy popularnej usługi zarządzania zadaniami Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Autor Todoist, Amir Salihefendic, opracował własny system produktywności, który od 9 lat pomaga mu osiągać cele bez stresu. Dziś Amir opowie o swoim systemie i jego integracji z Todoist.

Większość ludzi nie stara się usprawnić swojego przepływu pracy, pozwolić, by sprawy potoczyły się same i mieć nadzieję na najlepsze. Ale jeśli masz system, możesz manewrować między wieloma zadaniami, ustalać priorytety i nie czuć się przytłoczonym.

Nazwałem swój system produktywności Systemist. Wymyśliłem go – i na nim opiera się Todoist – w 2007 roku. W tym czasie mieszkałem w hostelu w Aarhus (Dania) i studiowałem informatykę. Miałem dwie prace w niepełnym wymiarze godzin i wiele osobistych projektów. Czułem się przytłoczony i zdezorganizowany. Wszystko zmieniło się, gdy przyszedł do głowy pomysł Systemistów.

Co ten system pomógł mi osiągnąć?

1. Założenie firmy Doist Ltd. i opracować produkt, który pozwoli ludziom osiągnąć niesamowite rezultaty.
2. Aby skutecznie połączyć obowiązki założyciela i CEO. Na wszystko mam czas i nie czuję się przemęczona. Firma zatrudnia 50 osób i prawie żaden z nich nie widział mnie wykończonego.
3. Codziennie identyfikuj priorytetowe aspekty przepływu pracy i zawsze pamiętaj o ważnych e-mailach, spotkaniach i projektach.
4. Ciesz się życiem poza pracą: spędzanie czasu z żoną, podróże, samokształcenie i sport, opieka zdrowotna.

Równowaga między pracą a życiem osobistym jest kluczem do osobistej efektywności.

Systemist najlepiej działa w połączeniu z Todoist. Możesz jednak korzystać z dowolnych innych programów i usług do zarządzania zadaniami. Podstawowe zasady systemu są znacznie ważniejsze niż konkretne narzędzia.

6 zasad systemowych

1. Zastosuj wszędzie

System jest systemem, aby używać go wszędzie i wszędzie. Musisz mieć dostęp do harmonogramu z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu.

Ciężko pracowaliśmy, aby Todoist było dostępne na całym świecie. Polecam natychmiast zainstalować go (lub inną podobną aplikację) na wszystkich urządzeniach i platformach, które posiadasz: telefonie, tablecie, laptopie, przeglądarkach i tak dalej.

2. Zastosuj we wszystkim

System działa, jeśli obejmuje wszystkie aspekty życia osobistego i zawodowego. To da ci wolność. Zapanujesz nad wszystkim, co ważne i nie zapomnisz już o takich rzeczach jak spotkanie z klientem czy kupno prezentu dla bliskiej osoby.

Prawie wszystkie moje działania są usprawnione. W szczególności usystematyzowałem:

1. Nadchodzące wydarzenia (spotkania wewnątrz i na zewnątrz firmy).
2. Projekty złożone, rozbite na wiele małych etapów.
3. Powtarzalne zadania do kontroli długoterminowych projektów.
4. E-mail (jeśli nie mogę od razu odpowiedzieć na list, tłumaczę go z pomocą na zadanie).
5. Raporty o błędach, jeśli ich naprawienie jest powiązane ze mną.
6. Lista wydań (udostępniona współpracownikom).
7. Lista zakupów (udostępniona mojej żonie).
8. Strony internetowe, na których nie mogę od razu podjąć działań. Na przykład strona produktu z Amazon.com (jeszcze nie zdecydowano, czy kupić, czy nie), strona filmu w IMDb, którą chcę obejrzeć, lub artykuł, który chcę przeczytać później. Do tego wszystkiego używam.
9. Zadania zdrowotne (cotygodniowe treningi na siłowni i jogging).

3. Podziel duże zadania na wykonalne, małe

Małe zadanie jest łatwiejsze do wykonania. Dlatego zawsze dziel duże projekty na małe podzadania, które można wykonać w godzinę (lub mniej). Po pierwsze, pomoże ci zrozumieć, ile czasu zajmuje ci zrobienie tego lub owego. A po drugie, zobaczysz postęp.

