Czym jest kasa internetowa i jak wybrać tę właściwą

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

1 lipca kończy się kolejne odroczenie instalacji kas fiskalnych. Sprawdź, czy spełniłeś wymagania prawa.

Co to jest kasa online

Jak sama nazwa wskazuje jest to kasa fiskalna z dostępem do Internetu. Nie tylko drukuje paragony i przechowuje informacje o transakcjach, ale także przekazuje dane do urzędu skarbowego. Ponadto za jego pomocą czeki mogą być wystawiane klientom w formie elektronicznej – wysyłając je mailem lub SMS-em.

Kasy online zaczęły być stopniowo wprowadzane w 2017 roku. Teraz trwa ostatni etap „operacji”.

Kto potrzebuje kas online?

Łatwiej powiedzieć, kto ich nie potrzebuje. Możesz obejść się bez urządzenia, jeśli sprzedajesz za gotówkę:

1. Gazety i czasopisma w specjalistycznych kioskach.
2. Papiery wartościowe.
3. Towary na targach, targach, wystawach (z wyjątkiem wskazanych w wykazie).
4. Dostawa towarów, z wyjątkiem skomplikowanych technicznie produktów niespożywczych i spożywczych o specjalnych warunkach przechowywania.
5. Lody i napoje ze straganów.
6. Kwas, mleko, masło, żywe ryby, nafta z autocystern.
7. Warzywa sezonowe zawijane.
8. Własnoręcznie wykonane wyroby sztuki ludowej.
9. Pokrowce na buty.
10. Bilety do teatrów państwowych lub miejskich.

Niektóre usługi również podlegają wyjątkom:

1. Wyżywienie uczniów i kadry w szkołach.
2. Odbiór pojemników szklanych i złomu od ludności.
3. Naprawa i malowanie obuwia.
4. Produkcja i naprawa kluczy i galanterii metalowej.
5. Kopanie ogrodów i rąbanie drewna opałowego.
6. Nadzór i opieka nad dziećmi, chorymi, starszymi i niepełnosprawnymi.
7. Usługi tragarzy na dworcach kolejowych, w portach i na lotniskach.
8. Wynajem mieszkań i miejsc parkingowych, jeśli jesteś ich właścicielem i jesteś zarejestrowany jako indywidualny przedsiębiorca.

Nie ma konieczności zakładania kas internetowych dla przedsiębiorców, którzy przeszli na podatek dochodowy, wiejskich aptek i przychodni medycznych, związków wyznaniowych, a także indywidualnych przedsiębiorców i organizacji prowadzących wyłącznie płatności bezgotówkowe z innymi przedstawicielami biznesu.

Instytucje kultury fizycznej, sportowe i edukacyjne, a także te działające w obszarze kultury i rekreacji będą mogły obejść się bez kas internetowych, ale tylko za płatności, które nie wymagają okazywania gotówki lub karty bankowej. Wyjątek stanowią również ci, którzy pracują na obszarach znajdujących się na specjalnej liście terytoriów zatwierdzonych przez podmiot Federacji, które są oddalone od sieci komunikacyjnych.

Indywidualny przedsiębiorca w systemie opodatkowania patentów w wielu przypadkach może również pracować bez kasy, ale nie zawsze. Lepiej jest wyjaśnić, czy potrzebujesz urządzenia bezpośrednio w tekście ustawy: w tym celu musisz znaleźć listę wyjątków w ust. 2.1 art. 2 ustawy o kasach fiskalnych, a następnie sprawdzić listę czynności w Kodeks podatkowy.

Nawet jeśli jesteś na liście beneficjentów, lepiej skonsultować się z prawnikiem lub urzędem skarbowym: mogą pojawić się nieoczywiste niuanse.

