Dlaczego brakuje czasu i energii na najważniejsze rzeczy i co z tym zrobić

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Winna jest pułapka pilności. Zastanawiamy się, jak to działa i jak się w to nie dostać.

Ile razy pod koniec ciężkiego, pracowitego dnia zdałeś sobie sprawę, że przez wiele godzin wydajesz się kręcić jak wiewiórka w kole i rozwiązywałeś wiele problemów, ale nie poświęcałeś czasu na naprawdę ważne projekty? Ile razy obiecywałeś sobie, że zajmiesz się ważnymi dla Ciebie sprawami osobistymi: sportem, kreatywnością, nauką, ale miesiącami nie mogłeś ich nawet zacząć? Jeśli ci się to przydarzyło, to, jak większość ludzi, wpadłeś w pułapkę pilności.

Co to jest pułapka pilności

Badania prowadzone przez Johns Hopkins University School of Business wykazały, że najczęściej rezygnujemy z ciekawych i ważnych zadań na rzecz pilnych. I jesteśmy dosłownie predysponowani do odkładania znaczących projektów na później, przede wszystkim do podejmowania tych, które, jak nam się wydaje, trzeba zrobić właśnie teraz.

Nazywa się to pułapką pilności. Prowadzi nas do stresu, emocjonalnego wyczerpania i, co dziwne, utraty pieniędzy. Naukowcy odkryli, że zwykle podejmujemy się zadań, które wydają się pilniejsze, nawet jeśli płacimy za nie mniej niż za zadanie z łagodniejszym terminem. Dzieje się tak z kilku powodów.

Dlaczego wpadamy w pułapkę pilności?

1. Cierpimy, jeśli nie możemy wykonać zadania

Odkryto to już w 1927 roku, a potem zostało to potwierdzone niejednokrotnie: ludzie czują się nieswojo, jeśli wisi nad nimi niedokończony interes. Ta cecha myślenia została nazwana efektem Zeigarnika. A ponieważ pilne zadania z reguły są wystarczająco małe i nie zajmują dużo czasu, nie możemy ich odkładać, bo wtedy kolejna pozycja na liście rzeczy do zrobienia nie zostanie przekreślona. A my chwytamy się tych małych zadań, rozwiązujemy je jedno po drugim i nie możemy przestać. Jak z paczką chipsów: dopóki nie zjesz wszystkiego, nie uspokoisz się.

2. Utknęliśmy w tunelu i nie widzimy niczego dookoła

Oznacza to, że jesteśmy tak przytłoczeni krótkoterminowymi sprawami, że dosłownie nie możemy wydychać, patrzeć na nasz harmonogram z zewnątrz i oceniać, co jest naprawdę ważne, a co nie. Sytuację tę można porównać do wizji tunelowej: nie widzimy pełnego obrazu, a jedynie fragment, który znajduje się teraz w centrum naszej uwagi.

3. Nie jesteśmy w stanie poprawnie zorganizować dnia pracy

Jeśli procesy nie są debugowane z Twojej winy lub z winy kierownictwa, rutynowe zadania zaczynają dosłownie pochłaniać czas i wysiłek. Załóżmy, że jesteś zbyt leniwy, aby tworzyć szablony dokumentów i listów - i za każdym razem spędzasz wiele cennych godzin na pracy z dokumentacją lub przychodzącą pocztą. Albo twój kierownik projektu nie zgodził się z klientem na wprowadzenie wszystkich zmian naraz i musisz być rozproszony przez nowe komentarze niezliczoną ilość razy.

4. Wydaje nam się, że jeśli zignorujemy pilne zadanie, wydarzy się katastrofa

Przyjdzie zły przywódca lub klient i będzie dużo przeklinał, zostaniesz pozbawiony pieniędzy, niebo spadnie na ziemię, wszyscy zginiemy.

Wszystkie te powiadomienia o nowych wiadomościach, połączeniach, zmianach, dodatkowych drobnych zamówieniach tworzą iluzję, że nie można ich odłożyć. Chociaż w rzeczywistości nie ma tak wielu naprawdę palących zadań.

Jak nie dać się złapać w pośpiechu?

1. Zacznij dzień od ważnych i niepilnych zadań

Klasyczne książki o zarządzaniu czasem mówią, że pierwszą rzeczą do zrobienia jest „zjedzenie żaby”. To znaczy pozbyć się małego i niezbyt przyjemnego zadania. W tym podejściu jest logika: po wykonaniu trudnego telefonu lub odpowiedzi na nudne listy czujemy się zwycięzcami i w miarę wzrostu zajmujemy się innymi sprawami.

Ale jest ryzyko, że za pierwszą „żabą” pójdzie druga, potem trzecia, czwarta… A teraz wieczór, „żaby” zostały zjedzone niezmiernie, ale ręce nie dotarły do naprawdę ważnych zadania. Dlatego możesz spróbować czegoś przeciwnego: zacznij dzień od tego, co jest ważniejsze, ale nie pilne, a dopiero potem przejdź do całej tej sterty drobnych zadań.

2. Naucz się robić sobie przerwę

Nie spiesz się, aby natychmiast odpowiadać na nowe wiadomości i wykonywać drobne zadania i prośby. Zrób wdech i wydech i doceń, jak pilne jest to naprawdę. Jeśli zadanie ucierpi, odłóż je, nadając priorytet większemu i bardziej wartościowemu projektowi.

3. Spróbuj pracować w blokach

Powiedzmy, że 40 minut na ważne zadania i 15 minut na pilne zadania. Ustaw zegar tak, aby drobna rutyna nie wciągnęła Cię za bardzo, a gdy tylko zabrzmi, wróć do wielkich rzeczy. Najprawdopodobniej telefon lub list będzie mógł czekać przez następne 40 minut.

4. Łącz rzeczy

Wiele drobiazgów można zrobić, jadąc metrem, stojąc w kolejce na poczcie, czekając na dziecko z lekcji rysunku. Jest mało prawdopodobne, że w takich momentach będzie można zaangażować się w rozprawę, książkę, raport lub plan, ale całkiem możliwe jest szybkie odpowiadanie na wiadomości, wypełnianie formularzy, wprowadzanie drobnych zmian.

5. Pamiętaj, że pilne zadania nigdy się nie kończą

Bardzo dużym błędem jest myślenie, że teraz szybko posprzątasz całą tę rutynę: umów się na wizytę u lekarza, odpisz na listy, zamów nowe trampki dla dziecka, wypełnij kartę zgłoszenia - a potem, z lekkim sercem, ty podejmie ważne projekty zawodowe i osobiste: zaktualizuje swoje portfolio i życiorys, przeczytaj książkę w języku obcym, poszukaj informacji do badań. Niestety tak nie będzie. Małe rzeczy będą spadać na ciebie, dopóki nie przejmiesz nad nimi kontroli.