Jak wyczyścić Dokumenty Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Grabimy niekończące się „Nowe foldery” i pozbywamy się dokumentów o niezrozumiałych nazwach.

Jeśli dużo pracujesz z Dokumentami Google lub Dokumentami Google, prawdopodobnie napotkałeś problem, że plików jest za dużo, a strona główna serwisu zamienia się w zagracony strych. Lifehacker opowiada, jak z chaosu stworzyć porządek.

Użyj wbudowanych narzędzi do sortowania

Dokumenty Google mają kilka wbudowanych narzędzi do sortowania, które pomogą Ci szybko znaleźć potrzebne pliki. W tym celu wystarczy wybrać odpowiednią opcję, klikając jeden z symboli w prawej górnej części ekranu głównego.

1. Według formatu wyświetlania

Usługa umożliwia dostosowanie preferowanego sposobu wyświetlania plików: listy lub siatki. Aby to zrobić, po prostu kliknij odpowiednią ikonę.

2. Według daty lub tytułu

Możesz wygodnie sortować dokumenty według daty przeglądania, daty zmian dokonanych przez Ciebie lub wszystkich użytkowników, a także według tytułu.

3. Według właściciela

Dokumenty Google pozwalają wielu użytkownikom pracować na dokumentach jednocześnie, dlatego ta usługa jest tak wygodna. Jeśli nie tylko tworzysz dokumenty, ale także pracujesz z nieznajomymi lub pracujesz kolektywnie, pomoże Ci sortowanie według właściciela (twórcy) dokumentu. Aby z niego skorzystać wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na ekranie głównym i wybrać odpowiednią opcję.

4. Tam, gdzie to możliwe, dostęp

Aby wyświetlić wszystkie pliki utworzone przez innych użytkowników i dostępne dla Ciebie, kliknij ikonę folderu w prawym górnym rogu ekranu głównego i wybierz „Dostępne”.

Zorganizuj się na Dysku Google

Wszystkie pliki z Dokumentów Google (oraz Arkuszy i Prezentacji) są dostępne na Dysku Google. Dlatego w dużej mierze porządek na Dysku jest warunkiem porządku w Dokumentach. Oto, co możesz zrobić, aby poradzić sobie z chaosem.

1. Sortuj dokumenty w foldery

Możesz łatwo tworzyć foldery na Dysku Google. Aby to zrobić, musisz kliknąć duży przycisk „Utwórz” i wybrać element „Folder”.

Nadaj swoim plikom i folderom jasne i konkretne nazwy. Z nazw „Nowy folder”, „Bez tytułu”, „1” lub „lvpdlvarp” nie jest jasne, co jest w środku. Ponadto takie pliki i foldery będą trudniejsze do znalezienia wśród wielu innych. Tytuły „Raporty z września”, „Lista kontaktów z klientami o 15.10” lub „Artykuł o biotechnologii” pomogą Ci efektywniej prowadzić ewidencję.

Możesz przenieść pliki do folderu, klikając je prawym przyciskiem myszy i wybierając odpowiedni element.

Menu folderów można otworzyć z ekranu głównego Dokumentów Google.

2. Używaj różnych kolorów folderów i etykiet dla ważnych plików

Domyślnie wszystkie foldery na Dysku Google są szare, ale możesz kliknąć je prawym przyciskiem myszy i wybrać jeden z 24 kolorów z menu rozwijanego.

Możesz także zaznaczyć potrzebne pliki na Dysku. Odbywa się to poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie „Dodaj do oznaczonych”.

Zaznaczone pliki można przeglądać bezpośrednio w „Dokumentach”.

3. Usuń niepotrzebne

Przy intensywnym korzystaniu z usług Google gromadzą ogromną ilość niepotrzebnych i nieaktualnych dokumentów. Możesz je usunąć zarówno w „Dokumentach”, jak i „Dysku”, klikając prawym przyciskiem myszy wymagany dokument i wybierając „Usuń”.

Jeśli przypadkowo usunąłeś dokument (Dokumenty Google nie proszą o potwierdzenie operacji podczas usuwania), możesz kliknąć wyskakujący przycisk „Anuluj”.

A jeśli go usunąłeś, ale po kilku dniach zmieniłeś zdanie, przejdź do „Kosza”, kliknij prawym przyciskiem myszy żądany plik i wybierz „Przywróć”.

Pliki w koszu są przechowywane przez 30 dni, po czym są automatycznie usuwane.

4. Użyj Filewatch, aby pozbyć się niepotrzebnych rzeczy

Filewatch może pomóc Ci znaleźć pliki, do których nadal masz dostęp z, powiedzmy, Twojego starego miejsca pracy: pokazuje Ci, którym osobom udostępniasz dokumenty i pozwala Ci się od nich odłączyć. Usługa jest również w stanie znaleźć pliki, które stały się dostępne dla zbyt wielu użytkowników (na przykład wyciekły do sieci), dzięki czemu można zmienić ustawienia dostępu do nich.

Filewatch znajduje się w bibliotece Google Workspace Marketplace, co oznacza, że jest certyfikowany przez Google, więc Twoje poufne dane nie dostaną się w niepowołane ręce. Usługa jest bezpłatna.

• Pobierz z Biblioteki Google →
• Pobierz ze strony Filewatch →