Ale to nie wszystko. W przypadku niektórych kategorii działalności istnieje odroczenie - dla nich kasy online są wymagane dopiero od 1 lipca 2019 r. Oto, kto wciąż ma czas na zakup urządzenia:

1. Indywidualni przedsiębiorcy i organizacje na UTII i na patencie, które świadczą usługi lub świadczą pracę i zatrudniają pracowników.
2. Właściciele automatów sprzedających, którzy nie zatrudniają pracowników.
3. SP na UTII i patent, który odsprzedaje towary, nawet jeśli nie mają pracowników.
4. Indywidualni przedsiębiorcy na patent, które nie są zwolnione z instalacji kas online.
5. Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy, którzy wcześniej wystawiali ścisłe formularze zgłoszeniowe, w tym przy sprzedaży biletów przez kierowcę lub konduktora w pojeździe.

W przypadku dwóch kategorii działalności odroczenie zostało przedłużone do 1 lipca 2021 r. W sprawie zmiany ustawy federalnej „O użytkowaniu urządzeń kasowych w realizacji rozliczeń w Federacji Rosyjskiej”. Lista obejmuje:

1. Przedsiębiorcy indywidualni, którzy wykonują pracę i świadczą usługi bez pracowników najemnych.
2. Indywidualni przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary własnej produkcji.

Reszta kas online powinna już być. Za brak urządzenia mogą zostać ukarani grzywną w wysokości 10 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, art. 14.5. Sprzedaż towarów, wykonywanie pracy lub świadczenie usług w przypadku braku ustalonych informacji lub niewykorzystania tysięcy rubli w przypadkach określonych przez federalne ustawy o kasach fiskalnych - zależy od formy działalności.

Czym są kasy online

Federalna Służba Podatkowa prowadzi rejestr, w którym znajdują się wszystkie urządzenia podlegające przepisom o kasach fiskalnych. Są trzy rodzaje:

1. Autonomiczne kasy fiskalne

Jest to znane standardowe urządzenie, które zostało rozbudowane o moduł komunikacji internetowej oraz napęd fiskalny. Relatywnie tania opcja, która przegrywa z nowocześniejszymi odpowiednikami pod względem szybkości i ilości dodatkowych funkcji.

2. Rejestrator podatkowy

To urządzenie do drukowania paragonów, które łączy się z komputerem, tabletem, smartfonem. Całkowity koszt sprzętu będzie zależał od tego, do którego gadżetu zdecydujesz się podłączyć rejestrator: różnica między chińskim tabletem a iPadem wynosi kilkadziesiąt tysięcy rubli. O funkcjonalności decyduje oprogramowanie: tutaj możesz zautomatyzować procesy, zainstalować system księgowania towarów, co przyspieszy obsługę klienta i ułatwi życie kasjerowi.

3. Inteligentny terminal

Dość drogi, ale i bardziej zaawansowany gadżet w świecie kas online. Posiada własny ekran dotykowy, dzięki któremu można uzyskać szybki dostęp do najbardziej poszukiwanych kategorii towarów, zautomatyzować procesy i tak dalej.

Jednak przy wyborze nie należy gonić za formą. Ważniejsze jest, aby dowiedzieć się, jakie zadania masz do rozwiązania za pomocą urządzenia i już od tego zacząć.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze kasy online

1. Wystarczająca liczba złączy

Nie chodzi o to, żeby było ich jak najwięcej. Liczba złączy będzie zależeć od rodzaju wykonywanej aktywności. Może być konieczne połączenie z kasą:

• Wagi, jeśli masz coś do ważenia.
• Skaner kodów kreskowych (jeśli nie ma wbudowanego). Nie możesz się bez niego obejść, jeśli masz duży przepływ klientów i po prostu nie ma czasu na ręczne wprowadzanie informacji o produkcie.
• Terminal bankowy. Ale można go również podłączyć przez Wi-Fi.

2. Szybkość drukowania paragonów

Szybkość dla różnych urządzeń może różnić się ponad dwa razy. Przy dużym napływie klientów jest to zasadnicze kryterium, gdyż szybsza maszyna zwiększy ilościowy wskaźnik obsługi.

3. Mobilność kasy online

Są urządzenia stacjonarne, są mobilne - dobieraj w zależności od rodzaju działalności. Telefony komórkowe doskonale nadają się do obsługi terenowej i sprzedaży. Jeśli kasa posiada funkcję przyjmowania płatności kartami, klienci będą mogli wygodniej płacić, co może wzbudzić ich zainteresowanie.