Ważne jest, aby zadanie było wykonalne. Musisz być w stanie zaimplementować to, co umieściłeś na swojej liście rzeczy do zrobienia.

4. Priorytety

Codziennie wykonuję od 15 do 25 zadań. To oni są w tej chwili najważniejsi.

W Todoist łatwo jest ustalić priorytety. Tak to robię:

1. Pamiętaj, aby ustalić termin, w którym sprawa musi zostać zakończona. Wyznaczam ważne zadania na dziś lub jutro, nieważne wypisuję na przyszłość.
2. Wskazuję poziomy priorytetyzacji. W Todoist jest ich czterech. Usługa automatycznie sortuje zadania według ważności.
3. Aby jeszcze bardziej podkreślić wagę zadania, używam tagów takich jak @high_impact. Dzięki nim wygodnie jest śledzić, ile ważnych zadań jest wykonywanych w ciągu dnia.

5. Codziennie opróżniaj listę rzeczy do zrobienia

Zanim zacząłem używać reguły 0 skrzynki odbiorczej, mój e-mail był chaotyczny. Czułem się okropnie za każdym razem, gdy musiałem uprzątnąć gruz.

Do zarządzania zadaniami używam podobnej zasady - "0 zadań na liście rzeczy do zrobienia".

Jeśli nie zdążyłeś zrobić wszystkiego, co zaplanowałeś na dany dzień, nie odkładaj pozostałych zadań na kolejny dzień. Zamiast tego zresetuj listę rzeczy do zrobienia i utwórz nowy plan. Umożliwi to zrobienie bilansu, zrozumienie, gdzie jesteś, i zmianę priorytetów.

6. Zawsze otrzymuj informacje zwrotne

Większość systemów zarządzania czasem koncentruje się na tym, co należy zrobić, a nie na tym, co już zostało zrobione. Ale jaki jest sens, jeśli nie widzisz swoich postępów i nie rozumiesz, jak bardzo jesteś produktywny?

Dlatego stworzyliśmy. Pozwala śledzić, wizualizować i poprawiać wydajność osobistą.

Todoist Karma jest jak mini-gra: wykonujesz zadania, zdobywasz punkty i widzisz, jak kolorowe wykresy rosną. To bardzo ekscytujące, szczególnie dla początkujących w zarządzaniu czasem. Aby było jeszcze ciekawiej, możesz wyznaczać nie tylko dzienne, ale i tygodniowe cele, a także udostępniać wyniki w sieciach społecznościowych, zwiększając tym samym poziom odpowiedzialności.

Dodatkowe wskazówki

Praca z e-mailem

1. Sprawdzaj pocztę dwa razy dziennie. Na przykład rano i po południu.
2. Celuj w pustą skrzynkę odbiorczą.
3. Jeśli to możliwe, natychmiast odpowiedz na list. Jeśli nie, przekształć to w zadanie, pamiętaj o podaniu terminu i priorytetu.
4. Wyłącz powiadomienia na wszystkich urządzeniach. Pomoże ci to uniknąć rozproszeń.

Praca z posłańcami

Posłańcy zabijają produktywność, są nerwowi i rozpraszają. Badania pokazują, że przeciętny pracownik biurowy spędza średnio ponad dwie godziny dziennie na rozpraszanie się i przerwy. Oznacza to, że tydzień pracy wydłuża się o ponad 10 godzin, ponieważ ilość pracy nie maleje.

1. Połącz korespondencję w komunikatorach z surfowaniem po Internecie. Kiedy musisz tylko popracować (napisać raport, narysować układ itp.), zamknij aplikacje czatu.
2. Przetwarzaj wiadomości partiami: otwórz komunikator, przeczytaj wszystko, odpowiedz wszystkim i ponownie go zamknij.
3. Wyłącz powiadomienia z komunikatora w telefonie komórkowym.

Według Salihefendika system ten pomaga mu być skoncentrowanym, zdrowym i zdrowym.

Napisz w komentarzach, co myślisz o Systemist, a także podziel się swoimi sekretami produktywności.