Etykieta pracownika zdalnego: jak przygotować się do spotkania online

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Porady psychologa biznesu przydatne dla osób pracujących zdalnie.

W pierwszych miesiącach pandemii, kiedy pracownicy zaczęli masowo przestawiać się na telepracę, krążyło wiele zabawnych historii. Nadzy mężowie przypadkowo weszli w kadr, a dzieci radośnie poinformowały matkę i wraz z innymi członkami zarządu, że poszły do toalety. A pojawienie się prokuratora w postaci kotka na rozprawie sądowej w ogóle uwielbiło zarówno prawnika, jak i filtr w Zoomie.

Chociaż fajnie jest dostać się do wiadomości, prawnikowi raczej się to nie spodoba. Aby nie zostać bohaterem YouT ube, najlepiej ćwiczyć etykietę spotkań online. Powstał w dużej mierze spontanicznie, ludzie „szukali” go metodą prób i błędów przez ostatnie półtora roku ciągłych wideokonferencji.

Przeanalizujmy podstawowe zasady, o których nie zaszkodzi pamiętać.

Użyj swojego prawdziwego imienia i zdjęcia

Chociaż czasami chcesz określić się jako „odważny wiking”, najlepiej tego nie robić. Nie warto też zachować tajemnicy i nie wpisywać nazwy, a także po prostu wskazywać „ja”. Niestety nie wszyscy koledzy i klienci to doceniają. Dlatego lepiej używać swojego prawdziwego imienia i nazwiska - aby rozmówcy od razu zrozumieli, kim jesteś.

Drugim wymaganym elementem jest awatar. Jeśli nie masz możliwości załączenia filmu, zdjęcie będzie wyglądało lepiej niż Twoje inicjały lub czarny blok z imieniem i nazwiskiem. Tutaj również ważne jest, aby nie przesadzać - lepiej umieścić swoje prawdziwe zdjęcie bez dodatków. Oznacza to, że zdjęcia z plaży lub z klubu nie będą działać, więc tylko zmylisz kolegów. Lepiej też nie stawiać się w pełni, wystarczy twarz: na małych ekranach trudno rozpoznać, kto stoi obok Krzywej Wieży w Pizie.

Zadbaj o swój wygląd

Powinno być odpowiednie, co oznacza brak skrajności. Jeśli ubierzesz się zbyt nieformalnie, okaże się niegrzeczne, woląc smoking od szaty - też wyjdzie nie na miejscu.

Znalezienie równowagi jest trudniejsze niż na pierwszy rzut oka. Na przykład w biurach wiele osób nosi białą koszulę i czarną marynarkę, ale w przypadku wideorozmowy ten styl może wydawać się zbyt surowy i odpychający. Większość Twoich kolegów raczej nie założy dwuczęściowego garnituru na spotkanie Zoom.

Ważne jest, aby ubrania były wygodne, ale nie należy nosić ubrań ewidentnie znoszonych: poplamionych lub podartych T-shirtów. Wolisz rozśmieszyć swoich współpracowników niż obrażać, ale szefowie i klienci mogą być obrażeni.

Nawiasem mówiąc, ubieranie się w „mundur” to nie tylko przed wideorozmową. Pomoże Ci to przygotować się, jeśli trudno jest zaangażować się w procesy pracy z domu.

I tak, lepiej założyć spodnie – nigdy nie wiadomo, nagle trzeba wstać lub coś zrobić. W ten sposób będziesz gotowy na każdy obrót wydarzeń.

Przygotuj tło

Postaraj się wybrać miejsce o jak najmniejszym „szumie wizualnym” i upewnij się, że żadne niepotrzebne przedmioty nie wpadają w kadr. Nie zasłane łóżko, skarpetki porozrzucane na podłodze najwyraźniej nie są tym, co powinni widzieć koledzy.