Urządzenia stacjonarne nadają się do placówek handlowych, w których kasjer nie musi się gdzieś przemieszczać.

4. Typ połączenia internetowego

Sieć przewodowa to doskonały wybór do kas stacjonarnych. W przypadku wersji mobilnej używanej wewnątrz instytucji odpowiednie jest Wi-Fi. A do urządzenia podróżującego po mieście z kurierem potrzebny jest mobilny Internet.

Nie ma tu jednak twardych ograniczeń i bez trudu podłączysz kasę stacjonarną do sieci komórkowej w przypadku braku alternatywy w Twojej okolicy. Najważniejsze jest, aby z wyprzedzeniem zwrócić uwagę na ten punkt i wybrać odpowiednie urządzenie.

5. Asortyment towarów i liczba punktów sprzedaży

Im więcej produktów w sklepie, tym bardziej nowoczesnego rozwiązania potrzebujesz. Jeśli jest więcej niż 50 pozycji, z kasą offline nie będzie to łatwe. Z drugiej strony rejestrator fiskalny i inteligentny terminal zautomatyzują procesy. Na przykład nie wprowadzaj produktów ręcznie, ale po prostu załaduj plik z tabelą.

Powinieneś również zwrócić uwagę na takie urządzenia, jeśli masz kilka gniazdek. Umożliwi to podłączenie wszystkich kas fiskalnych do ujednoliconego systemu księgowania towarów, co uprości zarządzanie przedsiębiorstwem.

6. Rodzaj działalności

Tutaj prawo ponownie ingeruje w kwestie wyboru.

• W przypadku sprzedaży mięsa, ryb, mleka i innych towarów podlegających kontroli weterynaryjnej konieczne jest, aby kasa wspierała pracę z FSIS „Merkury”.
• Jeżeli prowadzisz sprzedaż alkoholu, to kasa fiskalna musi być wyposażona w moduł do przekazywania danych do Zautomatyzowanego Systemu Informacji Państwowej oraz skaner 2D znaków akcyzy.

Który kasjer internetowy wybrać w zależności od rodzaju działalności

Tatiana Glazacheva, dyrektor wykonawczy Robokassa, pomoże Ci uporać się z rodzajami kas online.

Zakupy online w mediach społecznościowych z płatnością przy odbiorze

Tutaj mówimy o małych witrynach internetowych opartych na Instagramie, VKontakte lub Facebooku. Mogą oferować produkty kosmetyczne, odzież sportową, modną biżuterię, produkty dla dzieci, akcesoria samochodowe, artykuły dla zwierząt i tak dalej. Z reguły sprzedawca sam dostarcza i przyjmuje płatności. „W tym przypadku można sobie poradzić z terminalem mobilnym lub autonomiczną kasą internetową: model budżetowy z napędem fiskalnym kosztuje około 15 tysięcy rubli”, radzi Tatiana Glazacheva.

Według niej, poza niską ceną, takie modele mają inne zalety: są bardzo niewymagające i łatwe w obsłudze. Nie potrzebujesz żadnego specjalnego oprogramowania i możesz go naładować ładowarką do telefonu. Pamięć takich modeli może pomieścić nie więcej niż sto towarów, ale przy niewielkich wolumenach handlu to wystarczy.

Oczywiście na rynku dostępne są również bardziej zaawansowane kasy mobilne – z dotykowymi ekranami, możliwością przyjmowania płatności kartami bankowymi i innymi funkcjami. Ale te modele są droższe. Najczęściej kupują je duże firmy kurierskie. Podstawowe opcje są bardziej odpowiednie dla małych i mikroprzedsiębiorstw: „Mercury 185F”, „Elves MF”, „ATOL 90F” lub „ATOL 91F Nuger”.

Sklep internetowy z punktem odbioru i/lub ponad 100 przedmiotami

Z reguły właściciele sklepów internetowych mają co najmniej jeden komputer lub laptop, a duża ilość nomenklatury wymaga specjalnego oprogramowania handlowego (1C lub podobne programy). Tatiana Glazacheva radzi zakup rejestratora fiskalnego, który łączy się z komputerem, integruje z oprogramowaniem handlowym i ładuje nazwy towarów z istniejącej bazy danych.

