Wielozadaniowość kontra produktywność: jak uniknąć uszkodzenia mózgu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

„Jesteś jak Juliusz Cezar – robisz trzy rzeczy na raz!” - przywykliśmy do podziwiania ludzi, którzy robią wszystko na raz. To prawda, że wielozadaniowość bardziej nas boli niż pomaga. Jak chęć pracy nad wszystkimi projektami w tym samym czasie staje na przeszkodzie i jak załatwić sprawy, gdy na wszystko nie starczy czasu – mówi Ben Slater, dyrektor marketingu i sprzedaży w firmie Seed, która promuje naukowe podejście do HR.

Ile masz kart przeglądarki? Teraz? Myślę, że więcej niż dziesięć. Może dwadzieścia. Niektóre są przeznaczone do badań, inne pomagają pozostać w kontakcie ze współpracownikami i klientami, a niektóre są otwarte na zabawę, gdy nikt nie widzi. Nie ma znaczenia, do czego potrzebne są te zakładki – nadal nie pomagają. Nie możemy już po prostu usiąść i zrobić jednej rzeczy. Przyznam się, że sam pisząc ten post sprawdzałem pocztę i odpowiadałem na tweety.

Przełączając się między tysiącem zadań, czujemy, że nie mamy chwili na odpoczynek. A potem myślimy, że dzisiaj był kolejny zły dzień: byliśmy strasznie zajęci i nie mieliśmy czasu na nic. Jednak wieczór nie jest lepszy. Jemy patrząc w ekran telewizora, czytamy książkę, słuchamy radia. Kto powstrzymuje cię przed siadaniem i skupieniem się na jednej rzeczy?

Nieustannie odrywamy się od głównego celu, co samo w sobie jest złe. Ale teraz jest więcej dowodów na to, że wielozadaniowość szkodzi naszemu mózgowi. Brzmi onieśmielająco. Wygląda na to, że nadszedł czas, aby spróbować pracy w innym trybie.

Dlaczego robimy wszystko jednocześnie

Jaka jest odpowiedź? Bo nie ma innego wyjścia.

Technologie są wymyślane, aby życie było proste i szybkie. Smartfony, podobnie jak szwajcarskie noże wojskowe, robią wszystko we wszystkich dziedzinach, od planowania weekendu po strojenie gitary. Kiedy aplikacja jest wymyślana dla każdego kroku, trudno nie używać ich co sekundę. Czy poszedłeś do supermarketu? Dlaczego nie zrobić listy zakupów, słuchając popularnego podcastu? Idziesz zjeść lunch z przyjaciółmi? Opublikuj na Facebooku, aby ktoś inny mógł podciągnąć!

Co mówi nauka

Nauka wie, dlaczego uwielbiamy wykonywać wiele zadań jednocześnie.

Dlaczego jest fajnie?

Nasz własny mózg nas oszukuje! Bo lubi, kiedy podobno jesteśmy zajęci po gardło. Badania, że wielozadaniowość prowadzi do uwalniania dopaminy, hormonu szczęścia. Powinniśmy zostać nagrodzeni za ciężką pracę!

Nas, podobnie jak sroki, łatwo rozprasza wszystko, co nowe, jasne i błyszczące. Najbardziej cierpi na tym część mózgu odpowiedzialna za koncentrację.

Centra przyjemności aktywują się, gdy przełączamy się między zadaniami. Wystarczy spojrzeć na nowy list w skrzynce odbiorczej, alert w sieci społecznościowej - niewielka dawka hormonu przyjemności natychmiast dostaje się do krwioobiegu. Oczywiście w takich warunkach łatwo się rozproszyć.

Dlaczego jest tak źle?

Ponieważ prowokuje stres. Wykazano, że wielozadaniowość powoduje zwiększoną produkcję innej substancji, kortyzolu, hormonu stresu, który wpływa na wszystko, od sprawności umysłowej po gęstość mięśni. Jeśli często jesteś rozproszony, możesz pożegnać się z ciężko zarobionymi kostkami prasowymi. Nie podoba ci się perspektywa? Nie możesz odpowiedzieć na wszystkie te wiadomości, to wszystko?

