Przewodnik po GTD dla początkujących

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Technika zarządzania czasem GTD pomaga organizować i śledzić zadania, wydobyć wszystkie informacje z głowy i rozpocząć działanie.

Co to jest GTD

Nasz mózg z łatwością wpada na nowe pomysły, ale pamiętanie ich wszystkich jest dla niego znacznie trudniejsze. Na przykład pamięta, że w przyszłym tygodniu musisz kupić prezent urodzinowy swojej mamie. Zamiast przypominać ci o tym, gdy przejdziesz obok jej ulubionego sklepu, twój mózg po prostu sprawi, że poczujesz się, jakbyś powinien był coś kupić.

GTD (Getting Things Done) to technika, która pomaga zamienić niejasne pomysły, impulsy, spostrzeżenia i nocne refleksje na działanie. Kiedy nauczysz się polegać na tym systemie, twój mózg nie pomieści wszystkich informacji. Zmniejszy to stres i będziesz miał siłę do bardziej produktywnych czynności.

Jak działa ta technika

GTD opiera się na systemie list, za pomocą którego organizujesz wszystko, co przyjdzie Ci do głowy. Aby wdrożyć go w swoje życie, musisz rejestrować i przetwarzać napływające informacje. Ponadto będziesz musiał utworzyć takie listy: „Przychodzące”, „Następne działania”, „Lista oczekujących”, „Projekty” i „Kiedyś”. Wszystko, co wymaga Twojej uwagi, najpierw trafi do „Skrzynki odbiorczej”, a następnie do jednej z pozostałych list.

1. Kolekcja

Zbierz wszystkie informacje, które wymagają Twojej uwagi, od listów, na które musisz odpowiedzieć, po pomysłowe pomysły, które przychodzą Ci do głowy podczas kąpieli pod prysznicem. Punktem odbioru może być papierowy notes, załącznik lub e-mail, na który wyślesz listy do siebie.

Kiedy po raz pierwszy zacząłeś używać techniki GTD, spróbuj uwolnić głowę od wszystkich nagromadzonych informacji. Zapisz wszystko, co potrzebujesz lub chcesz zrobić, wszystko, co zajmowało Cię w ciągu ostatnich kilku dni lub tygodni, przeszkadzało w Twojej koncentracji lub zostało zapamiętane w nieodpowiednim momencie.

2. Przetwarzanie

Rozważ zgromadzone informacje. To jest główna zasada całego systemu. Rób to regularnie, aby nie zebrać ich za dużo. Aby przetworzyć informacje, zadaj sobie szereg pytań.

• Czy można to rozwiązać? Zadajesz sobie pytanie, czy można coś zrobić, aby usunąć tę pozycję z listy. Jeśli nie, usuń go lub przenieś na listę Pewnego dnia. Zapisz w osobnym miejscu przydatne informacje, z którymi nie musisz nic robić, np. przepis lub ciekawy artykuł. Rzeczy, które chcesz zrobić w odległej przyszłości (uczyć się japońskiego, napisać książkę), przenieś je na listę „Pewnego dnia”, aby nie znalazły się w „Następnych działaniach”.
• Czy da się załatwić sprawę w jednym kroku? W GTD wszystko, co wymaga więcej niż jednego kroku, nazywa się projektem. Jeśli masz wiele powiązanych zadań w swojej skrzynce odbiorczej, utwórz dla nich osobny projekt. Dodaj jego nazwę do listy projektów i wybierz jedną akcję, którą chcesz dodać do „Dalej”.
• Czy zajmie to więcej niż dwie minuty? Jeśli nie, zrób to od razu. To szybsze niż dodanie go do kolejnej listy zadań lub przekazanie go komuś innemu. Jeśli wykonanie zadania zajmuje więcej czasu, zastanów się, czy tylko Ty możesz to zrobić, czy możesz je komuś delegować.
• Czy mogę to komuś przekazać? Jeśli tak, deleguj. Gdy chcesz śledzić postępy, przenieś element do „Listy oczekujących”. Jeśli nie możesz delegować zadania, dodaj je do swojego kalendarza lub do listy „Dalej”.
• Czy jest określony termin? Jeśli tak, dodaj to do swojego kalendarza. Nie zapisuj wszystkiego, co chcesz zrobić w jeden dzień. Wpisz tylko to, co należy zrobić: wizyta u dentysty, spotkanie, lot. Jeśli nie ma określonego terminu, przenieś sprawę do kolejnych kroków.

3. Organizacja

Uporządkuj wszystko na miejscu: na jednej z pięciu list, w folderze z przydatnymi informacjami na przyszłość, w kalendarzu lub w koszu.

Dodaj do „Listy oczekujących” wszystkie sprawy, które z jakiegoś powodu utknęły w martwym punkcie. Na przykład, gdy nie możesz kontynuować, dopóki nie otrzymasz odpowiedzi na swój e-mail lub gdy oczekujesz na dostawę. Pamiętaj, aby przy każdym elemencie umieścić datę.

Kolejne kroki powinny zawierać zadania, które należy wykonać tak szybko, jak to możliwe. Sformułuj je jako wykonalne działania fizyczne, aby łatwiej było zabrać się do pracy. Na przykład lepiej napisać „zadzwoń do Leny i umów się, żeby usiadła z dzieckiem w czwartek wieczorem” niż „zamów, żeby ktoś usiadł z dzieckiem”, chociaż w istocie jest to to samo.

Najlepiej byłoby dodać tag kontekstu do każdego elementu w „Dalej”. Powie ci, gdzie powinieneś być, z kim, co musisz ze sobą zabrać. Na przykład możesz mieć tagi „zakupy”, „w pracy”, „z dziećmi”, „telefon”, „komputer”. Możesz również wskazać, ile masz czasu na tę sprawę lub jaki ma priorytet. Następnie, jeśli to konieczne, możesz szybko posortować wszystkie sprawy według tagów.

4. Przegląd

Pamiętaj, aby sprawdzać wszystkie listy raz w tygodniu. Im dłużej zostawiasz rzeczy w skrzynce odbiorczej, tym trudniej będzie ci później sobie z nimi poradzić.

• Dla każdego projektu należy zdefiniować jedno następne działanie.
• Każda pozycja w „Dalej” powinna być czymś, co chcesz zrobić w nadchodzącym tygodniu. Przenieś wszystkie niepotrzebne rzeczy na listę „Kiedyś” lub usuń je całkowicie.
• Od czasu do czasu spróbuj przenieść coś z listy „Kiedyś” do „Następne kroki”.

5. Wykonanie

Podejmij działanie! Jeśli dobrze zorganizowałeś swój system, będzie to najłatwiejszy krok. Powtarzając regularnie pierwsze cztery kroki, będziesz mieć całkowitą pewność, że wszystkie rzeczy na liście są niezbędne, abyś zrobił postęp i zbliżył się do swoich celów.