Jak zrobić harmonogram na każdy dzień i nigdy go nie łamać

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Czas jest bez wątpienia najcenniejszym zasobem, jaki posiadamy. Dlatego umiejętności zarządzania czasem mają kluczowe znaczenie. Ale dobry harmonogram nie wystarczy. Te wskazówki pomogą Ci go skomponować tak, abyś nie chciał łamać ustalonego porządku.

Twoje samopoczucie, produktywność, dobry nastrój zależą od tego, jak zarządzasz swoim czasem. Skorzystaj z tych wskazówek i stwórz harmonogram, którego złamanie byłoby prawie śmiertelnym grzechem.

1. Musisz pracować bez przerwy

Jeśli zajmujesz się głównie pracą intelektualną (na przykład jesteś projektantem, inżynierem, pisarzem, naukowcem), musisz skupić się na zadaniu i złapać tzw. flow. Aby dobrze i wydajnie pracować, zostaw w harmonogramie wyraźne odstępy, podczas których nie będziesz rozpraszany, przerywany lub opuszczający miejsce pracy. Używaj tych okien czasowych tylko do pracy.

Optymalną ilość czasu można łatwo obliczyć zgodnie z zasadą sugerowaną przez menedżera Facebooka Davida Gillisa.

Twój tygodniowy harmonogram powinien zawierać co najmniej sześć przerw o długości co najmniej trzech i pół godziny, przeznaczonych wyłącznie na nieprzerwaną pracę.

Jest to trudne, ale trzeba do tego dążyć. Zasadniczo musisz pracować trzy i pół godziny dziennie do pory obiadowej. I znajdź dzień, w którym będziesz pracować bez przerwy przez trzy i pół godziny po południu.

Przejrzyj swój harmonogram. Czy jest w tym miejsce na realizację tej zasady? Jeśli nie ma miejsca, masz problem. I pilnie musisz to rozwiązać.

Co się stanie, jeśli nie zastosujesz się do tej zasady?

• Nie będziesz produktywny.
• Będziesz musiał kończyć pracę po godzinach, w nocy lub spędzać na niej weekendy.

Oczywiście nie wytrzymasz długo w tym stanie. Spróbuj więc zmienić harmonogram, aby pasował do reguły. Aby to zrobić, możesz:

• przełożyć spotkania, aby nie odciągały Cię od pracy;
• znajdź dzień, w którym nie będzie spotkań, spotkań, spotkań planistycznych;
• porozmawiaj ze swoim menedżerem: na pewno jest gotowy zoptymalizować Twój dzień, abyś pracował wydajniej.

Po ułożeniu harmonogramu, który ściśle określa te bloki czasowe, potraktuj go jak biżuterię babci. Święta krowa. Butelka wina z kolekcji.

Aby łatwiej było przestrzegać nowego harmonogramu, wyjaśnij sobie, dlaczego go potrzebujesz. Wyznacz sobie cel. Na przykład powiedz: „Chcę dokończyć projekt w tydzień”.

Praca będzie dla Ciebie łatwa i przyjemna. Znajdź wygodne miejsce, wyłącz powiadomienia w telefonie, napij się kawy. Złap przepływ i zaangażuj się w proces.

2. Przejrzyj swój harmonogram co tydzień

Zdecyduj o swoich priorytetach

Twój harmonogram powinien mieć 30-minutowe okno zaplanowane na poniedziałek. Wykorzystaj ten czas na zrewidowanie swojego kalendarza na następny tydzień. Zdecyduj, jakie trzy główne cele musisz osiągnąć w ciągu najbliższych siedmiu dni. Jakie są twoje priorytety?

Koniecznie sprawdź wszystkie spotkania na ten tydzień. Nie powinny przerywać bloków czasu pracy.

• Jeśli jesteś zaproszony do udziału w wydarzeniu, o którym nic nie wiesz, napisz do organizatora i zapytaj o program wydarzenia.
• Jeśli masz zaplanowane spotkanie z osobą, ale tym razem nie masz nic do omówienia, anuluj je.
• Jeśli masz zaplanowane spotkanie lub prezentację, zaplanuj również trochę czasu na przygotowania.
• Jeśli nie zaplanowano spotkania, ale masz kilka ważnych pytań do osoby lub zespołu, zaplanuj spotkanie, spotkanie lub przynajmniej rozmowę telefoniczną.

Aktywne planowanie nie jest łatwe. Ale w zamian otrzymasz przyjemne uczucie pełnej kontroli nad swoim czasem przez siedem dni.

3. Zadaj sobie pytanie, czy tak powinieneś być na tym spotkaniu

Spotkania, spotkania, prezentacje – to wszystko pochłania mnóstwo czasu. Zazwyczaj takie wydarzenia są niewygodnie zaplanowane i całkowicie nieskuteczne. Dlaczego w ogóle są potrzebne?

Dlaczego się na nich pojawiamy?

