2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07
To fragment książki amerykańskiego dziennikarza i mówcy Phila Simona. Chodzi o to, jak ludzie wdzierają się w swoje życia poprzez e-mail i jak temu przeciwdziałać.
Jeśli podczas pracy z e-mailem wydaje ci się, że grasz w grę, w której musisz „dogonić” młotkiem kret nagle czołgający się w jednej lub drugiej nory, nie jesteś sam. Poczta e-mail jest domyślnie głównym kanałem komunikacji biznesowej. Według Radicati Group przeciętny pracownik biurowy otrzymuje około 100 e-maili dziennie. Liczba ta rośnie rocznie o 15%. W lipcu 2012 roku firma konsultingowa McKinsey Global Institute opublikowała raport pt. Ekonomia społeczna: Odblokowywanie wartości i produktywności poprzez technologie społeczne. Mówi, że pracownicy pierwszej linii spędzają 28% swojego czasu na zarządzaniu pocztą e-mail.
Pomyśl o tym. Jeśli masz 50-godzinny tydzień pracy, 14 godzin z tego tygodnia spędzisz na czytaniu i pisaniu e-maili. Prawie nie spędzasz tyle czasu w programie Word, Excel lub innych programach roboczych.
Te liczby mogą nie stanowić problemu, gdyby e-mail był naprawdę skutecznym kanałem komunikacji. Raczej tak jest w przypadku niektórych firm. Ale w większości przypadków tak nie jest. Oczywiście e-mail ma prawo istnieć, ale nie daj się ponieść emocjom. Badania wykazały, że ciągłe sprawdzanie skrzynki odbiorczej obniża Twój poziom IQ.
W ostatnich latach e-mail stał się prawdziwą plagą komunikacji biznesowej. Nie powinieneś jednak winić jej za wszystkie kłopoty. Technologia obwiniania jest wygodna: to dobry pretekst, by nie patrzeć w lustro. W końcu, jeśli zajrzymy do środka, zrozumiemy, że problem nie tkwi w e-mailu jako takim, ale w sposobie, w jaki go używamy.
Nie chodzi o to, aby zrezygnować z otrzymywania e-maili (chociaż niektórzy to robią). Chodzi o to, aby używać go racjonalnie.
Gdzie zacząć?
Zrozumieć e-mail ≠ konwersację
Nie możesz prowadzić dialogu przez e-mail w taki sam sposób, jak w prawdziwym życiu. Między listami zawsze występują przerwy czasowe, a wiadomości tekstowe nie oznaczają dla rozmówcy bliskich przyjaznych manifestacji. Justin Kruger z New York University i Nicholas Epley z University of Chicago, że brak niewerbalnych wskazówek ludzie źle interpretują e-maile.
Psychologowie odkryli, że tylko w połowie przypadków możliwe jest prawidłowe zinterpretowanie nastroju zawartego w wiadomości tekstowej. Niestety, emotikony nie pomogą na przykład odróżnić humoru od sarkazmu. To często prowadzi do nieporozumień. Czy jesteś gotowy rzucić monetą za każdym razem, gdy próbujesz odgadnąć, czy rozmówca rozumie Twoją wiadomość?
Przestrzegaj zasady trzech liter
Gdy zaakceptujesz fakt, że e-mail nie jest najlepszym miejscem do rozmów od serca, przejdź do działania.
Zastosuj zasadę trzech liter: jeśli problem nie zostanie rozwiązany w trzech e-mailach, potrzebne jest osobiste spotkanie.
Ma zastosowanie zarówno do zadań administracyjnych (takich jak planowanie spotkania), jak i osobistych. Zaoszczędzi ci to dużo czasu i dużo frustracji. Jednak nie wszystkim się to podoba, bądź przygotowany na niezadowolenie niektórych towarzyszy. Z rozsądnymi założeniami, ale czas pozbyć się postawy „poczta na wszystkie pytania”.
Nie rozwiązuj pilnych spraw przez e-mail
Jeśli problem jest naprawdę ważny i wymaga natychmiastowego działania, nie poruszaj go w e-mailach. Jest do tego telefon. Niech to będzie regułą w Twojej firmie.