Nie, to nie wystarczy. Naukowcy twierdzą, że sama umiejętność wielozadaniowości przeszkadza w robieniu rzeczy i obniża IQ o około 10 punktów. Wiesz, że masz nieprzeczytane e-maile, co oznacza, że Twoja produktywność już spadła.

Aby zrozumieć ogrom konsekwencji, rozważ tylko jeden przykład. Wiadomo, że leki ziołowe zmniejszają zdolność myślenia. Otóż negatywny wpływ wielozadaniowości na funkcje poznawcze mózgu jest jeszcze silniejszy.

Cezar mógłby, więc ja mogę

Jeśli stale pracujesz, przechodząc od jednej czynności do drugiej, możesz wyrobić w sobie nawyk i zostać ekspertem w wielozadaniowości. Dowiedz się, jak natychmiast filtrować wszystkie informacje, aby stać się geniuszem produktywności. Które z tych dwóch stwierdzeń jest poprawne?

Nic. Badacze twierdzą, że „użytkownicy korzystający z wielu witryn” są znacznie mniej zorientowani w przepływie informacji i nie mogą szybko oddzielić ważnych informacji od śmieci. Jest kilka odosobnionych przykładów ludzi, którzy potrafią zrobić wszystko na raz, ale to są wyjątki, a nie reguła.

Co nas najbardziej rozprasza

Co najczęściej sprawia, że odrywamy się od pracy?

Dla mnie największym złem jest niekończący się strumień nowych listów. Myślę, że wiele osób ma z tym do czynienia. Znajomi i koledzy również narzekają na przychodzące wiadomości. Wierzymy, że musimy odpowiedzieć na wszystkie listy, ale jeśli to zrobimy, to nie będzie już czasu na nic innego.

Wiadomości są tak mocno osadzone w przepływie pracy, że wielu z nich skupia się na tym, że nie mają nieprzeczytanych wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej. A kiedy licznik pokazuje zero, wydaje się, że znaleźliśmy Świętego Graala cyfrowego świata.

Bez względu na to, ile nowych wiadomości znajduje się w skrzynce, przeszkadzają nam. I własnie dlatego:

1. Oczekuje się od nas natychmiastowej odpowiedzi

Napisanie i wysłanie odpowiedzi zajmuje trochę czasu. Nie musisz odpowiadać na tę sekundę, możesz odłożyć list do momentu, gdy będziesz gotowy się nim zająć.

Jesteśmy zawsze w zasięgu ręki. Po za biurem? Co z tego, pocztę możesz sprawdzić za pomocą smartfona lub tabletu. Co może stanąć na drodze?

Oczekiwania społeczne dyktują, na co musimy odpowiedzieć. Nie chcemy denerwować nadawcy. Używam wtyczki poczty, która pozwala mi zobaczyć, kiedy odbiorcy otwierają moje wiadomości. I chociaż sprzeciwiam się natychmiastowej odpowiedzi na e-mail, trudno jest pozbyć się irytacji, gdy ktoś czyta e-mail, ale nie spieszy się z odpowiedzią.

2. Każdy może pisać

Jest mało prawdopodobne, że wyślesz list zwykłą pocztą do osoby, której nie znasz.

Ale nasze podejście do e-maili jest inne. Nie wahamy się w jakikolwiek sposób poznać czyjegoś e-maila. Kiedy go zdobędziemy, sezon polowań można uznać za otwarty. Wiadomości e-mail są tak bezosobowe, że możemy wysłać setki e-maili do zupełnie nieznajomych.

Pudełka wypełnione są zimnymi wiadomościami. Marnujemy cenne minuty próbując je przefiltrować wysyłając je do archiwum i do kosza. Najbardziej frustruje mnie to, że ludzie, którzy wysyłają takie biuletyny, prawie nie otrzymują na nie odpowiedzi. Nie ma sensu wysyłać listów z nutą personalizacji, ludzie też je usuwają bez czytania.