Cena rejestratora fiskalnego wraz z akumulatorem fiskalnym wynosi około 20 tysięcy rubli. Na takim urządzeniu nie ma potrzeby instalowania dodatkowych programów, a jego pamięć może pomieścić nawet tysiąc sztuk towaru. Do tej kategorii należą następujące modele: „K1-F”, „ATOL 15F”, „ATOL 30F”, „Shtrikh-Nano-F”.

Warto również wspomnieć o kasach fiskalnych online zaprojektowanych specjalnie dla małych firm z zakresu handlu internetowego (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Można je łatwo zintegrować z systemem CMS witryny i wykorzystać do sprzedaży online i offline. Taka kasa jest w stanie zarówno drukować papierowe paragony w momencie wydawania zamówień, jak i wysyłać cyfrowe paragony do kupujących online.

Z reguły do kas fiskalnych można podłączyć różne urządzenia peryferyjne - sprawdzać skanery, pobierać terminale. W razie potrzeby tego typu kasa zamienia się w mobilny KKM - wystarczy połączyć się ze smartfonem, na którym zainstalowana jest odpowiednia aplikacja.

Mikrosklepy, wyspy w centrach handlowych

Jeśli mówimy o mikro i małych firmach offline, to takim przedsiębiorcom można polecić budżetowe terminale POS lub terminale inteligentne. Glazacheva wyjaśnia, że są to małe komputery, które są jednocześnie kasami online. Takie urządzenia mogą zapamiętać dowolną liczbę nazw handlowych, obsługiwać podłączenie urządzeń peryferyjnych, a czasem nawet akceptować karty bankowe. Ta kategoria obejmuje „Evotor-5”, Unika, „Shtrikh-Smartpos-F”, aQsi (koszt - 27 tysięcy rubli i więcej).

Terminale POS mają preinstalowane oprogramowanie, które pozwala nie tylko śledzić sprzedaż, ale także korzystać z różnych narzędzi marketingowych - bonusów, kart lojalnościowych, daty ważności rabatów i innych. Ponadto za pomocą inteligentnego terminala możesz prowadzić księgowość i korzystać z niektórych funkcji CRM. Ta kategoria kas online jest najdroższa, ale ich cenę w pełni opłaca szeroka funkcjonalność.

Mały biznes w zakresie usług lub gastronomii

Tatyana Glazacheva zauważa, że sektor usług jest zbyt zróżnicowany, aby polecać konkretny rodzaj kasy online. Wiele zależy od grupy docelowej i liczby klientów. Na przykład, jeśli wybierasz się do salonów kosmetycznych, będą potrzebować kasy online z szeroką funkcjonalnością i obsługą programów lojalnościowych: terminali POS lub rejestratorów fiskalnych połączonych z gadżetem z aplikacją EKAM lub podobnym. Jednocześnie prosty salon fryzjerski ze standardowym zestawem usług może z powodzeniem korzystać z najtańszej autonomicznej kasy dla mikro i małych firm (ATOL 90F i tym podobne).

Jeśli chodzi o kawiarnię, tutaj wiele zależy od asortymentu. Jeśli nie ma alkoholu, a menu zawiera mniej niż 100 dań, wystarczy płatność online w trybie offline. Jeśli kawiarnia oferuje napoje alkoholowe, potrzebujesz przynajmniej inteligentnego terminala z wbudowanym modułem UTM, który przesyła dane do EGAIS.

Rzeczy do zapamiętania

1. Jeśli nadal nie masz kasy online, prawdopodobnie nie potrzebujesz jej - sprawdź w najnowszej wersji prawa.
2. Jeśli padłeś pod przedostatnim opóźnieniem, ale nie znalazłeś się pod ostatnim, pospiesz się: do 1 lipca pozostało niewiele czasu.
3. Wybierając kasę internetową, kieruj się specyfiką swojej działalności – być może nie potrzebujesz drogiego urządzenia.
4. Przed zakupem sprawdź w rejestrze Federalnej Służby Podatkowej i upewnij się, że wybrane przez Ciebie urządzenie jest w nim.