Co jest najlepsze dla produktywności: kaizen kontra kreatywny bałagan

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Nieważne, czy lubisz bałagan, czy wolisz czyste miejsce pracy. Każda z tych metod ma swoje zalety i wady.

Wyobraź sobie, że jesteś osobą kreatywną, która potrzebuje własnego małego, przytulnego, inspirującego bałaganu, aby wygodnie pracować. Aby ważne notatki przeplatały się z pięknymi pocztówkami z krajów, w których spędziłeś niezapomniane wakacje, czy ulotkami z najbliższej kawiarni, a Twój ulubiony brudny kubek zawsze stał obok monitora.

Co możesz zrobić, jesteś taką osobą. Idealny porządek nudzi i zabija wszelką chęć tworzenia, a po prostu nie masz czasu na uporządkowanie papierów. Teraz wyobraź sobie, że nagle zostajesz umieszczony w ścisłych ramach dziwacznego japońskiego systemu kaizen.

Co to jest Kaizen

Kaizen to japońska filozofia mająca na celu ciągłe doskonalenie i zmianę na lepsze. Kaizen to coś, co można w prosty sposób nazwać Lean Manufacturing. Właściwy przedmiot we właściwym miejscu w odpowiedniej ilości. Porządek, sortowanie, przyjęte standardy, utrzymanie i czystość.

Dokumenty, materiały, środki produkcji – wszystko to jest przechowywane, utrzymywane w porządku i usystematyzowane w taki sposób, aby każdy pracownik mógł szybko znaleźć wszystko, czego potrzebuje. W dużych firmach kaizen dotyczy procesów produkcyjnych, a dla pracowników biurowych znajduje odzwierciedlenie w ich środowisku pracy.

Dotyczy to również obszaru roboczego na dyskach systemowych (standardowe nazwy plików) i materiałów biurowych (miejsce na papier lub wkłady do drukarek) oraz przechowywania dokumentów (foldery podpisane w standardowy sposób).

Zalety systemu kaizen

Jeśli weźmiemy pod uwagę kaizen na poziomie firmy, to ten system okazuje się przydatny i produktywny. Podam prosty przykład. Miałem szczęście pracować w dużej fabryce, w której kaizen był w pełni wykorzystywany. Np. propozycja jednego z pracowników załadowania czterech kolejnych pudeł na palety spowodowała, że kompetentna dystrybucja produktów pozwoliła zaoszczędzić znaczną kwotę na wynajmie magazynu.

Albo przykład użycia kaizen w biurze. Miejsce przechowywania papieru jest oznaczone podziałką. Jeśli ilość papieru zmniejszy się do pewnego poziomu, czas pomyśleć o zamówieniu nowej partii. Pomaga to z wyprzedzeniem przewidzieć sytuację, w której czegoś będzie brakować.

Jeśli chodzi o przestrzeń osobistą pracownika biurowego, zawsze warto mieć czyste biurko. Wszystkie foldery dokumentów muszą być podpisane i doprowadzone do spójności.

W takim przypadku będziesz wiedział, gdzie i ile jest materiałów biurowych. Jest to bardzo wygodne.

Osobiste doświadczenie korzystania z kaizen

Po raz pierwszy zetknąłem się z filozofią kaizen, kiedy dostałem pracę w japońskiej firmie. W biurze każda rzecz musiała stać na swoim miejscu, oznaczona zieloną naklejką. Na moim biurku leżało zdjęcie monitora, klawiatury i myszy na pustym biurku. I podpis: „Tak wygląda mój pulpit na koniec dnia”.

Wszystko byłoby dobrze, ale w tej „bezpłodności” nagle zaczęłam za sobą tęsknić. Będąc osobą kreatywną otaczałem się rzeczami, które kocham. Potrzebowałem „porządku w nieładzie”: przypadek, gdy z zewnątrz twój stół wydaje się być zagracony, ale wiesz dokładnie co i gdzie.

Wydawało mi się, że umieszczenie akcesoriów do pracy na swoich miejscach zajęło dużo czasu. I pewnego dnia w duszy ubogiego artysty obudził się protest. A teraz ukochany kubek, którego zwyczajnie nie ma czasu na pranie, schowany jest w szufladzie na rzeczy osobiste. A moja dusza jest zadowolona z takich zamieszek.

Wcześniej pracowałem jako projektant w małej agencji reklamowej. Na moim biurku leżały ulotki filmowe, różne śmieszne obrazki i miska orzechów, a nawet bal antystresowy, na który co tydzień zakładaliśmy nowy kostium, który robiliśmy z papieru. I to było dobre.

Ale czy jest tak dobrze? Znalezienie naprawdę ważnego kawałka papieru zajęło mniej więcej tyle samo czasu, co uporządkowanie rzeczy. Rozproszenie uwagi przez gazetę z horoskopem leżącym bezczynnie było rzeczą powszechną, a także wymagało czasu.

Co w końcu wybrać?

Moja decyzja była prosta: wybrałem najlepsze z dwóch podejść. Systematyzacja i porządek, który oferuje kaizen, w połączeniu z jej wizją i ulubionymi rzeczami.

Główną zasadą jest, aby nie przesadzać ani z kaizen, ani z nieporządkiem.

W moich szafach, szufladach i dokumentach wszystko jest ułożone według przejrzystego systemu. Ale na moim biurku zawsze jest kącik na inspirujące rzeczy: rysunki, kwiat w doniczce i słoń z Tajlandii.

Nie bój się podejmować wysiłku i porządkować ważne rzeczy na półkach. Kiedy trochę się do tego przyzwyczaisz, zrozumiesz, że jest to bardzo wygodne. I odłóż osobny kącik na swój bałagan.

Kaizen jest dobry, o ile nie spędzasz więcej czasu na formie niż na treści. Kreatywny bałagan jest dobry, o ile nie zamienia się po prostu w bałagan.

Do nowego miejsca pracy przywiozłem trzy rzeczy. Najpierw kubek. Po drugie zamiast pamiętnika klocek z wyjmowanymi listkami w kratkę. Po trzecie, kwiatek w doniczce, który sam z miłością nazywam Georgem. Na cześć George'a Harrisona. Pod każdym innym względem – kompletny kaizen.