• Nie chcemy denerwować drugiej osoby. Umówił się dla Ciebie na spotkanie, co oznacza, że musi coś przedyskutować. Niechętnie zgadzasz się przyjść na spotkanie, poświęcając swoje ważne sprawy.
• Czujemy się zaangażowani w ten proces. Na przykład, jeśli cały zespół zbiera się, aby omówić projekt, czujesz, że zdecydowanie powinieneś przyjechać. W przeciwnym razie Twoi współpracownicy pomyślą, że nie jesteś tak oddany, jak inni.
• Pragnienie bycia na bieżąco. Jeśli spotkanie wydaje się ważne (na przykład ktoś z kierownictwa będzie na nim obecny lub planuje się podjęcie brzemiennej w skutki decyzji), naturalnie chcesz tam być.

W rzeczywistości Twoja wydajność mogłaby być wyższa, gdybyś pozostał w miejscu pracy i nie oderwał się od procesu. Skąd wiesz, na które spotkanie musisz wziąć udział, a które możesz pominąć? Użyj tej reguły.

Musisz przyjść na spotkanie, jeśli:

a) masz pewność, że Twoja obecność wpłynie na wynik spotkania, b) dzięki temu spotkaniu zwiększysz swoją efektywność.

Aby sprawdzić, czy Twoja obecność wpłynie na wynik spotkania, zadaj sobie pytanie, czy zamierzasz porozmawiać o swojej pracy, czy też chcesz siedzieć w ciszy. Być może na korytarzu znajdzie się ktoś, kto będzie mógł pewniej i lepiej wyrazić swoją opinię.

Aby zobaczyć, czy po tym spotkaniu będziesz bardziej efektywny, zadaj sobie pytanie, czy na tym spotkaniu nauczysz się czegoś nowego. Jeśli nie uczysz się niczego nowego, nie zamierzasz zadawać pytań, nie rozmawiać o swojej pracy, a tym samym nie oczekuj konstruktywnej krytyki, to Twoja skuteczność raczej nie wzrośnie.

Jeśli ani w pierwszym, ani w drugim przypadku nie możesz sobie wytłumaczyć, dlaczego musisz przyjść na to spotkanie, pomiń je. Twój czas jest ograniczony i każdą minutę musisz mądrze wykorzystywać.

4. Spraw, aby Twoje spotkania były efektywne

Niektóre spotkania i spotkania mogą być bardziej wydajne i produktywne. Sprawdź, czy Twoje wydarzenie w pracy spełnia te kryteria i odpowiedz na kilka pytań.

• Program i cel spotkania jest jasny. Jeśli nie, poproś organizatora, aby pod koniec spotkania dokładnie ogłosił, co należy osiągnąć.
• Czy ci, którzy nie biorą udziału w spotkaniu, są na nim obecni? Im większe spotkanie planistyczne, tym więcej kosztuje każdego członka zespołu, tym więcej umiejętności i zdolności wymaga się od lidera.
• Czy możesz podzielić duże spotkanie na kilka mniejszych? W ten sposób cały zespół będzie pracował podczas spotkania, wyrażał swoją opinię, omawiał wykonaną pracę.
• Czy dyskusja odchodzi na bok? Śledź czas: Gdy zmienia się temat rozmowy, łatwo się rozproszyć i zapomnieć o tym, ile minut pozostało do końca spotkania. Nie pozwól sobie na tak bezmyślne marnowanie cennego czasu. Przypomnij swoim kolegom: „Pozostało nam 10 minut, a kilku spraw nie poruszyliśmy”.

5. Zostaw czas na naukę i kreatywność

Nie wszystkie ważne zadania wymagają pilnej realizacji. Ale pamiętaj, aby zaplanować czas na te zajęcia.

W zależności od tego, jaki cel sobie wyznaczysz, zostaw okno na naukę, kreatywność, czy poszukiwanie inspiracji. Może być dość mały - zaledwie kilka godzin. Ale za kilka lat podziękujesz sobie za te szczęśliwe godziny. Nawet tak niewielka inwestycja przyniesie zysk w przyszłości.

Na przykład bardzo lubię rysować i wierzę, że tej umiejętności nie można stracić. Dlatego w moim grafiku są dwie godziny przeznaczone tylko na rysowanie. Maluję w niedzielę, która jest najmniej pracowitym dniem w moim harmonogramie. To wystarczy, aby dobrze się bawić i nie zapomnieć o trzymaniu pędzelka w dłoniach.

6. Pamiętaj: musisz zrobić wszystko, co zaplanowałeś

Niezależnie od tego, czy lubisz to robić, czy nie.

Uwielbiam podwójnego cheeseburgera, ale jem go znacznie rzadziej niż sałatki, płatki śniadaniowe i zupy. Po prostu dlatego, że jedzenie podwójnych cheeseburgerów przez cały czas nie będzie zdrowe i silne. Czasami bardzo trudno jest zmusić się do jedzenia odpowiedniego jedzenia. Ale te słabości należy przezwyciężyć, ponieważ jest to dobre dla twojego zdrowia.

To samo dotyczy twojego harmonogramu. Rób to co kochasz. Rób to, co nie bardzo kochasz, ale co jest dobre dla Ciebie, Twojej kariery, zdrowia, rozwoju. Pozycje w Twoim harmonogramie pojawiły się nie bez powodu: odrzuciliśmy już wszystko, co niepotrzebne, jest tylko to, co pomoże Ci stać się lepszym.

Teraz nie można naruszyć harmonogramu.