Jak zaplanować swój czas w Notion za pomocą GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Zbierz wszystkie swoje sprawy w jednym poręcznym stole, aby łatwo kontrolować.

Co to jest GTD

Haker życia wielokrotnie publikował artykuły na temat techniki GTD - Getting Things Done. Został wymyślony i szczegółowo opisany w jego książce przez trenera biznesu Davida Allena. Krótko mówiąc, podstawowe zasady tego systemu można opisać w następujący sposób:

1. Uchwyć wszystkie informacje … Zapisz wszystkie pomysły, zadania i czyny. Jeśli jest coś, czego nie możesz teraz zrobić, zrób znak bez polegania na pamięci. Wszystko, co nagrywasz, jest przechowywane w tak zwanej skrzynce odbiorczej.
2. Zachować kolejność. Gdy folder z „Przychodzącymi zadaniami” się zapełni, musisz uporządkować jego zawartość, posortować zadania w kategorie oraz stworzyć wyjaśnienia i notatki, aby niczego nie zapomnieć.
3. Priorytet … Każde zadanie powinno mieć określony termin i stopień ważności, abyś wiedział, co zrobić najpierw i co może poczekać.
4. Trzymaj wszystko pod ręką … W GTD nie ma miejsca na zasadę „napisz później”. Twoje listy rzeczy do zrobienia i notatki powinny być zawsze w zasięgu wzroku: na komputerze, smartfonie, tablecie i innych urządzeniach. W ten sposób, jeśli wpadnie Ci do głowy ciekawy pomysł lub pomyślisz o jakiejś niezarejestrowanej sprawie, możesz od razu go zapisać. Gdy zbliża się termin wykonania zadania, otrzymasz przypomnienie, chwałę wszechobecnych powiadomień.

Więcej o GDT przeczytasz w naszym poradniku.

Technika ta jest dobra ze względu na jej wszechstronność. Jego twórca, David Allen, jest nieco staromodny: przez „Inbox” ma na myśli prawdziwy papierowy folder. Wydrukował nawet e-maile i umieścił je w zestawach plików.

Ale z takim samym sukcesem GTD można zastosować do plików i folderów komputerowych, używając tego systemu w połączeniu z jakąś usługą. Możesz na przykład użyć tej techniki do sortowania e-maili z Gmaila, pisania zadań do „” lub przejęcia pełnej kontroli nad swoim życiem. Wreszcie, wielu menedżerów zadań, takich jak ta sama lista Wunderlist, jest wyostrzonych zgodnie z filozofią GTD.

I oczywiście możesz użyć tej techniki w tak wspaniałym i wszechstronnym programie jak Notion.

Jest to hybryda Google Docs, Evernote, Trello i kilkunastu innych aplikacji. Notion może zrobić prawie wszystko, czego potrzebujesz do pracy. Notatki, arkusze kalkulacyjne, bazy wiedzy, listy rzeczy do zrobienia, tablice kanban, dokumenty - program ma to wszystko. Grzechem jest nie wykorzystać go do organizowania swoich spraw w stylu GTD.

Z kolei Maria Aldrey, konsultantka biznesowa, która pomaga liderom biznesowym w organizacji ich pracy, stworzyła własny system oparty na GTD dla Notion. Podzieliła się tymi wydarzeniami na swoim blogu.

Jak korzystać z GTD w Notion

Nie jestem zbyt dobrze zorganizowany. Kiedy więc dowiedziałem się o GTD Davida Allena, moje życie dosłownie się zmieniło. To dla mnie rodzaj religii. Stopniowo budowałem własny system, który pozwala mi nadążać za wszystkim, pracując w zwykłym tempie.

Używam praktyki, którą nazywam Planowaniem Tygodnia. W każdą niedzielę (lub poniedziałek) przeznaczam godzinę na zaplanowanie przyszłego tygodnia. Ten nawyk pomaga mi rozwiązywać złożone problemy, dzieląc je na mniejsze i łatwiejsze do opanowania. Dzięki temu robię więcej, mniej się męczę i łatwiej koncentruję się na pracy.

Dla mnie Notion jest jak gra. Konfiguracja systemu wymaga czasu. Ale kiedy jest gotowa, wykonywanie zadań staje się zabawne, proste i szybkie.

Co tydzień klikam przycisk w Notion, a przede mną pojawia się pusty arkusz kalkulacyjny. Jest tu pusty, który możesz podnieść i użyć.

Oto proces krok po kroku, którego używam do planowania moich zadań w Notion.

1. Zbierz swoje pomysły

Poświęć 10 minut na sporządzenie listy i zapisanie wszystkich swoich pomysłów w tej kolumnie. Zamienią się one w zadania, które będziesz musiał wykonać w nadchodzącym tygodniu.

1. Wymień wszystkie swoje projekty, które nie zostały jeszcze ukończone.
2. Sprawdź swoje zadania z poprzednich trzech miesięcy, aby znaleźć zaległe.
3. Zajrzyj do swojego kalendarza: może tam też coś jest zaplanowane.
4. Sprawdź swój papierowy notatnik, jeśli jest dostępny. Być może są też pomysły, które trzeba przenieść do Notion.
5. Zastanów się, czy są jakieś inne zadania, które musisz wykonać lub ludzie, z którymi możesz pracować.