Coś solidnego i solidnego jest najlepsze. Na przykład ściana z tapetą w pastelowych kolorach. Te kolory nie rozpraszają uwagi i dlatego są dobrą opcją. Przydatne jest również zapamiętanie kombinacji tła i ubrania. Dlatego często siedzę pod ścianą z przytulnym wzorem cegły, który pasuje do prawie każdej garderoby.

A jeśli zdecydujesz się użyć wirtualnego tła, upewnij się, że działa poprawnie i nie nakłada się na twarz.

Podaj punkty techniczne

Do połączeń wideo lepiej używać laptopów lub komputerów z kamerą wideo. Jeśli nie ma nic odpowiedniego, możesz zrobić z telefonem, ale powinieneś go naprawić na statywie: obraz drży w twoich rękach. I zdecydowanie nie powinieneś chodzić tam iz powrotem z telefonem komórkowym.

Nie zapomnij też o podłączeniu słuchawek – zestaw głośnomówiący daje silne echo, które przeszkadza wszystkim. Jeśli korzystasz z sieci bezprzewodowej, upewnij się, że są wystarczająco naładowane.

Wycisz mikrofon podczas konferencji, gdy nic nie mówisz, aby nie przeszkadzać innym i nie wpadać w kłopotliwe sytuacje. Albo gorzej. Tak więc jedna z pracownic nie wiedziała, jak wyłączyć mikrofon, którego używał jej kot, który aktywnie miauczał w pobliżu. To, co się działo, bardzo rozbawiło kolegów, ale nie szefa. Uznał, że się z niego śmieją, a wtedy nikt nie był szczególnie szczęśliwy.

A podczas występu dołącz również wideo. W takim przypadku kamera nie powinna być czymś sklejona ani poplamiona - lepiej to sprawdzić przed spotkaniem. Z punktu widzenia etykiety możesz obejść się bez aparatu w trzech przypadkach:

1. Rozmowa jest nieplanowana, trzeba coś pilnie przedyskutować.
2. Jeden z uczestników pracuje w miejscu, w którym komunikacja wideo jest niewłaściwa.
3. Z powodu wideo połączenie się pogarsza i wszystko się zawiesza.

Jeśli masz zamiar przeprowadzić rozmowę wideo w komunikatorze, najpierw sprawdź u swojego kolegi, czy zgadza się na ten format. Gdy kamera jest włączona tylko dla jednego z rozmówców, pojawia się poczucie nierównej komunikacji.

Okazuj szacunek swoim rozmówcom

Upewnij się, że jesteś wcześniej zalogowany do swojego profilu na platformie internetowej, aby móc na czas dołączyć do spotkania. Lepiej jest dołączyć do transmisji 2-3 minuty przed rozpoczęciem spotkania, aby mieć czas na wyeliminowanie problemów, jeśli nagle się pojawią.

Upewnij się również, że gdy dzwonisz, znajdujesz się w cichym pomieszczeniu, a nie na zewnątrz. Jeśli jesteś w domu, umów się z rodziną, aby nie wpadała do Twojego pokoju, dopóki spotkanie online nie dobiegnie końca. Ważne jest również, aby nie rozpraszali Cię kurierzy i inne sprawy.

Śledź przebieg spotkania, nawet jeśli chcesz trochę odpocząć w domu. W przeciwnym razie znajdziesz się w niezręcznej sytuacji, jak estoński poseł Tarmo Kruuzimäe. Rozebrał się, poszedł spać, włączył muzykę i zaczął vaping. A potem nadeszła jego kolej na zadawanie pytań. Nawiasem mówiąc, tego też nie rozumiał. Ale koledzy posłowie docenili zdolność Tarmo do odpoczynku, a dziennikarze powtórzyli to, co się stało.

Chociaż wskazówki wydają się proste, powyższe nagranie wideo pokazuje, że nie są one łatwe do naśladowania. Przygotuj swoją technikę z wyprzedzeniem, bądź biznesowy i pamiętaj, że spotkanie trwa, nawet jeśli osobiście skończyłeś mówić.