Nie używaj poczty e-mail do zarządzania zadaniami
Poczta e-mail nie jest menedżerem zadań. Ale wiele osób korzysta z poczty e-mail jako takiej. Nic dziwnego, że są stale rozproszeni. Otworzyłem skrzynkę odbiorczą, aby sprawdzić swoje zadania i spadł na Ciebie strumień wiadomości służbowych i osobistych. Łatwo się do nich przełączyć, zapominając, dlaczego otworzyłeś klienta poczty.
Istnieją samodzielne aplikacje do zarządzania zadaniami: DropTask i inne. Nie zastępują poczty e-mail, są nastawione na cele, które próbujesz osiągnąć.
Tak samo jest z zarządzaniem projektami., czy Basecamp - wygodne i niedrogie narzędzia, które oszczędzą Ci kilometrów łańcuchów wiadomości.
Nie traktuj komunikacji jak wydobywania węgla w kopalni
Niewielu jest wolnych w stosunkach zawodowych. Wielu, w tym dlatego, że nie mogą wybrać swoich współpracowników, klientów i partnerów. Niektórzy z nich są zbyt „zajęci”, by rozmawiać przez telefon – woleliby napisać kilkanaście wiadomości, zamiast ustnie dyskutować o wszystkim w dwie minuty.
W takim przypadku należy zwrócić uwagę na sposób ich komunikacji (słowa, frazy itp.). Zadaj sobie pytanie, czy naprawdę chcesz wchodzić w interakcje z ludźmi, którzy unikają telefonu i rozmawiają. Przyjrzyj się bliżej osobom poszukującym pracy na wolne stanowisko w Twojej firmie, potencjalnym klientom lub potencjalnym przyszłym dostawcom. Jeśli początkowo komunikują się tak, jakby wydobywali rudę w kopalni, to jakie są szanse, że się zmienią?
Zapamiętaj życie poza e-mailem
Jest! Nie bój się zamykać swojej skrzynki pocztowej. Świat się nie zawali. To oczywiste, ale dla wielu może to być rewelacja. Na przykład w Klick Health pracownicy korzystają z poczty e-mail. Według prezesa, e-mail to narzędzie, które daje kontrolę nad sobą innym ludziom.
Co myślisz: czy e-mail naprawdę rządzi ludźmi?narzucając im zadania i kolejność ich realizacji?
Zalecana:
Dlaczego pozwalamy się manipulować i jak to naprawić
Opieranie się manipulacji nie jest łatwe. Obwiniaj pułapki myślenia, które zamieniają cię w „uśpionego agenta”, zmuszając cię do zobaczenia tego, czego chcesz i starania się zadowolić wszystkich
W jaki sposób znajomość rytmów dobowych może pomóc w uzyskaniu prawidłowego wzorca snu
Neurobiolog Russell Foster wyjaśnił, czym są rytmy dobowe, dlaczego się nie zgadzają i jaki ma to związek ze snem. Lifehacker publikuje tłumaczenie swojego artykułu
Jaki jest najlepszy sposób na zapamiętanie przeczytanych książek?
Rób notatki i przekształcaj informacje w doświadczenie. To pytanie zostało zadane przez naszego czytelnika. Ty też zadaj swoje pytanie Lifehackerowi - jeśli jest interesujące, na pewno odpowiemy. Jaki jest najlepszy sposób na zapamiętanie przeczytanych książek?
W jaki sposób teoria perspektywy może pomóc wzmocnić nawyki i osiągnąć to, czego pragniesz
Naucz się stosować właściwe podejście do ryzyka, aby osiągnąć swoje cele. Pomoże ci w tym teoria perspektyw opracowana przez Daniela Kahnemana
Jaki jest najłatwiejszy sposób przesyłania plików między urządzeniami w tej samej sieci Wi-Fi?
Powiemy Ci, jak łatwo i szybko przesyłać pliki między urządzeniami podłączonymi do tej samej sieci przez Wi-Fi. Trzy sposoby - prosty, jeszcze prostszy i geekowy