Zbierz wszystkie te pomysły razem i wypisz je w pierwszej kolumnie. To jest twój plan na następne siedem dni.

2. Przypisz odpowiednie działania

Pomysł nie jest zły, ale bez aktywnego działania pozostanie pomysłem. Zadaj sobie pytanie: „Co powinienem zrobić, aby przenieść to zadanie do końca?”

Na przykład:

• Kontynuuj wypełnianie strony treścią → Napisz szkic sekcji „O mnie”.
• Utwórz kalendarz publikacji treści → Narysuj mapę pamięci dla postów i przypisz daty.
• Zrób wideo na bloga → Napisz scenariusz wideo.
• Poznaj Chrisa → Wyślij mu e-mail z datą i miejscem spotkania.

Pamiętaj, że jeśli do wykonania zadania wymagane jest więcej niż jedno działanie, musisz najpierw zdecydować, co zrobić.

3. Ustaw pilność

Następnie musisz zdefiniować pilność każdego zadania. Jest to konieczne, aby skupić się na naprawdę ważnych rzeczach, a nie tylko wykonać mnóstwo pracy.

Aby zrozumieć, co zrobić najpierw, podzielę moje pomysły na cztery kategorie:

• Ważne zadania - rzeczy, które przybliżają nas do osiągnięcia celów.
• Pilne zadania - działania wymagające natychmiastowej uwagi.
• To by nie bolało - w tej kategorii znajdują się sprawy, które może nie są pilne i nieistotne, ale ich realizacja ułatwiłaby Ci życie na kolejne siedem dni.
• może poczekać - to zadania, które można przełożyć na kolejny tydzień.

4. Określ poziom koncentracji

Niestety wszyscy mamy ograniczoną ilość uwagi, czasu i energii. Każde zadanie zużywa pewien procent tych ważnych zasobów. Dlatego oceń zaplanowane zadanie i przypisz mu odpowiedni numer w czwartej kolumnie.

Na przykład napisanie szkicu posta na blogu zajęło mi około 20% mojej uwagi. A list do Chrisa ma trzy linijki – tylko 2%.

5. Przypisz priorytet

To pole wyboru oznacza zadania, które mają tagi „Ważne” i „Pilne”. Oznacza to, że trzeba je zrobić, bez względu na wszystko. To jest twoja lista priorytetów.

Po zakończeniu wybierania tych zadań zsumuj wartości procentowe z poprzedniej kolumny, aby zobaczyć, ile zasobów na nie wydasz. Jeśli okazało się, że jest to ponad 90%, to przeceniłeś swoją siłę i odgryzłeś więcej, niż jesteś w stanie przeżuć. Przełóż część tego na następny tydzień, inaczej będziesz przepracowany i nie będziesz miał na nic czasu.

Przy okazji przydatna wskazówka: Notion pozwala filtrować zawartość wierszy tabeli - w ten sposób możesz wybrać zadania priorytetowe.

6. Zaplanuj zadanie

Znacznik wyboru w następnej kolumnie pokazuje, czy zadanie jest zaplanowane w Twoim kalendarzu. Zdecyduj, kiedy go uruchomisz i stwórz odpowiednie wydarzenie.

Przy okazji, jeśli nie używasz Kalendarza Google lub czegoś takiego, kup sobie Notion. Tam możesz dodać zadania zaplanowane na tydzień.

7. Deleguj zadanie

Tak, masz taką samą liczbę godzin dziennie jak Beyoncé, ale ma ogromny zespół asystentów, którzy wykonują za nią brudną robotę, więc robi więcej. Jeśli jednak masz też kogoś, na kogo możesz przenieść część zadań, zrób to i zaznacz delegowane zadanie w odpowiedniej kolumnie.

8. Zakończ zadanie

Cóż, wszystko jest proste. Po zakończeniu projektu lub wykonaniu zadania zaznacz pole w ostatniej kolumnie.

Premia

Oto kilka kroków, które pomogą Ci jeszcze lepiej zorganizować:

1. Sprawdź swoje wydatki z ostatniego tygodnia i zaplanuj budżet na następny.
2. Przemyśl swoje menu na tydzień, dodaj produkty do listy zakupów.
3. Przetwarzaj swoją skrzynkę odbiorczą z ostatnich siedmiu dni terminowo i sortuj wszystko, co się tam nagromadziło.
4. Zaplanuj co najmniej jeden dzień w tygodniu na ćwiczenia.

Pamiętaj, że GTD jest dość elastyczne i może być dostosowane do Twoich potrzeb. Zapraszam do dostosowania szablonów Notion. Na przykład kolumna „Uwaga” Marii wydaje mi się zbędna. Dla mnie wystarczy notatka, czy zadanie jest pilne, czy nie. Możesz łatwo usunąć jego kolumny i dodać własne. Utworzyłem więc kolumnę „Praca”, „Dom”, „Kreatywność” i inne, aby sortować zadania na kategorie. Możesz to zrobić po swojemu.