3. Listy zmuszają do natychmiastowych decyzji

Podczas przedzierania się przez litery musimy podejmować wiele decyzji, a ten proces jest bardzo stresujący dla mózgu. Wkładając całą swoją siłę w ciągłą zmianę obiektów uwagi, zużywamy energię i paliwo na szaloną pracę mózgu, a potem czujemy się zmęczeni i wyczerpani.

Nawet popularne aplikacje do zarządzania pocztą e-mail zaprojektowane tak, abyś nie tracił czasu na analizowanie poczty, nie eliminują konieczności ciągłego decydowania: odpowiedzieć już teraz czy odłożyć do jutra?

Jak przestać marnować czas i być bardziej produktywnym

Jeśli oczekujesz ode mnie uniwersalnej rady, która natychmiast rozwiąże wszystkie problemy, to muszę Cię rozczarować. Nie ma gotowego rozwiązania, ale istnieją taktyki, których należy przestrzegać, aby uniknąć wielozadaniowości i zwiększyć produktywność.

1. Planuj rzeczy wieczorem

Nie otwierałem dla ciebie Ameryki, ale ta metoda działa. Poświęcenie dziesięciu minut wieczorem na pisanie listy kluczowych zadań na następny dzień pomaga skupić się na pracy.

Wypisz rzeczy, które musisz jutro wykonać, i zacznij sprawdzać pocztę i wiadomości dopiero po ukończeniu wszystkich pozycji na liście.

2. Użyj techniki zarządzania czasem „pomidora”

Sam go używam, jestem z niego bardzo zadowolony. Jest to technika zarządzania czasem autorstwa włoskiego Francesco Cirillo pod koniec lat 80-tych.

Podziel swój dzień pracy na kilka 25-minutowych okresów intensywnej, wyczerpującej pracy, z pięcioma minutami odpoczynku pomiędzy nimi. Metoda opiera się na hipotezie, że częste przerwy stymulują aktywność umysłową.

Używam 25-minutowych fragmentów, aby wykonać główne zadania zaplanowane na wieczór. A w przerwach przestawiam się na parsowanie poczty i sprawdzanie powiadomień.

Gorąco polecam nadać tej technice zielone światło. Możesz nawet kupić zabawny minutnik w kształcie pomidora, aby mierzyć okresy aktywności i odpoczynku.

3. Wyznacz w harmonogramie specjalny czas na pocztę

Ja sam stosuję inne metody, ale wielu ekspertów radzi uwzględnić w harmonogramie osobny czas na sortowanie korespondencji.

Zaznacz wiersz w swoim dzienniku, aby poświęcić część dnia na czytanie e-maili, odpowiadanie na tweety i wiadomości oraz otwieranie poczty tylko w tym czasie. Wyłącz powiadomienia na smartfonie i w przeglądarce, aby przestrzegać tej zasady, nawet jeśli boisz się, że przypadkowo przegapisz pilną wiadomość e-mail.

Wyniki

Nikogo nie można winić za to, że musimy robić tak wiele rzeczy jednocześnie. Zmuszenie się do ignorowania przychodzących wiadomości i zaprzestania przeskakiwania z jednego zadania do drugiego nie jest łatwym zadaniem.

Każda wysyłana przez nas wiadomość pomaga w zjedzeniu łyżeczką hormonów szczęścia i daje poczucie satysfakcji, gdy wydaje się, że jesteśmy tak zorganizowani i odpowiedzialni. Prawda jest inna: po prostu odwracamy się od ważnej sprawy.

Bardzo trudno jest to powstrzymać. Ale lubię koncentrować się tylko na pracy. Wypróbuj jedną z zalecanych przeze mnie metod i porównaj swoją produktywność przed i po.

PS Możesz słuchać muzyki

Nie martw się, nie musisz zamykać iTunes! Za słuchanie muzyki odpowiedzialne są części mózgu, ich aktywność nie przecina się z Twoją pracą, co oznacza, że nie zmniejsza produktywności.

Co robisz, aby nie rozpraszać się drobiazgami?